基于网络技术的高校进口科教用品管理信息系统

范家才，刘 静，龚彦华

（武汉大学 实验室与设备管理处，湖北 武汉 430072）

高校进口的科教用品包括进口仪器设备、耗材、试剂等，其中进口仪器设备占绝大部分。进口仪器设备是高校固定资产中的重要组成部分，也是衡量高校教学、科研水平的主要标志之一[1－2]。随着高等教育事业的发展，进口仪器设备的需求量日益增多[3]。因此，加强信息化管理是目前进口科教用品管理工作的必然趋势，也是做好此项管理工作的核心[4－5]。

1 进口科教用品管理工作现状

目前，高校进口科教用品的管理工作[6－7]大多数还是采取手工管理的模式：即手工记录有关信息，人工收集相关纸质资料等，这种管理方式大多都会面临一些共性的问题，主要体现以下5个方面：

（1）被动管理。学校负责外贸工作的管理人员与用户教师都被动地了解进口免税项目的进展情况，如：签订外贸合同、开证、办理机电证、办理免税、报关等各环节均难以掌控，只能被动等待外贸公司反馈的信息。

（2）工作低效。一是管理人员要了解合同的进展情况，只能翻阅合同，打电话询问外贸公司；二是外贸公司业务员需要找教师沟通有关情况或需要教师签字确认时，经常遇到教师正在上课、开会、出差、做实验等情况，不能及时办理，导致工作低效。

（3）沟通困难。用户与外贸公司都通过负责外贸工作的管理人员了解进口免税项目情况和对方需求，三方缺少有效地沟通平台，过度依赖外贸工作管理人员的协调。

（4）资料量大、繁杂。进口仪器设备的档案资料只能通过外贸公司主动送交，纸质档案数量大，归档信息复杂，管理人员难以及时归档，也不便于查找翻阅，容易丢失；对于相关部门要求的报表，外贸工作管理人员在平时数据管理的基础上，还需要花费一定的时间和精力来整理、统计。

（5）缺乏考核依据。为了了解外贸公司的业务能力及服务质量情况，一般都是根据用户反馈的意见来判断，要求进口免税项目结束后，用户填写“用户评价表”，在实际操作上“评价表”存在不便回收问题，同时评价的依据也太单一，难免存在人为因素，缺少学校对外贸公司评价考核和择优遴选的重要数据。

2 进口科教用品管理信息系统建设目的

基于进口科教用品管理现状[8－12]，我们设计、开发了基于网络技术的信息管理系统，实现了全程监控进口仪器设备办理免税、信息交流、评价考核等全部环节，构建了设备处、外贸公司、院系教师之间的网络信息共享平台，采用短信平台自动提醒、督办，极大地方便了三方对合同的执行过程实行追踪管理和沟通，更好地为学校的教学科研服务。

3 进口科教用品管理信息系统设计原则

为了保证该系统建设的实用性、先进性和稳定性，该系统在设计时遵循了以下基本原则：

（1）操作简单：任何人进入系统无需培训都会使用；

（2）查阅直观：进入系统界面后，要求对合同正在执行的状态一目了然，每一份合同各个流程在同一个界面下展开浏览；

（3）功能实用：充分满足各级部门、各类用户的具体业务需求，采取了界面丰富的人性化设计；

（4）全生命周期管理：实现了进口仪器设备从购入到报废处置的全程跟踪管理；

（5）安全性：采用成熟的软件技术和体系架构，防范各种安全风险，确保系统及后台数据安全可靠，具备高可靠的容灾功能；

（6）稳定性：从系统软、硬件平台及网络技术等方面来保证系统24h稳定不间断运行；

（7）共享性：全面整合现有信息资源，合理定制数据共享交换模式，根据不同类型业务特色和技术要求特点，量身定制相应的数据交换解决方案，消除“信息孤岛”，实现了数据资源的互联互通；

（8）可扩展和易维护性：采用可扩展架构，使系统可随着业务量的增长而扩容，系统结构无需改变，为未来的发展打下良好基础；

（9）先进性：设计方案适应新技术潮流，即保证技术的先进性，同时又兼顾技术的成熟性。

4 进口科教用品管理信息系统功能

系统采用B／S模式，只要互联网覆盖的区域都可以办公。通过管理部门、外贸公司、订货单位三方5类用户的角色设定，对学校进口科教用品的管理工作流程进行了有效监控，极大地提高了办事效率。系统总全功能架构如图1所示。

图1 系统总体功能架构图

4.1 系统角色的设置

（1）管理部门：①设备管理员可查看、修改、督办全校每一单合同的进展，并通过系统的交流平台功能控制合同的进程；②单位负责人可查看全校的合同执行状况，通过系统筛选、统计、报表等功能了解所有进口科教用品的概况。

（2）外贸公司：①公司经理只能了解本公司业务员、每份合同及各环节的执行进展情况；②公司业务员主要根据系统提醒、督办功能按时完成本公司合同的各项工作。

（3）订货单位：用户只能了解、交流、督办本人合同进展情况。

4.2 系统业务流程定义

基于日常业务流程分析，我们定义了系统工作流程及各流程需要控制的关键时间点，使用工作流引擎调度管理，实现了各环节流程监控、网上会签、交流讨论等功能，并能动态配置流程。

图2 合同登记

4.3 进口科教用品的过程管理

进口设备管理人员接受进口科教用品采购合同后，由进口设备管理人员选择外贸代理公司，并开始登记合同，设置合同的执行流程和关键节点控制时间（关键时间点），发起整个工作流管理。

系统提供了很多智能化的技术，比如：渐进增强输入、联想输入、级联检查、正则表达式检查等，避免了操作人员的输入错误，减轻了工作强度。

系统设计了9个特色管理功能，对外贸业务从交送供货协议开始到用户交付尾款为止进行了多方位、全过程的监管。

4.3.1 跟踪管理功能

自合同登记后，系统会根据预设的合同执行流程进行每一步跟踪管理。每个环节结束时，外贸公司需要上传相应环节的文件资料扫描件；通过上传文件资料标志，并通过设备管理人员核实输入确认键后，系统自动默认本环节结束，系统指示灯自动指向下一个环节，方便各方实时了解合同的进展情况。

4.3.2 预警提示功能

系统设计了在每个管理流程的重要环节下自动默认完成时限，根据时限采取短信和闪灯2种预警提示手段。如，三方会签委托代理进口协议时限为外贸公司接受技术服务协议之日起7天，外贸公司必须在7天内上传委托代理进口协议扫描件，上传成功后，系统自动发送短信提示用户通过系统进行审核，点击“不同意”按钮，系统将文件自动返回给外贸公司，点击“同意”按钮，系统自动发送短信提示设备管理人员进行审核，审核通过后，系统提示功能自动流转下一个环节。在签订协议一栏，显示绿、黄、红3种提示灯表示该流程的进展：时限以内显示3盏绿灯，倒数3天开始，绿灯依次递减；超时限3天内显示黄灯并以天次增加；超过3天后系统自动亮起红灯警报，同时系统每天自动发送短信督办外贸公司经理和业务员。各个环节均按绿、黄、红3色灯以及短信结合督办相关工作（见图3）。

图3 系统页面示意图

4.3.3 三方交流会签功能

在执行合同过程中，如遇到外贸公司或者订货单位因某些原因要求变更合同信息时，需要提出变更的一方，通过三方交流平台功能向另一方提出变更请求，在双方同意的情况下，交由设备管理部门处理具体流程环节的变更。三方交流平台的信息资料成为永久性的档案资料，可作为有效文件便于查询。三方交流平台不仅让各方了解情况更直接、方便，节约时间，提高了工作效率，同时也为设备管理人员减轻了工作量。

4.3.4 短信督办功能

短信督办功能结合了预警提示与三方交流会签功能。如：当管理流程的某个环节到达预设时限时，系统会自动发短信至外贸公司或者用户，督促其尽快办理相关手续，或者，在三方会签功能中，当有一方提出变更申请后，短信会立即提示另一方有变更通知，需要其查看系统进行处理。短信督办功能目的是通过系统短信平台及时提升办事效率。

4.3.5 统计报表功能

设备管理人员在进行合同登记和系统进行流程管理时，会自动记载一系列的基础数据：设备名称、订货单位、外贸公司、设备金额、到货时间等。根据海关、学校等部门的要求，每年上报年度报表或适时需要了解学校进口科教用品的情况，系统通过基础数据的条件筛选，随时可以形成相应的报表或者统计出符合条件的数据结果。

4.3.6 精确或模糊搜索功能

系统设计了精确或模糊搜索功能。在使用搜索功能键时，只要输入相关的文字或数据，可以很方便地搜索到所需要的有关信息资料。

4.3.7 汇率管理功能

系统提供对当前汇率设定的功能，系统自动引用中国银行公布的当天汇率，提供用户手动操作的功能。汇率计算器方便货币与货币之间的转换。

4.3.8 考核评价功能

系统通过自动记录统计的红灯次数、短信督办次数、用户填写“用户评价表”对外贸公司服务态度、服务质量、业务能力等综合评分，自动综合排名，作为设备管理部门评价考核、择优遴选外贸公司的重要依据。

4.3.9 资料存档功能

系统在跟踪管理的过程中，每个关键环节结束的标志就是上传纸质材料的扫描件，通过环节进度的控制，一方面强有力地做到了对合同进展的把握，另一方面保证了资料的实时性与完整性，系统自动永久保存扫描件文件，并形成一份完整、永久的档案，解决了资料收集难、保管难的困境。系统提供对原始资料扫描件查阅、打印功能，方便今后使用资料。

5 系统设计特点

5.1 与其他业务系统数据的互联互通

系统实现了与仪器设备管理信息系统、大型仪器设备共享平台管理信息系统、大型仪器设备开放补贴管理信息系统的关联查询，只要输入合同号或其他关联词，系统将查询到设备的建账、使用状况、变更过程、报废情况等信息，真正实现了设备全生命周期的管理。系统设计也充分考虑了今后与其他新开发的业务管理系统进行数据共享，真正实现了消除“信息孤岛”。

5.2 系统的安全设计

面对来自网络的安全威胁，系统在设计时以可靠性和可管理性为前提，应用了URL访问数据身份认证技术，隐藏数据库，防止SQL注入入侵，确保信息安全。

6 结束语

基于网络技术的进口科教用品管理系统的建立，解决了设备管理部门对外贸合同流程的监管，为订货单位、外贸公司提供了实时了解业务流程的平台；3方的相互交流起到了相互监督与了解的作用，推动学校进口科教用品管理工作的良性发展；该系统设计的9个功能使学校进口科教用品管理工作更科学、更规范、更严谨。因此，该系统的建立对高校进口科教用品管理工作也起到了一定参考和借鉴作用。

（References）

[1]杨中浩，刘艳兰.高校进口设备工作探讨[J].实验技术与管理，2005，22（11）：142-144.

[2]张宇波，石铄，张洁.新形势下高校免税设备管理工作探讨[J].实验室研究与探索，2010，29（11）：160-162.

[3]范家才，龚彦华.高校进口免税管理工作的探讨[J].实验技术与管理，2011，28（12）：197-199.

[4]王慧，管志远，李家强.高校进口科教用品免税工作研究与实践[J].实验技术与管理，2010，27（9）：216-218.

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[7]樊鹏.高校进口科教仪器采购工作程序浅议[J].农业科研经济管理，2009（4）：25-26.

[8]宋元书.高校设备进口业务过程的风险分析[J].实验室研究与探索，2009，28（1）：170-172.

[9]王琦，张双才.论进口设备的全程管理[J].实验室研究与探索，2009，28（1）：165-169.

[10]李慧敏.认真研究政策做好高校仪器设备进口工作[J].中国现代教育装备，2003（8）：32-34.

[11]宋金祥.进口科教用品免税工作研究与实践[J].实验室研究与探索，2004，23（12）：204-206.

[12]贾延江，林明河.仪器设备进口免税工作的探讨[J].实验室研究与探索，2007，26（5）：103-105.