企业采购环节内部控制研究：以家电行业为例

●杭州凯利不锈钢厨房设备有限公司 周鑫校

采购对于企业来说是整体价值实现的一个重要环节，但是常常被看做是地位较低的环节，往往得不到足够的重视，但是在竞争日益激烈的环境下，家电企业下游价格不断下降，降低采购成本，提升采购效率就成为提升家电企业利润的重要环节，正逐渐成为家电企业竞相追逐的新方向。本文正是在这样的背景下，介绍家电企业采购的特点和采购过程中容易出现的问题，并按照采购活动的各个环节设计内部控制制度[1]。

一、家电企业采购环节特点

家电企业是典型的加工装配型企业，最突出的特点就是对上游零部件的依赖性较大，零部件数量因最终产品不同有所差异，但是基本上都在数百种。这一特征决定了家电企业往往需要与上游的零部件供应商达成长期的合作联盟，上下游之间相互依赖、相互合作，这种采购和生产模式是与汽车行业相类似的金字塔型。

如上文所述，家电企业的上游供应商有数百上千家，按照与家电企业交易的分包商的不同，可以将供应商分为三类：一种是家电企业不与之限定具体采购数量和品种的通用型零部件制造企业，这类供应商自己具有较独立的业务，其自身也有一整套金字塔型的生产体系；第二种供应商是按照家电企业的订单要求，生产特定产品的零部件加工企业，这类企业主要是提供一些特殊形状和用途的塑料、金属等部件，并且以中小型的企业为主；第三类是零部件组装企业，这类企业其实是前两种企业的下游，家电企业在向前两种供应商采购之后，将零部件交由第三方企业初步组装成相对独立的部件单元，而后销售给家电企业完成最终的组装。

二、家电企业采购环节中存在的问题分析

（一）采购环节监督不到位。目前家电企业采购活动的人员职责分工不甚明确，如采购过程中的采购申请与审批、询价与供应商的确定，合同的订立与审计、材料的验收与财务付款等环节没有做到岗位分离，人员之间的内部牵制尚未设立或者是形同虚设，对采购活动缺乏必要的监督，在这种情况下，极易造成采购人员与供应商之间出现内部交易，侵占家电企业的财物和资金。以最简单的采购申请和批准责权划分不清，就极易出现采购人员与供应商串谋，将一些价高质差的商品以次充好，危害家电企业的经济利益[2]。

（二）采购环节缺乏科学有效的筹划。目前很多家电企业十分重视预算管理，但往往忽视采购的预算管理以及生产计划，主要表现为以下四个方面：一是采购环节与生产环节脱钩，经常出现过量采购而积压在仓库，直接导致采购成本上升，占用大量流动资金，增大了企业的资金负担；二是采购不及时，与上一种情况不同的是，家电企业在采购中同样经常出现采购不及时造成生产减缓甚至中断，难以准时交货；三是采购成本过高，之所以出现采购成本高企，主要是因为在采购之前缺乏充足的规划，一些重复采购的品种也常采用零星采购，没有很好地发挥出规模采购的优势；四是采购付款不及时，对企业的信誉和形象都有所损害。

（三）采购人员能力素质参差不齐。目前家电企业普遍重视销售环节，花费大量的时间和资金来建设，却往往忽视采购人员能力素质的培养，就造成很多采购人员在物资采购中缺乏询价和商务谈判技巧，不能获得供应商的底价导致采购成本上升；其次是对采购产品本身认识不足，不能熟练辨别出采购商品的质量优劣；第三个方面就是上文曾经提及的采购人员法律意识淡薄，常出现牟取私利的情况[3]。

（四）对供应商的管理缺乏。家电企业的生产是典型的加工装配型，需要与大量的供应商合作，有时甚至需要成立战略联盟，由此可见供应商对家电企业的重要作用，但尽管如此，目前很多家电企业在供应商管理过程中还存在不少问题，严重制约了企业进一步降低成本，增强市场竞争力，结合笔者多年来的实践经验，主要可以体现在以下几个方面：

一是家电企业采购部门对供应商的情况了解不深入，尤其是涉及供应商信誉的背景资料不够全面，容易在采购过程中出现诸如短斤缺两、质量不合格等问题，此外，信誉缺失也使后续的交货延迟，增加时间成本和经济成本；二是家电企业对上游供应商的管理制度不完善，对供应商的关注并不持续，仅仅在双方发生交易时才加强关注，这样的管理方式势必导致供应商选择的片面性和盲目性，难以保证在采购时获得最低的价格和最好的质量。为了缓解这一矛盾，需要家电企业增加原材料库存以保证生产的正常进行，因此应增加采购的库存成本；三是多数家电企业并未与上游供应商建立长期的战略合作关系，缺少必要的合作与协调。

三、完善家电企业采购环节内部控制的措施

（一）加强采购环节的审批制度。有效的审批是将采购环节风险消除在事前的重要措施，对于家电企业的采购环节来说，因为采购活动涉及的上游行业与产品都非常多，因此需要建立严格的授权审批制度，明确采购的审批方式、流程、各层级的审批权限、责任以及风险控制制度。对于不同的物资采购申请，要分大类建立责任授权体系，部门所需原料由部门负责人审批，特殊类型的物资采购由公司总部研究审批，有些还需依据采购额等向决策层请示。

（二）加强采购成本控制。对于进货成本，首先要审核是不是每一份申请单所列明物资的数量、品种符合公司相关制度规定，其次要确认申请采购部门的负责人以及相关责任人签字。在具体的操作流程上，成本管理部门要对大额的采购进行成本敏感性分析，并安排专人对这些变化进行监督，然后按照敏感性影响程度高低对采购物资进行分类，并使进货总成本控制在经济订购量范围之内 。

对于到货成本，家电企业在内部控制时主要是保证到货成本不超过订单或者合同成本，因为行业的竞争日趋白热化，高企的物流成本在家电企业总成本中占比越来越高，严格控制到货成本能够提升企业的盈利能力和资金流动性。

对于储存成本，其降低主要是通过家电企业的生产部门对原料需求量预测来调节的，除此之外，还可以通过选择一些信誉好、合作时间长的供应商，以降低检验和质量成本。

（三）加强采购付款控制。家电企业的采购付款属于应付账款范畴，但因其最初产生在采购环节，因此需要在采购活动中就加以控制，主要的控制方法有以下三种：一是家电企业的财务人员在办理采购付款业务时，严格检查购货发票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等相关资料的真实性、准确性、完整性、一致性以及合法性，一旦发现疑点则拒绝支付，直至相关资料补齐再次检验合格后才付款；二是财务人员对已经履行付款手续的业务及时记录，并严格管理往来款账户；三是家电企业要完善请款控制制度，在企业、供应商以及银行三者之间建立实时的对账制度。

（四）强化内部体系的执行力度，全面提升采购管理水平。在制定采购环节的内控制度之后，首先要不断拓宽监督管理的渠道，真正发挥监督职能，将事后监督向事前监督转变，提高采购部门的工作效率及质量，对采购过程中出现质量问题或价格明显有失公允的采购人员予以重点监督，确认存在违规操作问题后坚决予以清理，以此不断强化各级管理人员的内控意识以及对内控管理制度的执行意识[5]。其次家电企业要优化会计组织结构以适应采购环节的优化调整，不仅可以提升财务管理的效率，也可以有效防止采购环节中的各种违规行为，大幅提升家电企业的采购效率和质量。

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1.张燕江、吕光虎、诸波.2009.基于内部控制五要素的采购业务内部控制设计[J].财会通讯，11。

2.江新庭、聂绍芳、唐洋.2010.对中小企业采购过程中内部控制的探讨[J].商业会计，06。

3.刘艳艳.2009.采购和应付账款循环的内部控制[J].中国商界(上半月)，10。

4.李湘军.2009.我国家电行业国际竞争力评价分析与对策研究[D].吉林大学 。

5.纪宇.2008.我国家电企业国际市场进入方式研究[D].天津财经大学。