我院药品实施“零库存”管理的体会

蓝丽萍，扶 玲，薛 梅，郭 林（惠州市中心人民医院，广东惠州 516001）

医疗机构要保持良性运行，现代化管理是关键。药品作为预防、治疗、诊断疾病的特殊商品，是医院开展医疗活动不可缺少的物资，其供给和需求具有连续性和不确定性，如何加强管理也面临着新的挑战。传统的医院药品管理模式大多是医院长期保持相当数量的药品库存以备不时之需，占用了医院大量的流动资金，仓储管理也耗费了较多的人力和物力，同时还时常面临市场变化及政策性价格调整的风险。随着现代化管理方法的不断深入及近年来物流业的迅猛发展，“零库存”管理理念开始逐步渗入到医院的药品管理中。我院药学部结合本院实际情况，于2009年10月起尝试开展构建药品“零库存”管理模式，现浅谈一下实施体会。

1 “零库存”的概念

“零库存”（Zero inventory）概念由20世纪60至70年代的日本丰田汽车公司开创，以实现在生产过程中基本没有积压的原材料和半成品为标准，是指以仓库储存形式的某种或某些种物品的储存数量很低的一个概念，甚至可以为“零”。即不保存库存[1]，利用最少的资金、库存发挥最大效益的手段，是物流管理的最高境界。

将“零库存”理念运用到医院药品管理上，并非绝对的药品库存量为“零”，这只是一个相对的概念，是由原来的大批量药品储存方式转化为低库存方式，绝大部分药品实现“零库存”，是一种降低成本、控制成本、提升医院竞争力的方法。

2 我院药品“零库存”管理模式

2.1 我院实施药品“零库存”管理的医疗背景

在国家“新医改”政策“建立适用共享的医药信息系统”的要求下，我院为适应现代医院信息化发展需要，全面提高医院药品信息化管理水平，结合本院实际，在医院内部建立了药库、药房、医师处方和患者一体化的药品管理模式，推行住院药房自动化药品智能存取系统和全自动单剂量锭剂分包系统、静脉用药集中调配中心条码扫描监管系统、药库药品物流条码信息化管理系统、药房药品条码扫描发放系统；在医院外部建立了医院与药品供应企业对接的供应链体系，推行配送商提供药品物流贴码服务。信息化水平的提高为实现我院药品“零库存”打下了坚实的基础，使后者得以顺利实施。

2.2 构建“零库存”下的药品库存结构

对药品进行合理分类是顺利迈向药品“零库存”管理的关键一步。参考临床实际用药情况和本院的基本用药目录，将药品分为“零库存”药品和非“零库存”药品。“零库存”药品为常用、用量大、无特殊储存要求且供应稳定的药品，此类药品医院药库不存货，可实现完全“零库存”，由各药房根据实际用药情况储备一定周期的库存数量；非“零库存”药品主要为麻醉药品、精神药品、急救用药品，还有市面上供应紧缺的基础用药，此类药品由于管理及临床要求，不能“零库存”管理，需结合上一个储备周期用量和各药房存货情况储备一定数量的库存。

2.3 确定采购周期，制订采购计划

实行“零库存”管理后，根据临床的实际用药情况，我院“零库存”药品药房的贮备周期制订为7天，由工作人员在医院信息管理系统（Hospital information system，HIS）上制订药品上下限预警机制。具体为：设定合理的药品上下限预警限额，药品预警上限＝20天内日均消耗量×15；药品预警下限＝20天内日均消耗量×5；对于超过预警上限报警的药品，工作人员要及时监控此种药品的近期用量以防止积压；低于预警下限的药品，则会自动纳入当天的采购计划（药品采购量＝20天内日均消耗量×3），即生成每日药房二级库的采购计划，由工作人员审核后，上传至药品采购平台，药品配送商每天按申领计划直接将药品送至各药房。遇到某些特殊情况，如季节性疾病和流行性疾病引起的某些药品需求突然增加，或者其他原因造成的用药不确定性，药房管理人员均会根据临床用药情况及时对采购计划作出调整。上述采购模式的特点是少量、多次采购、药品周转快，基本无积压，优化了药品供应链，以计算机自动生成采购计划代替了药房传统复杂的手工申领，提高了药品采购管理水平。

2.4 建立稳定的配送商体系

配送渠道的稳定有助于药品及时、保质、保量地供应。在实施“零库存”之前，医院对药品配送商进行了严格的筛选并制订具体的要求：①须取得国家药品监督管理总局的《药品经营质量管理规范》（GSP）认证；②管理方法先进，信誉良好，具备信息化工作条件；③普通药品于接到采购计划后能在24小时内送达，急救药品即时送货[2]；④某些特殊药品，如一些突发性传染病用药和抢救用药，要求配送商必须具备一定数量的储备基数，以便需要时立即配送；⑤制订药品配送商考核制度，对配送商的供货情况进行考核。对于一些配送不及时、无故不配送或配送过程中出现问题不积极协调的情况，按制度进行扣分处理，年底汇总上报医院药事管理与药物治疗学委员会，由药事会根据考核结果，进行末位淘汰，作为下一年度遴选药品供应商的主要参考。

2.5 “零库存”药品的采购

在药品的采购供应方面，通过推行HIS实现全程实时电子监控。在医院与药品供应企业对接的供应链系统中，引进条形码技术，使用无线电射频识别（Radio frequency identification，RF）机扫描，在医院供应链（Hospital data interface，HDI）平台进行收货确认；同时医院监察部和药房管理人员可以通过HDI平台对药品流通过程实现实时电子监控，包括进销存实时查看、配送公司供货率、采购计划查询等，达到加强医院药品采购监督、减少医院库管人员的手工操作及重复性工作、提高库存数据准确性及优化库存结构的目的。具体的“零库存”药品采购流程见图1。

3 我院实施药品“零库存”管理前后的变化

3.1 资金流动加快

在传统模式下，药库药品储存量为30天用量，而各药房的二级库同时又储备7天用量，仅此一项药库库存品种就达1600余种。实行“零库存”前2008年9月至2009年9月，药库全年的药品购进金额平均每月占用流动资金约为2500万元；实施药品“零库存”管理后，原本药库中大部分药品的库存为“零”，而药房的二级库储备量维持不变，此时药库常备品种剩90余种，2012年4月至2013年4月药库全年的药品购进金额平均每月占用医院流动资金约为350万元。药品“零库存”的实施减少了因药品库存而占用过多的资金，提高了购药资金的周转率，极大地盘活了医院的流动资金。

图1 我院“零库存”药品采购流程图Fig 1 Flowchart of“zero inventory”drug procurement in our hospital

3.2 管理成本减少

“零库存”使医院不再设置大面积的药品仓库，无需更多的库管人员，降低了库存管理的成本。“零库存”前后我院库房面积由1500m2降低至150m2，而药房二级库的面积并未增加，人员由原有的8人减少到2人。这有助于医院药学部门节约更多的人力资源转向临床药学，促进合理用药、减少药品不良反应，开展全程化药学服务[3]；同时在医院医疗用房普遍比较紧张的情况下，“零库存”为医院腾出了更多的医疗空间。

3.3 利于药品质量的监控管理

以前为了保证临床用药供给，我院药库通常储备大量药品。因药品的特殊性，无法及时对库存的药品量作最佳的调整，易造成药品积压及失效浪费，药品损耗和维护成本相应增大。我院实行“零库存”前，每季度需要监控近效期的品种达70余种。实施“零库存”后优化库存结构能够有效地控制药品进、出、购、销、存和使用等环节[4]，药品流转速度加快，每季度需要监控的近效期品种减少至20余种，使药品的质量得到充分保证。实施“零库存”后的各种指标变化见表1。

表1 我院实施“零库存”管理前后相关指标的变化Tab 1 Changes of related index before and after the implementation of“zero inventory”management in our hospital

4 讨论

药品“零库存”管理是医院现代化管理的一个重要目标，是提高医院药学部门药品采购效率和管理水平的重要方面。随着“零库存”管理的全面实施，其优势也逐渐体现：首先是提高了购药资金周转率，极大地盘活了流动资金；其次是医院药品积压、药品过期的现象显著减少；再次是节约了医院的人力资源和医疗空间，提高了医院竞争力。

针对在实施药品“零库存”管理过程中存在的一些问题，我院一直在总结经验，制订解决方案：（1）由于某些不确定性等原因偶尔造成的断药、缺药现象，除了要求药品供应商提高配送效率、制订相应的应急配送机制外，我院还建立了院内药品调配机制，加强院内各个药房、库房之间的协调，药品互调，取长补缺，很好地解决了个别药品的暂时短缺现象。（2）使用RF机扫描收货过程中，要求验收药品的工作人员严格按照采购计划收货，对不符合要求的药品一律拒收；针对药品供应商重复配送或不按采购计划配送的药品，在拒收的同时，工作人员应及时与供应商沟通原因，避免类似情况再次发生。（3）药学人员的管理水平和经验不足会造成临床用药需求信息传递不及时，使药品采购及供应滞后。我院要求药学人员要随季节、临床用药特点和趋势及日常工作经验，及时修正采购上下限参数，对采购计划作出调整，加强药品采购计划性管理，熟练运用药品信息化管理系统，提高工作效率。

现行医院“零库存”管理一般采用两种模式，一是供应商寄存模式，二是供应商配送模式[5]。这些“零库存”模式是在现今药品供大于求的形势下，医院利用自己的特殊地位，通过有效的运作和管理将库存转移给供应方的一种经营方式。但“零库存”作为一种新的管理模式应用于医药领域，在我国的发展还处于起步阶段，因此要加快改革我国药品分销业中的重要环节，从战略的高度，将先进的供应链管理理念引入到医院的经营管理之中，如精细化管理、成本最低化、提高资源利用率等；同时利用医院数字化系统，借助相应的信息管理手段，从各方面改进和完善医院药品“零库存”管理。

[1] 彭必新，张玉星，黄芳.对医院药品采购上实施零库存的探讨[J].中国医药指南，2012，10（12）：382.

[2] 袁凌华.浅析医院药品零库存管理的优势和实施措施[J].中国美容医学，2011，20（3）：472.

[3] 丁蓉.关于医院药品零库存的探讨[J].中国药业，2008，17（10）：62.

[4] 薛蔚洁.关于医院实施药品零库存的探讨[J].上海医药，2011，32（10）：498.

[5] 陈国丽，郑婵燕，唐蕾.我院实施药库“零库存”管理的体会与探讨[J].医学信息，2008，21（8）：1293.