声像档案的管理探究

陈雁丹

【摘 要】声像档案和其他载体形式的档案一样，记录着相关行业的发展。声像档案具有记录准确逼真、记录内容形象生动、记录信息涵盖面较广的特点，往往能够对已经发生的事件进行最准确的还原和再现，这是文字记录所不能达到的作用和效果。所以，声像档案已经成为各行各业档案信息资源的重要组成部分，具有重要的保存、查阅和参考的价值。提高声像档案管理水平，健全声像档案管理办法，有着重要的意义。本文将对声像档案的管理进行浅显的探究。

【关键词】声像档案；信息记录；信息传递；管理探究

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。

对声像档案进行严格管理具有很重要的意义和作用。然而目前，声像档案的管理存在着许多的问题，严重影响着档案资料的完整性和使用价值。所以，有必要对声像档案进行严格管理。

1.声像档案管理存在的问题

1.1声像档案来源广，收集困难

声像档案的形成，主要是活动举办部门和举办个人进行记录和摄制的，来源非常广泛，并且记录时间、记录重点依据活动不同和记录部门不同而有所侧重，很多资料在事件的过程、时间、人物上并未做出特殊记录和标注，影响了声像档案的使用、收集和归档。另外，很多部门和个人为了档案资料使用方便和保管便捷，对声像档案任意放置和处置，很多部门并没有专业的人员去进行声像档案的管理，一旦人员调整，就会将一些重要的声像档案资料丢失，使得声像档案资料不全面，甚至经常会出现档案资料丢失的现象。

1.2声像档案资料保管条件差，造成资料损坏

声像档案资料的管理，要比其它形式的档案资料具有更为严格的管理要求。然而很多单位并没有设置专业的档案管理部门，尤其是对声像档案资料进行特殊的管理。

声像档案资料多是一些照片、底片、音频、视频资料等，这些资料在保管的过程中对外界条件具有特殊的要求，比如对于照片和底片就必须放置在专门收集的照片档案册以及底片册之中，而且还要尽可能的避免光照、受热、受潮湿等，而声像、影像资料则要注意防磁。如果不注重对这些资料进行专门的管理，则很容易造成声像资料的损坏。在现实状况中，很多单位由于对这种珍贵的声像档案资料随意处置，和普通的档案资料放置在一起，因此就造成了很多资料被损坏的现象时常发生，从而使其失去长久保存和利用的价值。

1.3对声像档案不重视，开发和利用不够

对声像档案的重视程度严重影响着声像档案的管理。声像档案的管理过程中之所以存在着那么多的问题，除了管理制度不健全的因素，主要还是重视程度不够。很多单位都人为声像档案可有可无，损坏和丢失了可以再重新取得，有些人则嫌保管麻烦，进行随意处置，还有些人将公共的声像档案资料视作个人资料，这些现象的出现，严重影响着声像档案的保管和查阅。

另外，随着科学技术的不断发展，照相机、摄影机等更新速度也非常快，所以，声像档案资料的生成和保存成为了很多单位都会选择的档案记载形式。然而在实际过程中，很多单位在这方面的配备上还是非常欠缺的。有些单位虽然有所配备，但是却闲置资源，造成浪费。还有些单位根本没有这方面的配备。有些单位在形成声像档案之后，就将其束之高阁，不重视声像档案资料的利用价值。所以，声像档案的开发和利用，也成为声像档案管理当中存在的重要问题。

2.声像档案的功能

目前，声像档案资料成为各行各业档案资料的重要组成部分。声像档案以其独特的记载方式反应出各行业的历史发展、重大事迹、重要活动以及先进人物的面貌，它也是各行各业发展过程中点点滴滴的一个积累。声像档案具有其它档案资料所不具有的优势和长处，能够弥补其它档案记载形式存在的不足，并且，在档案资料的呈现上具有其它档案资料所不具有的先进性。

声像档案在记录过程中非常的方便快捷，而且记录的内容全面、生动、形象。通过声像档案记载的资料，能够最真实的反应事情的全过程，还原事件的真实面貌。并且，声像档案比其它形式的档案更容易保存和传阅。

声像档案的出现，在丰富档案资料的同时，也使得档案资料的利用价值大大的增加，为后人了解已经发生的历史和已经完结的重要历史活动有着重要的意义。因此，加强声像档案管理工作，健全声像档案管理制度有着重要的现实作用。

3.解决声像档案管理存在问题的对策和方法

3.1加强硬件投入

硬件设施是声像档案管理过程中需要首要解决的问题。硬件投入包括人力、物力、财力的投入。

首先，每个单位当应该对声像资料的摄制和取得选派次专人负责，这在一定程度上可以避免声像资料来源广泛，难于收集的问题。在档案管理的过程中，也应该由专人进行归档和整理，将声像档案和其它档案资料一样进行保管。但是在保管的过程中应该充分考虑到声像档案资料的特殊性进行有区别的保存。在档案交接过程中，也应该尤其注意，做好交接工作，避免因档案交接造成声像档案的缺失和损坏。其次，单位应该投入一部分资金购置摄像机、照相机、声像资料保管载体等，确保声像资料能够按时取得，并且在保管过程中，最大限度的减少损害。另外，单位应该投入经费对僧向档案资料进行保管。

3.2健全声像档案管理制度

单位内部应该注重对声像档案管理条例和制度的健全和完善，同时，还应该积极学习国家统一的档案管理制度，提高档案管理人员的法制意识，对于规定要进行完整保存的档案做到完好无误的保存。另外，单位在档案管理方面应该有相应的监督机制，从而确保档案管理工作的规范化和科学化。

3.3提高档案管理人员的管理意识

声像档案管理过程当中之所以存在着许多的问题，主要还是相关工作人员的管理意识不够强。所以，单位应该注重加强声像档案管理的宣传教育，增强相关工作人员对声像档案资料的重视程度。声像档案资料具有重要的记录功能，具有其它档案资料不可比拟的优势。每一份声像档案资料都记录着一段极其珍贵的历史，所以极具宝贵性。单位应该积极给予重视。

3.4提高声像档案质量

很多声像档案由于不是专业人员所摄制，在对事件的记录上并不能全面的反应。所以，应该配备专业的人员摄制、制作和管理声像档案，确保声像档案的质量。单位应该对声像档案制作人员进行培训，提高其制作档案的能力和水平。还应该积极购入摄像机、照相机等，确保声像档案的高质。

4.结语

声像档案是档案资料的重要组成部分。随着科学技术的发展，对于声像档案的制作和保管也提出了更高的要求，声像档案通过静止、动态的画面，形象生动的对事件进行最全面的还原，具有文字记录所达不到的效果，所以，应该注重对声像档案的保管，不断促进声像档案管理工作的完善和健全。

参考文献：

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[2]姜红岩，韩凌，朱红历，声像档案管理中存在的问题和对策[N]，济宁日报，2006年.

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