浅析信息化时代高校档案管理的创新思路

关 玲

(贺州学院，广西 贺州 542899)

2008年9月颁布实施的《高等学校档案管理办法》明确指出，高校档案是“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”［1］89。高校档案是高校各部门工作的真实反映，高校档案工作者应予以高度重视，并按照档案管理相关规定做好档案的收集、鉴定、整理、保管和提供利用等工作。随着高校办学规模的不断扩大，档案逐渐增多，高校档案管理工作成为一项非常重要而又繁琐的工作，必须充分应用现代化科技手段，做好档案管理思路的创新，以提高工作效率和质量，适应时代发展的需要。

一、重视信息化管理制度和相关设施建设

在信息化时代，要搞好高校档案管理，只有努力更新观念，才能真正重视信息化管理制度和相关设施建设。

首先，要努力更新观念。理论来源于实践的同时又能动地指导实践，具有能动性的理论就是指导我们实践的理论，而能动性的理论来源于我们不断更新的思想认识和行为，有了新的想法和观念才能在实践中不断创新开展工作。近年来，各高校档案工作得到长足的发展，但部分高校还是存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要的”的状况，有些师生对档案工作一无所知。在信息时代背景下，高校档案管理工作要想有效进行，必须努力更新观念，进一步提高认识，保证各项工作的正常进行。具体可以从以下方面人手:一是单位领导要重视档案管理，充分认识档案管理的重要性，明确新时期档案工作的目标和任务，从而带动高校档案人员的工作积极性的提高;二是要加大宣传力度，使全体师生员工对档案管理有一个全面的认识，专兼职档案员以至学校师生明确自己的责任和职责，为做好高校档案管理工作奠定良好的思想理论基础。

其次，重视信息化管理制度建设，尽力实现管理制度的创新。在高校档案管理中，创新性管理机制是管理工作中一项重要内容。由于档案管理是个复杂的过程，如果没有健全的管理体制，势必造成管理的混乱。一直以来，高校档案管理存在工作效率低、工作思路和管理模式呆板陈旧等问题。造成档案管理过程中的不良现象的主要原因是学校不够重视档案工作，档案馆的工作人员没有竞争意识，在工作过程中缺乏活力，缺乏创新开展工作的动力，档案管理应该不断健全管理机制、体制，加强管理。王文慧等指出，在档案管理过程中，必须创新思路，彻底打破工作缺乏热情、缺乏服务意识和竞争意识的呆板现象;必须改变工作方法单调、简单的陈旧管理机制［1］90。所以，在管理制度上，一是建立现代化的管理制度，如关于电子文件的归档、纸质档案数字化、声像档案的归档等问题制定相关规定，并在档案管理的各个环节工作中贯彻落实，保证各项管理工作特别是档案信息化建设工作能够有条不紊地进行，少走弯路;二是落实责任制度，修订新形势下高校各级领导、专兼职档案员的岗位职责，使得相关人员明确自己的职责范围和义务，切实加强档案信息管理;三是建立完善的考核机制和激励机制，奖罚分明。通过科学的奖惩制度，让工作人员有竞争意识，在工作中形成严谨的工作态度，逐步培养乐于奉献和热情服务学校、社会的思想意识。

再次，要加强基础设施建设。随着信息化社会发展的不断深入，新型载体档案的出现以及计算机技术、网络技术的普遍运用，对档案管理的软硬件条件均提出了更高的要求。当前高校档案管理信息发展过程中存在信息化系统的不统一、基础设施差、馆藏档案数字化进程慢等弊端严重影响高校档案管理信息化发展进程的制约因素［2］243。我们应该充分认识现代科学技术给我们带来的机遇和挑战，在更新思想认识和观念的基础上，加强基础设施的建设，保证经费的投入。一是建立适应发展需要的档案管理系统;二是保证档案库房符合档案管理的要求，尽量不设在顶层和底层;三是安装铁门、铁窗，配备足够档案柜，完善档案保管设施如气体灭火消防器、灭火控制系统以及火灾报警系统;四是配备库房消磁柜、消毒机、除湿机、空气净化器、吸尘器等设备;五是购置高配置电脑、专业扫描仪、复印机、打印机等档案数字化建设所需的办公设备。

二、突出育人功能，设法整合资源

在现代化的档案管理建设过程中，最突出的问题也是不能忽视的问题就是重视高校档案管理的育人功能。高校档案涵盖了高校建设、振兴发展的点点滴滴，记录着学校发展过程中师生的英雄事迹和为学校的发展做出的贡献。高校档案科学管理和开发建设可以通过举办专题性展览、讲座等方式充分发挥高校档案的科学育人功能，有针对性的加强大学生的思想政治教育，综合发展大学生的创新精神和创新意识。高校拥有丰富的物质和文化资源，充分挖掘和发挥高校的资源优势，在高校档案管理工作过程中，现代化资源设备的利用、档案资源丰富程度、管理人员的素质水平、档案的归类方式都不同程度的影响着高校档案的育人功能。在今后管理工作中要将高校档案管理工作融入校园共同承担培养人才的重任，在管理方式上要突出以人为本的服务体系和以人为本的管理结构设置体系，强化高校档案的育人功能，突出人文精神的培养和发展。

在信息化社会，要最大程度地发挥高校档案工作人员的潜力，以适应创新性开展工作，满足信息化、高效化、速度化发展的时代要求。在工作中为了调动管理人员的积极性，学校领导和管理者要积极整合档案的信息资源、优化档案部门的环境资源配置、积极开发潜在的档案资源。

档案管理工作涉及大量的人力和物力，呈现出工作量大、学科门类多等特点，学校各部门之间要及时沟通和协调，统筹安排，合理的配合，避免低级的、繁琐的重复工作。在工作开展过程中要分工明确，信息管理和归类要科学、合理，在学校各个部门领导的监督和指导下，确保档案管理的完整性和高效性。在整合各方面资源的过程中，集中精力加强信息化管理模式建设，管理水平的高低与档案管理者的专业技能有很大关系，在加强信息化管理平台的建设过程中要通过在职培训、继续教育的形式提高档案管理人员的专业技术水平，使工作方式更加方面快捷，努力提高档案管理的信息的安全性和长久、准确性。档案管理信息平台要操作简单，方便使用者迅速查阅到相关资料和信息。

三、继续提高档案队伍的素质

在高速发展的信息化时代，创新型人才的竞争和需求，构成了社会各行业谋求发展的必由之路。高等学校档案管理属于综合性的档案体系，集合了教学、科研、财务、基础建设、人事管理、设施设备、外事管理等，直接体现了学校教育教学质量以及管理水平。高校档案工作是提高学校管理水平、工作效率和工作质量的基础工作，也是维护学校历史真实面貌的一项十分重要的工作，档案管理人员的整体素质对档案管理有重大影响。因此要求档案管理者不仅要具有广泛的档案业务知识，计算机和信息操作技术，还要具备良好的职业道德素质。

目前，高校档案管理队伍总体上素质较高，但仍存在着诸多问题，如年龄和职称结构不合理，管理人员年龄老化;业务素质能力较差，缺乏创新意识;知识结构单一，档案意识淡薄等。因此，要设法继续提高档案队伍的素质。一方面，要强化思想政治素质教育。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向。同时，要有高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。通过进一步加强档案人员的政治思想工作，进行敬业爱岗的职业道德教育，使档案人员要能够时时处处认清自身的价值，深刻理解档案工作的重要性，领会党和政府对档案工作的方针、政策和具体要求，认真履行自己的职责，自觉遵守档案工作的规定和纪律，塑造档案工作者良好的社会形象。另一方面，开展多种形式的教育培训，不断提高档案人员的业务素质，采取多层次、多形式的培训，使档案人员熟练地掌握和应用管理档案的基本技能。培训内容要因需设计，因需而学，将培训学习内容与实际工作相结合。在安排上，除加强档案专业理论知识学习外，还应加大计算机、网络技术方面的学习，以适应新时期档案工作的需要。另外，要树立档案教育是终身教育的观念，通过不断地学习，逐步建立起一支作风好、能力强、业务精的专业化档案工作队伍。

为了继续提高档案队伍的素质，还应该充分利用信息化发展平台，与兄弟院校加强交流与合作。

当前，信息化的发展模式在各个领域都有所表现，高校档案信息化发展进程中，各高等院校，各显神通，有的高校在基础设施、发展理念和人才引进方面可能占有一定的优势。因此，要不断加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流与合作。通过交流，使他们尽快了解别人的先进经验，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中。通过不断学习还可以使档案人员保持对新事物的敏感和清醒，在工作中获得自信和乐趣，产生创新欲望和灵感，使所从事的工作富有意义和成效，在激烈的变革和竞争中赢得主动和不败。通过长期、多途径与信息化管理水平比较先进的高校交流与合作，可以加速自身档案信息化管理的改革进程，全面提高档案管理信息化的水平。通过兄弟院校之间的合作可以使资源共享，优势互补，可以进一步加快信息化管理模式的进程，使高校档案管理充分借鉴先进单位的管理理念和方式，少走弯路或者不走弯路，实现后发的跨越式发展和档案管理各个环节的信息化发展，王军(2011)指出，档案管理要加强信息化的基础设施建设;信息化的资源开发;信息化的人才培养［3］25。

总之，高校档案管理信息化发展是时代进步的必然要求。随着我国全面实施科教兴国战略，高等教育事业迅速发展，社会信息化向高校档案管理工作提出了更高要求。高校档案管理工作机遇与挑战并存，拼搏与信心同在。要想在新世纪实现新突破，再创新成绩，必须更新观念，以人为本，调动一切积极因素，实现管理理念与管理手段的现代化，为更好地服务高校，建设高校，促进高校各项事业的健康发展发挥应有的作用。

［1］王文惠，秦岭梅．浅谈高校档案管理工作的创新［J］．九江职业技术学院学报，2011(1)．

［2］李宏．高校档案管理信息化之我见［J］．图书与档案，2011(8)．

［3］王军．新时期高校档案信息化建设的探究［J］．科技传播，2011(4)．