高校仪器设备信息化管理系统探索

2013-08-15张宇波荆明伟刘雪蕾

实验技术与管理 2013年3期

张宇波，张媛，黄凯，荆明伟，刘雪蕾

（北京大学实验室与设备管理部，北京 100871）

随着高校得到国家教育经费投入和其他多种渠道经费投入的逐年增加，以及高校对实验室工作重视程度的提高，高校购置仪器设备的数量大幅度增加。伴随大批仪器设备购置而来的是项目论证、项目审批、经费拨付、招标、采购、签订合同、执行、验收、结算、归档、审计等一系列环节和产生的海量信息。对这些信息的处理、统计、分析需要现代化的管理手段，以保证设备管理工作有序、高效进行。

1 高校仪器设备信息化管理现状

目前，国内众多高校已经实现了仪器设备的信息化管理。按照实现手段划分，可分为单机版管理系统和基于网络的管理系统；按照管理的对象划分，可分为面向对象的信息化管理系统和面向过程的信息化管理系统。

1.1 面向对象的信息化管理系统

面向对象的信息化管理系统可以有面向合同、面向仪器设备管理、面向档案3种对象。面向对象的信息化管理系统实现的目标相对简单、明确，它围绕某一个具体的对象——合同、仪器设备或档案——来实现具有自身特色的信息化管理系统。

面向对象的信息化管理系统的优点在于能够解决高校仪器设备管理中经常遇到的问题，如：流水账式的手工管理；数据汇总不及时；整理、查阅、统计数据困难；管理效率低等［1］。系统可以完成仪器设备采购的论证、申报、审批、采购、验收、付款等工作流程中出现的大量数据的及时、准确处理［2］。

目前，面向对象的信息化管理系统发展得已经非常成熟，具有鲜明的特点。

首先，它实现了仪器设备基本信息的录入、存储、统计、查询和汇总打印［3］，基本涵盖了目前高校仪器设备管理所涉及的人、财、物各个方面，包括项目管理、仪器设备招标采购、合同管理、仪器设备管理、经费管理等［4－5］。

其次，面向对象的信息化管理系统体现了国家相关法律法规、学校规章制度和管理办法的要求，实现了对某一具体对象的分级监控管理，如对采购合同的监控［6］。它通过权限控制，提高了系统安全性；它一般采用XML等格式进行数据交换，也可以通过Excel实现数据读取和存储，减少了信息录入过程中产生的错误［7］；也有的面向对象的信息化管理系统采用条码技术，将仪器设备实体与信息化系统联系起来。

最后，面向对象的信息化管理系统实现了仪器设备信息的网上发布，如：由仪器设备管理部门统一发布校内闲置的仪器设备、申请报废的仪器设备信息，方便了校内仪器设备的调剂［8］。

可以认为，面向对象的信息化管理系统基本完成了设备采购合同信息的标准化、电子化、合同管理工作的网络化，向无纸化办公迈出了重要一步［9］。

1.2 面向过程的信息化管理系统

面向过程的信息化管理应分为狭义的和广义的。狭义的面向过程管理是对仪器设备整个生命周期的管理，“包括从仪器设备的计划、采购、安装、调试、使用、维护、维修直至报废的整个过程。在整个仪器设备生命周期内，能够跟踪和记录完整的仪器设备相关信息。”［10］广义的面向过程管理是除仪器设备外，还包括与之相关的人事、财务、规划等内容，涉及的部门还应包括学校人事、财务、发展规划、科研、房产、后勤、计算中心、纪检审计等许多职能部门［11］，此外还有用户、外贸、外商等有关联的部门。概括来说，它是“以仪器设备采购及管理为主，兼顾仪器设备生命周期发展所涉及到的人财物等全部信息的一体化信息管理系统”。该系统或使用统一的数据库，或多个数据库之间的数据信息实时交换、更新和共享，使相关职能部门可以随时、方便地获取所需仪器设备的完整、准确的信息，为管理决策提供及时、可靠的依据［12］。

北京大学近年来开发的“北京大学经费使用和仪器设备采购进程管理系统”，是建立面向过程的仪器设备信息化管理系统的尝试。该系统的设计是以仪器设备采购过程为主线，包括经费管理、论证、招标、合同、档案、信息发布管理等子系统［13］以及后期开发的仪器设备建账系统［14］。面向过程的仪器设备信息化管理系统包括与仪器设备采购、管理相关的人、财、物等内容，既包括校内各部门，也包括校外的厂商，系统灵活性大、扩充性好［15］。同时，系统的设计结合了国家相关法律法规和学校各项规定，可在网络上实时、动态地显示仪器设备采购进程，增加了采购透明度，规范了管理。

系统实现了过程数据的规范化和数字化，特别是论证报告、招投标文件、专家意见、原始发票等文件的数字化，保证了数据的完整性，并且吸收了面向对象的信息化管理系统的长处。

系统采用客户端／服务器端管理模式和分级授权管理、分块维护的模式，不同的职能部门维护各自部门负责的数据，计算中心负责系统开发和维护，保证了系统的安全性，并在保证仪器设备负责人知情权的基础上，开发了浏览器／服务器端的查询模式，扩大了系统的查询范围，便利了用户的查询，也保护了其隐私权。

该系统的使用，极大地提高了工作效率。系统引入了自动邮件通知功能，保证了各项工作及时、顺畅地进行。系统在仪器设备采购流程的关键节点（例如合同付款、免税办理完毕、到货等）会自动触发Email通知，方便、快捷、高效地使当事人能够实时了解情况。

2 高校仪器设备信息化管理的发展趋势

高校仪器设备管理涉及许多新的知识领域、新的技术，涉及众多部门。高校仪器设备信息化管理系统应该是既符合服务、高效、动态的管理理念和工作流程，又采用先进技术［16］的复杂系统。因此，单纯的面向对象的信息化管理系统已经不能适应高校设备管理发展的需要。建立面向过程的仪器设备信息化管理系统将成为必然趋势。

应该积极探索适合未来仪器设备管理特色的、完善的、面向过程的信息化管理系统。目前仪器设备的采购审批还不能离开纸介质文件［17］，在一定程度上造成人力和物力的浪费。未来需在系统中引入电子签章等功能［18］，以提高工作效率，降低纸张成本等，形成低碳、绿色的工作方式。

完善的仪器设备信息化管理系统，对采购过程风险的防范机制也是必不可少的。在设计信息化管理系统时，应充分考虑采购执行阶段的时间风险、采购方式选择风险、采购计划风险、项目分解风险等，并通过系统来实现控制。

此外，还应当增强对特种设备的安全管理。特种设备是指涉及生命安全、危险性较大的设备或设施，如放射设备、化学设备、锅炉、压力容器、电梯等［19］。系统在对特种设备进行管理时，应增加相关管理部门审批模块，以方便统一监管。

仪器设备信息化管理系统离不开高新技术的支持，如无线射频识别［20］、条形码技术［21］等。提高管理效率、增强设备管理透明度是设备管理的最终目标；高效、快捷的信息互动平台是必不可少的使用手段。因此，系统需要多种形式的仪器设备信息的定制与发布，系统信息的发布除具有用户查询功能之外，关键节点的信息发送形式都应该有所考虑和体现。系统不但应具有信息主动发送功能，还应具有用户信息定制、选取信息发送的功能。