鸭河口水库科技档案规范化管理初探

□李 亚（南阳市鸭河口水库工程管理局）

鸭河口水库始建于1958年，位于长江流域汉江支流的白河上游，是一座以防洪、灌溉为主，兼顾供水、发电、养殖等综合效益的大型水利工程。建库50多年来，科技档案室从无到有、从无专人管理到配备专职档案员，从分散、手工管理到综合、现代化管理，一步一个脚印，围绕中心，注重服务，强化管理，狠抓规范，使科技档案为水库各项工程建设及库区周边地区社会经济发展发挥了重要的不可替代的作用。

1.加强领导,把档案管理工作纳入本单位目标管理中

由于种种原因，刚建库时，科技资料无专人管理，没有进行详细的分类整理。近20多年来，水库领导的档案意识逐渐增强，采取多种措施，加强对档案工作的领导。配备了专职的档案员，把档案管理工作目标分解细化，列入年度岗位目标责任制中。使责任到人，有分管领导，有具体落实科室，有具体承担人员，并要在年终进行严格考核、奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于档案资料管理全过程，确保档案管理工作在各项环节上都不掉链子，形成了全局一盘棋，齐抓共管的良好局面，为档案工作的规范化管理营造了好的群众基础。

2.建章立制,确保档案管理规范化、标准化

为规范科技档案的管理，在全体干群中形成规范建档、科学管档、按章用档的良好习惯意识，我们根据国家《档案法》、《保密法》及《水利科学技术档案管理规定》等有关法律法规,并结合本单位实际，详细制订了《档案员岗位职责》、《档案保管制度》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案统计、鉴定、销毁制度》、《科技图纸修改补充制度》等十多项规章制度,对档案资料的收集、整理、归档、利用及安全保密等各个方面都作了严格周密的规定，使档案室各项工作都有章可依、有规可循，为实现档案工作收集、整理、编目、保管、利用相关环节的系统性、完整性奠定了基础。

3.加强学习，提高档案管理人员的业务能力

由于档案种类和载体的多样化，设备的现代化，管理方法也要不断创新，因此，对档案工作人员在业务知识、管理操作能力等方面都提出了更高要求，科技档案管理人员既要懂得档案专业知识，熟练掌握整理档案的业务技能，还要学习水利工程专业知识，同时还要熟悉计算机操作技能，以适应新的形势。因此，要高度重视档案人员的继续教育，采取走出去、请进来的办法,派专职档案管理人员赴其他单位学习档案管理经验，到档案局参加业务培训,并请档案业务专家现场指导、帮助建档立册。通过学习，档案管理人员的业务素质、管理能力有了很大的提高。

4.完善基础设施，确保档案完整与安全

为改善档案保管条件,要注重加强档案库房的建设,安装了防盗门、防护网，配备了铁制档案分节柜、底图柜、灭火器、吸尘器、空调、温湿度计、装订机、遮光窗帘等一系列设施设备,每年更换防虫防霉药，保证档案管理达到防盗、防火、防虫等十防要求。同时,还配备了计算机、照相机、复印机、扫描仪等现代化管理设备,基本上实现了档案管理与利用的现代化。库房内各类档案资料类目清楚、存放有序、管理规范、检索快捷,从未有档案损坏、泄密、丢失等现象发生。

5.加强业务建设，确保案卷质量

遵循水利科技档案的自然形成规律和材料之间的内在联系，结合本单位的实际情况，编制了《科技档案分类方案》、《科技档案保管期限表》，按照分类方案和保管期限进行整理的每一份资料从收集、鉴定、分类、整理、归档、组卷、拟写标题、编目、打印、装订到入盒入柜保管，需十几道工序，都严格按照《科技档案案卷构成的一般要求》等档案法规标准进行，并且做到档案装具规格统一，柜架排列整齐，排列符合要求，确保了案卷质量。2003年档案达标晋升国家二级工作中，将2000年以前的科技档案按新标准重新整理，所有不规范档案装具全部换成国家标准无酸卷盒。

6.用活档案,发挥档案作用

保管档案的最终目是为了档案的开发利用。为了技术人员查阅方便，要根据水库工程管理实际情况及档案工作状况，编制了一系列完善的科技档案检索工具，以满足利用者需要。主要有科技档案案卷分类目录、卷内目录、底图目录、科技图书目录等。这些目录中，纸质目录各两套，并有相应的电子档案目录，查找档案方便快捷。另外还编写了历年主要统计数字汇集、科技档案借阅和利用效果登记、水库工程简介、水库工程基本数据汇集等编研材料。

2009年除险加固工程开工建设以后,增加了许多新的档案材料,同时查询、借阅、复制档案资料的明显增多。开工几年来，围绕工程施工、建设,档案管理人员广泛收集资料,尽力提供资料,注意用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。在工作中,做到腿勤、口勤、手勤,服务中热心、细心、耐心。不论是领导还是一般技术人员查阅档案资料,都热情服务,不仅提供直接材料,还根据需要提供相关材料;不仅提供文字材料,还尽量提供图片、录像等直观材料。在严格履行审批手续,切实做好安全保密工作的同时,注意发挥档案的服务功能,在服务中收集、完善档案，使水利科技档案在工程建设中发挥应有的作用。

7.今后努力的方向

水利科技档案管理工作离档案规范化管理要求还有一定的差距，科技档案主要以纸质载体为主，电子档案较少，需在今后的工作中加以完善提高。2012年随着鸭河口水库第二次除险加固工程的竣工，科技档案数量不断增多，内容更加丰富。要充分利用计算机网络技术，加大信息资源的存储、加工量，对水利科技档案进行深层次的开发利用，实现科技档案的科学化、规范化管理，不断提高水利科技档案的管理和利用水平。