高效率完成高职院校毕业生清书退证工作的体会

郝凤琴

(河北工业职业技术学院图书馆 河北石家庄 050000)

高校学生在完成学业毕业离校前,需要到学校的团委、财务处、后勤服务部门、图书馆等多个部门办理相关手续并得到确认,这是取得毕业证书的前提条件。可以说办理确认手续的效率直接关系到毕业证书的发放速度,对学生签署就业协议影响很大。所以离校手续的办理速度目前已经成为衡量高校质量建设的一个新指标。

由于图书馆的清书退证确认手续费时、费力,所以目前绝大多数高职院校都把图书馆的确认工作排在离校手续的首位。因为如果图书借阅证上还留有图书没有归还、或者是图书账户上存在余额、欠费等情况均不能办理离校相关手续。所有的清书退证工作方法由于编排不合理、效率低,造成学生反复排队,引起非议很多。因此,如何高效率地完成清书退证工作成为图书馆馆员必须面对的问题。根据多年的经验,本人在实际工作中摸索出一套简便而高效的图书确认方法,为提高离校手续的办理速度创造了条件。本人着重从以下几个点具体介绍这种高效率的确认工作。

1 工作准备阶段

图书馆首先召开关于做好毕业生离校手续相关事宜的会议,由馆领导统筹协调抽组具有良好职业道德素质和丰富工作经验的馆员组成工作小组。参与办理离校手续的馆员必须具备在流通借阅和电子阅览室工作的经验,必须能在计算机上熟练操作文献流通系统和读者管理系统。指定2人组成一个小组,其中一人负责电脑信息查看,另外一人负责填写各种单据和现金管理。两个人相互配合互相检查,保障工作顺利进行。读者服务部要事前准备好比如图书丢失赔偿单、押金退还单、图书借阅超期罚款单等各种单据以及适当的零钱。技术部要先从服务器后台调取包括班级、姓名、读者证号等信息的当年所有毕业生的数据。最后服务部按照班级逐个查清每一个毕业生的图书借阅情况和账户状态。根据不同情况把毕业生图书借阅证号分别整理并汇总成表。

2 消息发布阶段

每年6月初在学校的内部网上发布“图书馆办理离校手续通知”。该通知要做到时间具体、要求明确,避免学生跑冤枉路。以下是我们设计的有关通知:“从今天起,图书馆开始以班级为单位办理毕业生离校确认有关事宜。请各系辅导员携带班级花名册与图书馆协商办理具体时间。如有不明之处,请与读者服务部联系。”这个阶段一定要做好计划安排,防止前松后紧、各系蜂拥而致的一窝峰乱象的出现。

3 具体办理阶段

图书清退工作之所以费时费力,是因为学生的情况比较复杂。比如有的学生有书没有归还,有的学生存在欠费,甚至还有的学生把书丢了。按照常规的办法,学生需要在图书馆不同窗口分别排队进行还书、缴费、罚款等操作。不仅浪费学生大量的时间和精力,而且大大加重图书馆馆员的工作强度。成百上千人在图书馆的排队也会造成秩序混乱、环境嘈杂、卫生脏乱等问题的出现。为此,我们事先把常见的情况进行分类,针对不同的情况区别处理,效果很好。

一般情况下,大多数毕业生此时图书借阅证上已经没有书了,并且图书借阅证账户上也不存在欠费或余额,可以直接盖章确认,并在电脑中删除有关信息。

特殊情况的处理:(1)图书借阅证上还有书没有归还,但没有超期,相应措施:让学生完成图书归还步骤后盖章确认。(2)图书借阅证上还有书没有归还,并且已经超期,相应措施:先让学生完成图书归还步骤,然后填写超期罚款单,交纳罚款后再盖章确认。(3)图书借阅证上还有书没有归还,并且书已经丢失,但没有超期,相应措施:先让学生填写图书丢失赔偿单,交纳丢赔罚款单后再盖章确认。(4)图书借阅证上还有书没有归还,并且书已经丢失,而且还超期了,相应措施:先让毕业生填写图书丢失赔偿单和超期罚款单,交纳相关罚款后再盖章确认。

2012年我们学院图书馆在做好充分准备的基础上把毕业生的图书借阅证分类排序:可以直接盖章的放在一起;需要交费的放在一起;需要还书的放在一起;需要退费的放在一起。图书馆经过与系毕业生辅导员充分协商,由各系派专人将有关交费和退费的图书借阅证集中办理。结果全院应届4000多名毕业生中仅有200多人因为有书没有归还需要本人亲自到图书馆办理。

实践证明这种方法,大大节省了毕业生在不同窗口反复排队等候的时间,极大地提高了工作效率。同时在很大程度上减轻了全院集中办理离校手续的压力。由于组织严密、协调高效,我们在办理毕业生离校手续的同时,还保证了阅览室的正常开放,没有对非毕业生的学习造成影响,极大地方便了读者。广大毕业生对这种办理方法评价非常积极、正面。

总之,与常规的办理方法相比这种离校手续处理方法,不仅简便、高效,而且节省人工,值得大力推广。参考文献

[1]马晶关于高校图书馆做好毕业生退证工作的探讨.科技信息,2009,20:674.

[2]李季平.基于“以生为本”理念高职院校毕业生离校工作探讨.江苏教育学院学报(自然科学),2012,28(4):84-86.

[3]沈兰.做好毕业生离校安全稳定工作的几点思考.经营管理者,2010,15:283.