浅谈施工单位强化工程档案的重要性

陈有玉

(贵州桥梁建设集团有限责任公司)

1 工程档案的基本内涵

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，从表现方式来看，有文字、图表、声像等。而工程档案是指在整个建设工程项目从酝酿、决策到建成投产使用的全过程形成的应归档保存的文件。它是工程管理的重要组成部分，其中主要包括的是基本建设项目在提出、评估、可行性调研、决策、施工、勘测设计、调试及生产准备、竣工使用等相关的文字、图纸、图表及声像等资料。换句话来讲，工程档案资料是真实记录施工过程，综合反映施工过程和施工质量情况的原始材料。工程档案具有的一般特点有三。其一是来源分散，内容繁杂涉及的领域较广;其二是其数量庞大，记录的形式也是多种多样。其三，是工程档案以建设某项目的过程为系统，是一个完整的整体。最后，工程工程档案还具有单一性、真实性和实用性等特点。档案的重要性要求对工程档案的管理要做到完整、准确和系统归档。工程档案要完整就是要全面收集工程档案资料，做到齐全无缺;准确性就是指工程档案中的文件记载必须是展示可靠，与实物和真实活动没有违背的地方;最后是系统性就是对工程档案的归档必须是条理有序，只有对工程档案的管理做到准确、真实和系统，它才能得以被有效安全地利用。

2 施工单位的工程档案的重要意义

2.1 直接关系施工单位的经济效益

工程建设产品与其他产品一样，只有质量合格后才能实现使用价值，也有一个优良优价的问题。而与工程建设产品评定质量等级的前提基础就是齐全的工程竣工档案。按照工程结算的的有关文件规定，如果想要所承建的工程得到一定的物质奖励，都是在工程交付使用一两年后再评定，而评定的主要依据就是工程竣工资料档案。评上这样的奖励，不仅给施工单位带来直接的经济效益，还有更重要是大大提升施工单位的企业形象和社会效益。此外，为了保证竣工资料的归档，现在的建设单位都实行扣押部分工程款的方式，施工单位的工程资料是竣工档案的主要组成部分，因此，假如施工单位的工程竣工的资料不能依照规定归档，就不能得到扣押那部分的资金。

2.2 检验和衡量施工单位信誉和资质等级的重要依据

每年资审时衡量判断建筑施工企业的等级的依据除了看施工单位的技术人员和设备外，更重要的是看施工单位已经承建了哪些与其资格等级相关的建设工程和这些工程完成后取得的质量等级怎么样。而这就要依据工程的竣工档案来做出判断，因为它具有应有的资料信息。

2.3 工程质量评定和工程产品出现质量问题处理与判决的依据

施工单位完成的某项工程是否合格，判断的方式除了在竣工时进行实测之外，最关键和最重要的就是依靠施工平时过程中，有观质量保证与分项分部工程中形成的检验评定等级的材料，及相关监理人员和监督部门人员测评的原始记录的资料。对这些资料的逐项评定的等级都是过关的，那相关部门就能对这项工程验收和交付使用，当时前提是平时对这些资料的收集都是齐全准确的。另外，建筑工程在完成后交给付建企业使用后，假如出现了什么问题引起双方的纠纷时，就必须借助竣工档案资料来解决。有的是属于使用过程中正常的难免会出现的现象，而有的是质量的问题，要对这些问题进行检测时候，不可能把建成的工程拔掉，因为这不仅涉及到施工单位的经济利益，同时还直接影响该企业的法律责任与名誉责任。所以，施工单位必须保存齐全的原始的工程档案来作为以后工程产品出现质量等问题来作为事实的依据。

2.4 城市建设档案的基础资料

城市建设的档案的主要来源就是每个施工单位在建设城市项目中积累起来的原始资料，即施工单位的工程竣工档案。整个城市的档案建设的说准就直接受到工程竣工档案资料的收集形成和编制管理的质量层次。可见，为了确保整个城市城市档案的完整性、准确性和有效及时性，充分让城市建设档案在整个国民经济建设和水水主义事业中发挥重要的作用，就必须首先要对基层工程的档案资料进行完整、准确及系统有效的管理。

3 强化施工单位工程档案管理的措施

3.1 加强对工程档案管理的意识

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这就给档案整理带来很大的难度。施工单位对工程档案的重要作用有的还是没有得到充分的认识，所以，就导致在工程建设管理的过程中没有重视对工程档案的管理。而在施工过程的现场中施工人员普遍都是非常繁忙的，所以一般都是被动地应付一些资料的整理。所以，对于设计档案资料收集管理的人必须提高他们的重视的意识，相关的监督人员也要实行定时或不定期的督导检查。必要的时候，还可以采取一些实际的措施，让档案管理工作与计量支付挂钩，真正保证做好档案管理工作。

3.2 提高对工程档案管理的资金和人才技术的投入

施工单位的领导要提高人、才、物在工程档案管理方面的投入。首先是，要把档案管理的基础建设例如到办公自动化的建设固话，同时建设，同步发展，不能滞后与办公自动化，以避免造成不应有的损失。其次，要加大对档案管理现代化的投入。随着科技的不断发展，档案管理也逐渐开始采用一些技术含量高的方式，需要的投资的经费也较多，为此，企业也把这项经费列为专项的投入。最后是要为档案部门配置齐全的先进设备，像计算机、扫描仪、传真机及摄像机等等，同时也要引进先进的人才，加快研制开发档案管理的应用软件，为现代化的档案管理准备充足的物质基础。

3.3 做好档案收集形成过程中的各项工作

在档案资料逐渐形成的过程中，需要在各个环节上都要做好。首先是对施工单位的工程档案的归档范围要明确，严格依照归档的范围来全面收集整理相关的材料，才能保证工程档案的完整性，为档案的进一步优化管理奠定良好的基础。其次，在工程项目施工过程中性成的文件材料，必须保证其真实性和有效性。为此，在有关需要责任人签字的地方必须保证石油其本人亲自签字，需要代签的要有责任人的授权委托书，这份委托书在最后也要一并归档保存，以确保档案资料的法律效力。最后，要重视审核竣工档案的工作。在工程项目竣工验收后，要把施工过程形成的各种文件材料，交给企业有关部门审核。具有审核职能部门的要严格认真按照档案归档的内容范围进行一项一项的对照，确保档案的完整性和真实性。

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［3］于亮.谈工程档案管理的问题及对策［J］. 经营管理者，2011，(4):125.