新时期提升民办高校办公室管理效能的探讨

丁 坤

丁坤/宿迁学院助理研究员,硕士(江苏宿迁223800）。

民办高校办公室主要职能是围绕学校中心工作，积极发挥参谋助手、综合协调、督查督办等，它是承担沟通左右、衔接上下的中枢机构。面对繁忙冗杂的办公室工作，我们理应主动分析，找出症结，探索创新，不断提升管理效能，为促进学校建设与发展贡献力量。

一、新时期民办高校对办公室工作的特殊要求

民办高校的运行机制和管理体制相比公办高校有其特殊性，有别于公办高校党委领导下的校长负责制。民办高校实行的是董事会领导下的院长负责制,院长办公会是学校内部运行的决策机构，举办方以董事会的方式实施对学校的管理,重大决策由董事会决定。相比公办高校，自由性和独立性更大。民办高校自身机制体制的特殊性,对办公室工作提出了特殊要求，工作思路、工作方式及工作作风都要适应并紧跟学校发展需要。民办高校大多建校不久,在组织管理、参谋协调、承办落实、监督检查等职能方面尚需进一步完善,日常工作繁冗复杂,许多工作需要打破常规。民办高校办公室职能多元化，工作任务重，在岗位设置、人员配备方面要更加精简灵活，工作人员要不断提高政治素质和业务技能，从而切实提升办公室管理效能。

二、影响民办高校办公室管理效能的原因分析

近年来经过不断探索与实践，民办高校办公室的日常工作慢慢步入正轨，但是仍然存在不少问题影响其管理效能，主要因素有：

（一）规章制度不完善，影响规范管理

规范健全的规章制度是高校科学发展的重要保障，但当前多数民办高校的首要任务仍然停留在规模扩张上，缺乏正规的管理和健全的制度。工作中，依然存在种种状况，很多规章制度间缺少衔接性，一些文件出台的时间缺乏科学、连续性。民办高校办公室工作强度大、事务繁杂，除了公文收发、印签管理、检查督办等一些常规工作外，还有诸如各部门工作协调，外事服务、来宾接待等辅助工作。面对如此繁冗杂乱的工作，没有一整套科学规范的规章制度和办事流程，极易造成管理混乱。特别是在面对一些重大活动、突发事件时，建立一整套科学的管理规章制度是至关重要的，这不仅能让办公室工作忙而有序，还能在一些关键时刻彰显学校的声誉，维护学校形象。

（二）队伍素质不高，影响管理

办公室是高校的服务性部门，办公人员素质直接影响到服务质量，。在实际工作中，大家往往会认为办公室工作就是整理文件、接打电话、端茶倒水等，谁都可以胜任，没有技术含量。因思想观念存在误区，办公室人员专业特长难以发挥，工作积极性大打折扣。民办高校办公室人员很少有外出学习和培训机会，造成他们工作水平很难上台阶，加上繁碎事务较多，科研时间有限，研究成果有限，晋级职称难度大，这种状况极易造成其思想散漫、学习意识不强，养成“不要创新，无法创新”的习惯，导致了工作水平降低从而影响办公室自身建设和发展。

（三）信息建设不快，影响高效管理

传统的办公方式，工作人员基本每天都在“办文、办会”的运转环节上费时耗力。信息化建设已成为新时期民办高校提升管理水平和工作效率的必然趋势，办公室要充分利用自身职能，积极收集和归整各种信息，以备为领导决策及时提供信息，而信息的收集离不开计算机信息技术。但由于办公经费的困扰，办公自动化系统难以得到大力推广。大部分民办高校都不同程度存在着办公室信息化建设不足、硬件设施不配套、资金投入少、办公条件差等问题。即使已经配备现代化的设备，应用也只是停留在表面，缺乏专业的信息处理。而办公室工作必须追求时效，不论是社会有关信息的传递和校内外重要情况的反馈，还是上级部门下发的文件及学校上报的请示，都需要迅速执行。传统工作方式不加以改进，信息化建设缓慢，必然会影响学校整体运转效率。

三、提升民办高等院校办公管理效能的路径

通过分析民办高校对办公室工作的特殊要求，以及探讨影响民办高校办公室管理效能的主要因素，建议民办高校办公室应着重加强以下工作，切实提高管理效能。

（一）转变管理理念，建设创新型办公室

民办高校办公室要站在学校改革和发展的高度，转变观念，从传统的一些低层次照章办事的事务性工作摆脱出来，实现完全创新型改变。民办高校办公室可以积极转变管理理念，引入现代企业先进的管理模式，有利于对机构的精简、办事效率的提高、实现效益最大化。以传统的民办高校办公室岗位五级设置管理为例，可以试行两级管理，主任下面设文秘、综合、党务、宣传、档案等岗位，层级压缩，精简人员，业务上直接受主任指导，定期实行轮流换岗。如此以来，所有人员都能独挡一面，成为名副其实业务能手，为提高办公室工作效能创造条件。

（二）加强制度建设，建设服务型办公室

民办高校办公室岗位精简，人少事多，工作琐碎繁杂，临时性和突发性事务颇多，没有完善科学的规章制度作保障，很难发挥管理效能。所以民办高校办公室管理应从全局出发，独自建立各项工作的规章制度和规范要求，加强制度监督检查和落实，按流程办事，减少主观随意性。例如，办公室可以根据各部分工作内容制定短、中、长期计划，形成办公室管理系统体系，真正做到忙而有序。要确保工作规范化，就要完善会议组织、公文处理等常规制度的建设，公文优质处理，会务工作应精简，档案规范管理，最大限度地提高管理效能。

（三）提升团队素质，加强学习型办公室的建设

每个办公室工作人员都应该具备一定综合能力和应变能力，包括观察分析、语言表达、文字撰写、统筹规划、涉外事务处理能力等，做到“既当专家又做通才”。针对民办高校办公室人员一岗多职状况，更需提高综合素质方能切实提高工作效率，倡导“工作学习化、学习工作化”的模式。同时，要注重优化办公室团队结构，稳定工作队伍。要正确选人，把工作认真、公道正派、具有突出业绩的管理者提拔到院办管理岗位，办公室工作岗位则吸纳一些文字表达、沟通能力综合素质较高的同志，努力建设一支协作配合的学习型团队。

（四）整合信息资源，建设数字型办公室

办公自动化随着互联网技术和计算机技术的发展，越来越成为一种必然的趋势。借助发达的电子邮件、办公QQ群、包括视频会议等网络工具，很大程度上简化了工作程序并节省办公时间、提高了办事效率，也大幅降低了行政成本，充分实现了资源共享。办公室应高度重视校园建设，利用各种资源建立高效的校园网，并启用如办公自动化、档案管理、图书信息、财务管理系统等，这样可以加速学校办公室资源整合，有效提高办公室管理。

（五）明确职责定位，激励型办公室

在工作中因职责定位含糊不准，经常出现互相推诿的现象，民办高校的办公室更需要讲求管理效能，而且必须对职责明确定位，这就需要建立一整套完善的体制，分清岗位责任和目标责任，针对专人落实每项工作，避免因职责划分问题出现重复工作、推诿等现象，更需要明确工作目标，以此为标准进行绩效考核。同时拟定配套一些激励措施，提高办公室人员工作积极性，从而有效保障工作的落实。还需建立考核工作人员的一整套监督体系，对于没有按要求完成工作的，给予相应的处理，对于很好积极完成的人员，给予适当的奖励。赏罚分明可以大大提高办公室人员工作积极性。要根据办公室人员的需求和特点，给予如科研，提拔，学习等机会。调动大家积极性，提高工作效率。

四、结语

随着我国高等教育事业的迅速发展，民办高校办公室要适应新时期的要求，审时度势，转变以往陈旧观念，界定自己工作职责，创新有效的工作方法，加强队伍建设、整合信息资源等，不断提升其管理效能，充分发挥桥梁和纽带作用，为民办高校实现从单纯的规模扩张向规范管理和内涵建设转变，提供科学规范的制度保障和更深层次的服务。

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