论网络环境下高职院校档案资源整合管理策略

2013-08-15秦美峰

常州信息职业技术学院学报 2013年3期

秦美峰

(东营职业学院山东东营 257091)

0 引言

网络环境下，高职院校档案资源整合管理就是借助于网络信息技术架构一个网络数字化软件平台，整合学校的管理、教学、科研、服务和各项活动的全部真实资源，变粗放被动型传统档案管理为集成型一体化档案管理。在网络环境下，档案资源整合管理模式的采用，不仅使档案馆的传统功能得以拓展，还会使档案利用率得到极大的提升，是新时期档案资源高效管理和高度共享的最佳选择。

1 网络环境下档案资源整合管理的必要性

1)档案资源整合管理是当前档案数字化网络化的发展要求。当前，随着网络信息的迅速发展和普及，社会各行各业的方方面面都受到了网络化和信息化的冲击，信息社会离不开档案信息资源的开发和利用，实现档案资源的网络化、数字化是档案现代化管理的发展趋势。信息网络的广泛普及，用户对信息的需求与日俱增，这就需要用户、信息网络和系统的密切结合，构建人机交互的社会网络大系统，这个大系统的搭建，单靠传统的单一的处理手段和方式是远远不够的，因此亟待一种能处理网络大系统的档案管理新模式出现，而这个新模式就是档案资源整合管理模式。

2)档案资源整合管理是档案馆自身发展的需要。随着网络信息技术的发展和推动，整合和共享信息资源已是档案界亟待解决的新课题。因此档案馆被动的档案实物管理已不能适应时代的要求，迫切需要的是便捷的传输和利用网络化数字化信息［1］。数字化电子信息这一管理对象的出现，使得档案馆必须迅速转变管理模式，实现档案信息的整合管理，为用户提供便利的网络化信息资源。

3)档案资源整合管理是满足用户个性化需求的需要。信息社会，人们对信息资源的需求日益增长，对信息服务的要求也越来越高。传统档案服务方式，用户利用档案资源既费时又费力，资源利用率极低。然而档案资源经过整合管理可以摆脱这些困境，用户可以打破时空界限，足不出户就可以实现自己的个性化需求，既方便又快捷。

4)档案资源整合管理是市场提高经济效益的要求。网络信息时代，人们的档案信息需求量与日俱增，这就需要各档案馆加大投入，花费更多的人、财、物来建设整合档案资源，提供多样化的服务来满足人们的需要。然而重管轻用、成本高而又利用率低的传统管理方式无法适应用户日益增长的多样化和个性化需求。因此，档案馆应大胆改革，创新管理模式，整合所有档案资源，根据信息彼此的关系进行匹配、优化、组合和筛选，形成相互关联的综合作用体，从而适应市场需求，减少成本，提升技术开发效率和经济效益。

2 网络环境下高职院校传统档案信息管理存在的现实困境

1)格式各异电子文件的被动接收导致档案信息难以全面收集。网络信息时代，高职院校在日常管理和教学中产生了大量各式各样、形态各异、分散孤立、存储各地的电子文件，它们既是学校不同时期各项活动的翔实记载，又是学校办学历史的真实反映。对校园文化建设有一定的积极作用［2］。所以，学校档案馆不仅要管理常规的馆藏信息资源和日常一些纸质文档，更重要的是管理那些分布在馆外各部门信息系统中的重要的电子文件、信息资源和档案，它们来自不同的系统平台，其格式结构形态各异。倘若依然采用传统被动的档案接收管理模式，完全靠立档部门的自觉移交，这样很难保证档案的齐全收集。即使移交及时，接收的电子文件也会因为格式各异和存储环境不同而难以共享管理。

2)应用系统的不兼容导致档案信息资源无法共享。高职院校进行档案资源整合管理的目的就是全校师生共享一个网络信息平台，该平台不仅是师生员工进行协同工作、信息交流的场所，还是实现档案信息资源高度共享的平台，从而实现管理和教学的网络化、现代化。因此，高职院校档案馆应在网络环境下构建一个档案信息管理系统，该系统必须具有能整合来自不同应用系统的各类信息，把分散在各部门应用系统中的各种电子档案进行完好收集，实现各类信息的规范管理和存档。当前，多数高职院校虽然已利用应用系统进行档案管理，然而由于各应用系统相互不兼容、彼此独立以及结构上存在差异等，系统之间不能进行信息互动、冗余度较大、数据格式不一致，因此数据无法进行有效分析和统一管理，决策支持不能达到最优化，资源共享更是无法实现。

3)单一被动的信息服务方式导致档案信息无法有效利用。随着计算机网络信息的迅猛发展和广泛应用，用户对信息服务的个性化需求也越来越高。然而传统的档案管理只为保管而保管，不重视资源的开发和利用，更谈不上考虑用户的个性化需求，所以传统的档案利用服务方式是被动的。尽管高职院校大多都已采用网上检索档案目录信息的服务方式，但由于没有实现全文上网，用户利用档案还必须到档案馆内调阅资料原件。这种服务方式既单一又被动，严重阻碍了档案信息资源的便捷利用，降低了资源利用率。

3 网络环境下高职院校实现档案资源整合管理的策略

1)利用信息整合，构建档案信息整合体系。信息整合是档案信息资源整合管理的基础。信息整合可从以下两个方面着手，第一是构建综合档案管理系统，整合馆藏信息资源。各高职院校档案馆经日积月累，其馆藏资源丰富、种类繁多，从电子类型上看一般分为文本、图像、视频、图形、数据库等，从档案门类上看有文书、人事、基建、声像、科技等档案。要实现档案的规范化、系统化和条理化，就必须构建综合档案管理系统，有效整合馆藏信息资源，实现资源共享。第二是构建档案协同工作体系，整合跨部门信息资源，实现信息共享。网络信息时代，随着办公自动化的推进，各部门的业务系统产生了大量的电子文件，多数是重要的档案资源，然而档案系统和各业务系统难以实现协同办公，由此导致了一些重要的有价值的信息、数据和资料无法及时归档，仍孤立分散在不同的业务系统中。因此，无缝连接各部门业务系统与档案管理系统势在必行，构建完整的档案协同工作信息体系，整合跨部门信息资源，实现信息共享。

2)利用管理整合，搭建档案资源关联桥梁。为了使档案价值最大化发挥，可在零散孤立的档案信息之间搭建关联的桥梁，实现协同管理资源共享。虽然信息整合已在统一的网络环境下把不同类型不同门类的档案信息整合起来，但是信息的简单堆集不利于存储和利用，所以，需要有效的管理手段和方法，优化整合各类档案资源，在不同门类的档案资源间搭建关联桥梁，增进各自的效用和协同作用，经过多维分类、聚集筛选和分析汇总，尽可能地提升信息资源管理效能，最大限度地实现资源共享［3］。

3)利用服务整合，建构多位一体的个性化服务。服务整合就是打破传统服务方式，创新服务内容、服务手段和服务理念，探寻最佳服务方式。传统档案服务是与用户需求脱节的、分散的服务，用户需要某一主题信息，常常要经过一系列审批和跨越多个部门才能获得，甚至得到的信息还不理想。而服务整合则从用户的个性化需求出发，创新档案服务方式和手段，有机融合分散的档案服务和档案资源，使综合服务能力达到多元化、专业化和集约化［4］。利用信息整合构建的信息自由通道与管理整合搭建的信息互动环境，可使服务整合打破时空限制，冲破部门单位壁垒，实现档案信息传播、档案知识、档案咨询、信息自助等服务，为用户提供方便快捷的、多位一体的个性化服务［5］。服务整合不仅把用户需求渗透到档案业务管理中，还确保了档案信息资源的高度共享。