高校人事档案管理存在问题及对策

胡 燕（常州市广播电视大学，江苏常州，213001）

我国人事档案制度自上世纪50年代全面建立以来，对于促进干部队伍科学有效管理，推动国家的政治、经济和文化等建设发挥了重要作用。高校人事档案是国家人事档案的重要组成部分，重视并加强高校干部人事档案管理工作，对于历史地、科学地考察、选拔和任用干部，促进高校全面建设，推进高校教育体制改革具有重要意义。

一、高校人事档案管理工作中存在的问题

高校人事档案工作作为高校政务工作的重要内容，对于保障高校干部队伍建设，促进高校教育工作发展具有重要意义。但由于历史以及制度等原因，当前高校人事档案管理工作中还存在一些突出问题，主要表现在：

档案意识淡薄。高校教职工对档案的重要性认识不足，归档意识普遍比较淡薄。比如有些教职工为适应教育改革形势发展，会选择离岗进修、培训或出国留学等，对于在此过程中形成的诸如入学、结业、毕业登记等相关档案材料，不能主动、及时交与人事档案管理部门存档，而人事档案管理部门往往因为各种原因不能及时收集到位，从而在一定程度上影响了档案的准确性和完整性。

档案内容不准。有些档案材料所记载的内容前后不一致，失真失准的现象比较突出。如“三龄一历”信息，出生年月公历、农历填写随意，且没有相应说明；有的出生年月在不同材料中出现多个不同的时间记载；参加工作、入党入团时间在不同材料中显示不一致；基础学历在不同材料中不一致，有的越填越高等。

档案材料不全。有的年度考核表、履历表短缺，或虽有表格但未加盖公章。有的如学历、培训、职称、奖励等档案材料，仍滞留在个人手中，不能及时上交、收集归档。

管理条件落后。人事档案管理有其特殊要求，比如需要设立专人管理、单独存放、确保保密安全等。但一些高校人事档案管理人员配备不到位、设备设施落后、信息化技术应用不足等，都在一定程度上影响了人事档案工作的有效开展。

利用效率较低。提供利用是档案工作的价值目标之一。随着我国社会主义市场经济体制的不断完善以及教育体制改革的不断深入，高校教职工由“单位人”变成了“社会人”，人才交流、人员流动成为必然，人事档案利用率理应提升，但从实际情况看，目前高校人事档案的利用率仍不高。

二、高校人事档案管理工作存在问题的主要原因

高校人事档案管理工作之所以存在以上问题，主要原因有以下几个方面：

一是认识不到位。由于受传统观念的影响，一些高校只注重追求教学成果，忽视档案法律法规的宣传教育。特别是有些领导对人事档案工作重要性存在认识偏差，认为人事档案管理工作无非是保管好个人资料，需要用时能找到就行，平时对人事档案工作关心不多、关注不够；一些教职工存在档案工作与己无关的思想，对支持和维护人事档案工作缺乏热情。

二是投入不到位。随着教育体制改革的不断深入，特别是受经济利益驱动的影响，一些高校对人事档案管理工作舍不得投入，在人员配备、资金投入、设备配备、现代化管理手段应用等方面，都存在不到位的现象。

三是制度不健全。由于高校架构以及管理体制的松散性，加之人事档案管理力量相对薄弱，导致人事档案管理在制度建设方面存在缺陷，制度陈旧、不规范、不完善的问题比较突出。由于缺乏规范、完善的管理制度，人事档案管理缺乏科学依据，加之档案工作人员配备不足，工作中力不从心，多忙于应付，以致人事档案管理工作随意性很大、应急性很强。

三、加强高校人事档案管理工作的对策

1.坚持以人为本，切实加强档案队伍建设。首先，要加强专职档案人员配备。在人员选配上，既要注重政治素质业务水平，还应注重综合能力。信息技术的广泛应用是档案管理工作的时代特点，档案管理工作人员必须具备能够熟练操作应用计算机及相关档案管理软件、网络化管理的技能，从而为人事档案材料的收集、整理、传递和提供优质高效的服务提供保障。当然更为重要的是要热爱岗位工作。人事档案管理是一项重要却又平凡的工作，日常档案材料的收集、整理以及档案的利用服务等工作琐碎、繁杂，只有具备勇于吃苦、甘于奉献的人才能做好工作。

其次，建立健全档案工作网络。学校下属的各院、系以及各院、系内部，应根据机构的不同性质和等级，设立相应的专职或兼职档案员，建立全校上下联通、层次分明的人事档案管理工作网络，从而为档案工作的有效开展提供队伍保障。

2.加大宣传力度，切实增强全员档案意识。高校人事档案工作是一项基础性工作，也是一项与广大教职工切身利益息息相关的工作，管好用好人事档案，于公于私都十分重要。因此，加强档案法律法规的宣传，切实增强全体教职工的档案意识十分必要。高校有关部门应结合高校教学工作实际和点多面广的特点，开展定点咨询服务、典型事例宣讲、专兼职档案员定期培训等形式多样的档案宣传活动，使每一位教职工都能认识到，档案工作不仅是单位组织的事，也与自身的工作和成长进步密切相关，从而为人事档案工作的有效开展提供环境保障。

3.建立健全制度，确保档案工作规范开展。档案资料的收集、移交、整理、保管、利用，都是人事档案工作不可或缺的重要环节。只有针对不同的环节，建立相应的工作制度，保证各个环节规范有序，才能确保人事档案整体工作的规范运行。从实践看，重点要建立完善以下制度：一是收集登记制度。档案资料的收集登记是档案工作的起点，也是最重要的环节。高校要针对自身特点，如每学期或每学年教职员调整、定期内外交流培训、特定时期的机构人员调整等特殊情况，制定科学的档案资料收集登记制度，不仅要明确移交归档的档案资料范围，而且要明确移交归档的时限，以确保各团体组织、各部门的档案材料能够在第一时间移交至档案管理部门，避免任何组织或个人无故积压滞留应归档材料。二是督促移交制度。对应归档而未能按期移交归档的档案材料，人事档案管理部门应及时发出提示或催告，督促相关部门或相关人员在规定时限内提交归档。对逾期不归的，应追究相应责任。三是查核验收制度。档案管理部门对收集或接收移交的相关档案资料，应根据人事档案管理的有关规定，进行严格的查证核验。对不应入档的材料，一律不予入档；对应当入档的，应认真查核其真实性、完整性、规范性，确保入档材料的质量；对材料不全而需要相关部门或相关人员予以补充的，应及时提出补充要求，并明确提交补充限期。四是规范利用制度。随着教育体制改革及高校管理体制改革的不断深化，人才市场化必然带来高校人员流动量的上升，人事档案利用率必然提高，建立和完善高校人事档案利用制度，已越发显得重要和迫切。

人事档案是反映一个人历史面貌的真实记录，高校人事档案工作是高校师资队伍建设中重要的基础工作，也是衡量学校管理工作水平高低的标志。随着教育改革的深入发展，高校必须进一步坚持依法治档，切实加强人事档案管理工作，不断提升人事档案管理的整体水平，促进高校档案工作走上更加规范化、制度化、科学化管理的轨道。

[1]唐晶.当前我国人事档案管理发展方向的探索[D].山东大学，2007.

[2]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008(3).