如何加强独立学院的试卷管理工作

潘燕敏

（广东外语外贸大学 南国商学院 教务处，广东 广州 510545）

经过十多年的改革发展，独立学院已逐步建立相应的考试管理制度。考试管理规章制度中的试卷管理，是考务管理的重要内容，是教学质量检查的重要方面。加强试卷管理工作，是提高考试工作质量的重要保障。

一、独立学院的试卷管理中存在的主要问题

（一）试卷管理的规章制度有待完善，系统性和适用性不强。

独立学院因为办学时间短，缺少时间、经验的积淀，教学管理制度的起草、出台较为仓促，一部分独立学院在办学初期直接照搬母体学校的管理制度。母体学校的制度固然有其先进性、系统性，然而在实际的操作中，与独立学院自身的情况不太相符。《独立学院设置与管理办法》指出：独立学院是普通高等学校与社会组织或个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。[1]它属于公益性事业，具有自负盈亏的财政收入特点，这些因素决定了独立学院与母体学校的实际情况不尽相同，其机构设置更精简，人事制度更灵活。若将母体学校的管理制度照搬到独立学院中，相当一部分的制度必然会导致操作困难、适用性不强等问题，而且未形成系统的试卷管理制度。

（二）试卷管理工作存在漏洞和不足。

1.涉卷人员多，漏题风险大。

试卷在命制、审批过程中，经过任课教师、教研室主任、系（部）主任、教务秘书等相关人员，环节多，漏题的风险大。[2]由于保密意识不足，容易出现试卷泄密的情况。由于缺乏专门的试卷印制中心和人员，协助印刷试卷的人员多，若监管不位，残缺、作废的试卷、蜡纸等可能造成试卷泄密。试卷的交付、印刷后装箱、搬运、存入保密柜等环节的协助人员多，有的考务管理人员甚至安排学生协助；考试前，监考教师领取试卷到考场期间，对试卷的保管保密工作不严密，上述这些情况都容易导致漏题。

2.复习提纲雷同率高。

在组织学生复习时，部分任课教师有意无意地在课堂中划出复习重点，有些复习提纲与试题雷同率很高。有的教师命制的试题与往年的雷同率高，下一届的学生容易从上一届的学生中得到考试的试题。

3.试卷评阅未能全部实行流水作业，容易影响评阅的质量。

个别公共基础课实行流水阅卷，但是总体而言覆盖面不够广。要进一步保证试卷的评阅质量，确保评阅的公平、公正，公共基础课和覆盖面大的专业基础课应实行教考分离；多人讲授的同一课程，一般应统一命题，统一评分标准，并统一阅卷。[3]

（三）对试卷管理的认知度和规章制度的把握不够。

1.考务管理人员自身对制度的把握不够。

独立学院的考务管理人员普遍年轻化。考务管理人员缺乏工作经验，对试卷管理、试卷保密等工作的重要性认识相对不足，对国家保密局《国家教育考试考务安全保密工作规定》及学院的考试管理规章制度，特别是试卷管理的规章制度不够了解。在实际工作中，难以抓住试卷管理工作的重点环节，也较难把握管理的细节。由于自身对制度的认知及掌握度不够，在试卷管理的工作中，难以当好组织者和管理者，导致管理的效率不高。

2.教师对试卷管理的重要性认知度不高。

独立学院的教师对考试工作的试卷管理的重要性认知度不一。对试卷管理的重要性认识度不够的表现在：组织复习时为学生划复习重点，复习题与考试试题的雷同率很高；在监考过程中，不认真履行监考职责，无视、纵容学生的违纪行为；试卷评阅中评判标准不一，利用提高平时成绩的比例，来调高总评成绩等。只有养成正确的认知态度，才能更好地完成试卷管理的各环节工作。

（四）试卷管理、保密的硬件设备不足。

独立学院对教学的经费投入正在逐年的增加，其中包括用于试卷保密设备的添置。如完善学院保密室的保密设备；建设标准化考场，用于各类的国家等级考试等。由于投入的经费有限，没有成立专门的试卷印制部门；没有专人负责试卷的印刷、装袋、密封；系（部）办公室的计算机是公共办公设备；移动硬盘也没有实现人手一个；用于保管试卷的保密柜，不仅用于试卷的保密，还另做它用。这些硬件设备的不足，不利于试卷的保密和管理。

二、独立学院试卷管理存在的问题

（一）缺乏教学管理的质量保障体系。

许多独立学院虽然意识到人才培养的质量是最终质量，但对教学管理、过程质量不够重视，所建立的保障体系没有把条件、过程、结果三个方面的质量作为一个完整的系统来考虑。[4]部分教师，管理人员缺乏对教学管理系统性的认识，他们更加重视课堂教学和科研，忽视课前课后辅导，复习考试等环节。其实教学管理过程是一个具有严密性、系统性、循环性的工程。试卷管理是教学管理的重要环节，与教学的其他环节是密切相关、不可割裂的统一关系。

（二）管理人员队伍不稳定。

负责试卷管理工作的系（部）教务秘书，他们面临的现实是：岗位工资不高，职位晋升难，职称评定难，工作烦琐，压力大。对于大多部的青年教师而言，找不到更好的发展之路，他们或者竞聘其他岗位，或转为教师，更有甚至会离职。这是管理人员队伍不稳定的原因。

（三）试卷管理方面投入的经费、时间、精力不足。

提高教师的素质，提高教学质量，打造学院的品牌成为独立学院的当务之急。学院对于考试环节中的试卷管理常规工作，缺少必要的时间、精力的投入，在经费投入方面也显得后劲不足。系（部）领导、教师则将大部分时间、精力投入到课堂教学和教学科研方面。日常的教学、考试管理这些具体的工作则由教务秘书来承担，并保障其正常运作。系（部）领导对常规管理工作缺乏必要的指导和监管。对常规工作的态度是：只要不出大问题，就无大碍。

三、独立学院加强试卷管理的对策

教学全面质量管理是对形成教学质量的各种影响因素进行的科学管理和控制。[5]试卷管理是考试管理工作的重要环节，而考试管理又是属于教学管理中的一环。三者是大环套小扣，环环相扣，各环之间相互联系，相互促进，形成有机的循环体系。要研究试卷管理这一环，就应将其放在这个全面、系统、有机的体系下进行，不能将其视为孤立的管理环节来研究。加强试卷的管理将有利于推动教学改革，有利于提高本科教学质量。结合独立学院的实际情况，对试卷进行有效管理应从以下三方面着手。

（一）对试卷实行全过程管理。

过程管理是指使用一组实践方法、技术和工具来策划控制和改进过程的效果、效率和适应性。包括过程策划、过程实施、过程监测（检查）和过程改进（处置）四个部分。[6]对试卷实行全过程管理，设定试卷管理质量的目标，将目标细化到每一个阶段，每一个环节；在实施工作过程中加强监控，对偏离目标的及时予以纠正和修复；成立考试领导小组检查试卷管理的目标实现情况，及时改进、总结。

（二）对涉卷的人员进行全员管理。

对涉及试卷的命题组成员进行全员管理。包括教研室主任、系主任、教务秘书（负责考务管理工作的）、教务处考务科工作人员、文印室工作人员、协助印制试卷的系、部教师。要求所有的涉卷人员必须有高度的责任心和保密意识，要严格遵守保密守则。教务处加强对试卷保管、保密的监控；网络技术中心加强对网上安全的监控，特别是散播考试答案信息的情况，应严查到底，对不遵守保密规定，造成试题泄密的人员，坚决按《教学事故处理办法》给予严厉的处理；相关的部门领导应负领导责任。对学院造成极坏影响，造成严重后果的相关人员将上报相关的国家部门处理。实行系列的有力措施确保安全、良好的考试环境。

加强全员管理，一方面体现在：对全员进行试卷管理、保密规章制度的深入学习。“全员”不仅涉及试卷、可能涉及试卷的教师，管理人员，院系领导，还有包括学生，在全体师生员工中形成统一的质量管理理念。

（三）对试卷管理实行全方位管理。

在试卷的命制、审核、印制、保密、发收、批阅、装订、复核、封存等多个试卷管理环节，对涉及和影响试卷管理的多种因素进行综合性管理。

1.制定试卷管理规章制度。根据独立学院的实际情况，制定本科课程试卷命制的规定、试卷的保密规章制度、试卷印制管理规定及评阅试卷、录入成绩、装订试卷等管理规定，形成完整、系统的试卷管理制度。制定制度应注意：职责明确、责任到人、责权统一。

2.建立课程试卷管理质量指标体系。下设五个一级指标：一是考前准备；二是考试命题；三是试卷印刷、保密；四是试卷评阅；五是试卷归档。在一级指标下设若干个二级指标，为每个二级指标建立具体的评价等级标准。采取自评及考评两方面结合进行质量的测评。

3.建立健全试卷管理的质量监控制度。试卷管理监控是提高试卷管理工作的有效措施。试卷管理工作环节多，任何一个因素或环节出现问题，都将影响试卷管理的整体工作，对考试工作产生直接的影响。建立健全试卷管理的质量监控制度，在出现偏离原定的目标后，及时纠正。确保考试的公平、公正；准确地反馈教学的质量和教学的效果，推动教学改革；促进良好的教风，形成良好的学风，最终提高学院的教学质量和办学声誉。

首先，建立院、系两级教学督导制度，对教学各环节的工作进行监控。在试卷管理中主要针对试卷的命题质量，试题的审批，试卷的评阅质量，成绩分析等环节进行监控。逐步引导独立学院的试卷质量管理向符合本科人才培养方案要求的方向发展。其次，健全教务处的监管机制。教务处对试卷管理工作要认真履行监管职责，不偏不倚地执行相关的规章制度。如对试卷的抽查情况汇总，对试卷评阅质量高的系（部）给予表扬奖励，对屡次出现评阅质量差的系（部），存在严重纰漏的系（部）教师严格按照相关的规定处理。通过定期抽检反馈，逐渐增强试卷管理的规范意识和责任意识，强化全体教职员工的试卷管理的质量意识。

基础性的常规工作既不像评估，通过一两年的努力，会有好的结果，又不似教学、科研，付出了时间精力会有教学、研究成果。常规工作需要管理者长期不懈地努力，在短期无法预见其显著的成效的前提下，仍要冷静、扎实地埋头苦干。经过多年的实践，独立学院逐渐摸索总结出适合自身实际情况的管理经验，正在不断地对原有的规章管理制度进行修改、补充。建立科学的管理制度，使学院做到“有章可循，奖惩分明，措施到位，管理有序”[7]实行有效、科学的试卷管理。

4.加强院、系两级试卷的保密管理。教务处、系（部）领导及考务管理人员严格执行试卷管理规章制度。系（部）领导认真研究和布置有关考试的各项工作。如在组织命题时，使用统一的试卷用纸、排版格式，规范考试形式，考试的形式应执行《人才培养方案》或课程教学大纲的规定，切忌出现教师随意自定课程的考试形式的现象。组织好学生的复习工作，杜绝个别教师在复习课上划“考试题纲”、“考试复习重点”等，变相发生泄题的现象。试卷印制做到清晰、准确，避免出现错印、漏印的情况。需发放草稿纸的课程，需在课程试卷上标注清楚，并在试卷袋面上注明草稿纸张的数量。印刷过程中印坏、印错的试卷，以及速印机的蜡纸，须在教务处负责人的监督下，由文印室负责人统一销毁或用碎纸机粉碎，不得由其他人带离文印室。试卷印制期间接受教务处的监督。

另外，试卷装袋密封后，保密工作转移至各系（部）考务秘书。检查保密柜是否完好无损，期间做好保密柜，办公室门窗等的安全。考试前，做好试卷的签发、签收的工作。试卷评阅结束后，组织教师做好成绩录入、试卷的装订、试卷复查及学生查卷等环节工作。

5.对教师的工作、教学管理人员的管理、学生的学习进行管理，对涉卷的教务处、保密室、文印室，可能涉卷的网络中心、图书馆、学生处等部门、中心、馆、处加强管理。学院所有的部门各尽本职，积极配合，严格执行试卷相关的管理规定。

6.加强制作、印制试卷的设备管理。保密工作中，要加强对存有试卷的计算机的保密工作，如办公室的公共计算机的保密管理，特别是教学秘书、教研室主任、系主任的计算机更应增设密码，并不定期重新设置密码，以确保电子版试卷的安全性。尽可能少使用邮箱发送电子版的试卷，使用加有密码的U盘更加有利于提高试卷的安全性。印制试卷的速印机，复印机、打印机等设备也应加强管理。命题、印制试卷的时间段时，严格执行保密规定，避免让学生使用系办公室的计算机等相关的打印、复印设备；禁止无关人员进入试卷印制室，对协助系（系）印制试卷的教师，行政人员要实行准入登记手续，参与试卷印制的工作人员与系（部）领导签订试卷保密责任书。

独立学院的试卷管理工作是十分重要的常规工作，也是琐碎复杂的系统工程。学院领导及管理部门要积极探索适合自身学院发展需要的管理方法和思路，努力提高管理水平，将试卷管理工作当做一项长抓不懈的工作，保证试卷管理工作走向科学化和规范化。

[1]http：//www.gov.cn/flfg/2008-03/07/content_912242.htm.中华人民共和国教育部令第26号，2008.2.

[2]张开芬.关于大学试卷管理问题的探讨[J].商界论谈，2012.

[3]广东外语外贸大学南国商学院本科学生考试管理暂行规定.广东外语外贸大学南国商学院学生手册，2012，8：73.

[4]杨洁，温辉，刘运材.独立学院教学质量保障体系研究[J].广西教育，2012，8：75.

[5]王碧云.我国普通本科高等学校教学质量内部保障体系构建[D].武汉大学硕士论文，2004，4.

[6]http：//baike.baidu.com/view/1446060.htm#3，百度百科.

[7]夏凤琴.独立学院教学质量内部保障体系的构建[J].吉林省教育学院学报，2011，1（27）：48.