ILAS个别登记帐自主开发与在数据审校中的应用

2013-08-15王军平

太原城市职业技术学院学报 2013年2期

王军平

（河南省许昌学院图书馆，河南许昌 461000）

一、格式设计

从采访管理进入验收管理，再进入个别登记账，ILAS自带格式中，提取项目只有条码号、题名、索取号、馆藏地点、ISBN、出版社、卷页、责任者、价格等等。只有这少数项目，就想运用账单统计找出编目数据的全面错误不太可能。经笔者多年的实践探索，觉得增加如下项目，能很好地查找出编目数据的错误，如数量、分类号、版本、010d、总价、批号、馆藏分配地点、记录号、附件、光盘号、文献流通类型、出版年、馆藏地点等等。进入格式设计，只需稍稍增加些统计提取项目，既使审校数据高效省力，又能完整精确地查找出各种数据错误，后面再逐一查看数据时，就不用担心数据的各个点都会出错，前面统计提取过的项目无需查看，只需看着几个重要的点即可。

（一）增加项目

点击格式设计，接着双击任一项目表格，让表格变成黄绿色，然后点击它往右上拖拽，就可以增加项目表格，只要修改它的名称和代码，就变成新的提取项目了。

（二）项目提取代码

经笔者反复寻找和试验，找到如下项目代码：出版年——210d，馆藏地点 ——HLDe，091d——091d，010d——010d，附件——215e，光盘号——307a，文献流通类型——HLDf，总价（原币套价*数量）——ACQl*ACQo，记录号——ACQd。

（三）布局的调整

左上角长方格——输出条件，让左右上下都居中，选稍大字体以便于查看。

利用率较低的项目可以两项在一起共用一个方格，需要提取某个项目就设置某个项目的参数。设置提取项目的总数约17个，依据提取内容的长短和需要，设置表格适当的宽度。比较重要项目位置靠前，需要相互比较的项目相邻摆放设置。根据笔者的实践经验，依以下顺序比较好用：序号、条码、题名（书名）、责任者、索取号、分类号、记录号、ISBN（或者光盘号）、出版社、批号、数量、010d（数据上标示的价格）、馆藏分配地点（或者091d统一书刊号）、馆藏地点、文献流通类型、版本、页码（或者210d出版年）、价格、总价（或者附件）。

（四）参数的设置

项目显示位置设为上下居中，左右设为居左。但是版本、数量、价格等宽度较短的项目位置设为左右居中。数量、价格、分类号、索取号、010d、总价、版本需要选上字段合计，以查看合计的结果。例如，比较索取号与分类号字段合计结果，能看出它俩是否一致，若不一致，就可能哪里数据中索取号或分类号有问题，需要查改；查看版本项字段合计能看出这页数据上是否有版本显示。010d（数据上标示的价格）、价格和总价的比对，查看它们是否一致，210d（出版年）字段合计结果能看出是否月份多写了。

如果账单统计表上没有自带提取代码的，需要试验、寻找提取代码，找到相应的字段代码，把代码粘贴在字段代码处就可以用了。

二、运用个别登记账

用个别登记账查看大部分项目时，一般都勾选“条码合并输出”，因为条码合并时输出的条数少、页码少，一大批编目数据往往都好几千条、几十页的，比较庞大。但在检查每一册书的条码、流通类型、馆藏地点时，就要选择条码不合并输出，即不勾选“条码合并输出”，因为要查看每个条码数据的情况，即查看每单册书的数据。

（一）查看条码

选择按条码项排序，查看条码序列前后头有无异常条码，利用记录号能轻松找到问题数据，再修改问题。因为记录号是单纯的数字，是唯一的，像数据的身份证号，又简单，所以按记录号检索查找数据是最快捷的，比按用题名、条码、索取号、ISBN等都高效。笔者让图书公司修改数据时，基本都用记录号记录某条数据，检索时，中文数据无需输入前面的一长串零，但记录号项目是要自主添加的。

大批量加工的图书，提取个别登记账，选择“条码合并输出”时，一般复本的条码都是连续的，很少断裂，每种书条码正常的是连续一段一段的，某某到某某，看到哪条数据的条码不连续时，那条数据可能就有问题，就要查询清楚，比如是否条码缺漏、条码重复、条码漏数字或多数字、数字写错等等，这些要依据编目员的实践操作经验检查和综合判断，找到错误并修改它。不勾选“条码合并输出”再提取一次，选择条码排序，查看条码是不是异常。在一大批图书编目加工完成后，一整批编目数据都一次输出，查看条码是不是都连续，可以看出条码输错或漏输的错误。此外，再看看流通类型和馆藏地点，因为这两项也只有在不勾选“条码合并输出”时才显示，这两项后面会有专门详述。

（二）查看题名、责任者、出版社、页码、ISBN

按题名、责任者、出版社、页码、ISBN等逐项排序，空白、数字、符号、空格开头的异常内容都会排在前头，改之，也会有非正常内容的数据排在最后。排在中间的数据，大致浏览，审校数据经验多了，对数据很敏感，有异常的内容能觉察它的突兀性，按记录号检索修改它们。

（三）查看分类号和索取号

按分类号和索取号先后排序，异常内容如空白、数字开头、空格、符号开头、头字母小写等就会显示在列表前后头，改正就行。尤其要小心的是，大写字母O被写成数字0的，这0类的分类号和索取号会被排在前头。再检查下中间位置的分类号和索取号。

再查看比对页面底部分类号和索取号小计，两者合计应该是一样的；若不是，则要比对每条数据分类号和索取号，找到问题。应注意的是，分类号只分到一级类目，只有字母，合计时，每个算零，但合计索取号时算种次号的数字，索取号合计就会大于分类号合计。

（四）查看运用光盘号、附件、010d、出版年

这四项是自主添上，运用它们能检查这些信息。光盘号、附件、010d出现于带光盘书数据。标示是字段215e：光盘N片；307a：本种书光盘号为；010d价格（含光盘）。

（五）查看记录号、数量、批号

这三项也是添加项目：记录号，能快速找到数据，用时无需输入前头的几个0；数量，查看了空白项后，再与条码个数比对，结合验收分类统计检查条码漏输等；批号，查看批号正误和数据的批次。

（六）查看馆藏分配地点

馆藏分配地点如003:1,001:2,即代码003中文版本一册，代码001中文书库两册。按馆藏分配地点排序，前头如有空白、004、001:0等异常，凭经验判断是否正常。

（七）查看版本

按版本排序，空白在前头，中文数字和花哨版本标注就在后头，找到错误，修改后，检查数据时就无需看版本项了。

（八）查看价格、总价

按价格排序，寻找异常项，修改之。接着再比对和010d价格合计，然后看价格和总价是否是倍数关系等。

（九）查看馆藏地点

查看馆藏地点时，在提取数据界面要让“条码合并输出”项空着，不选择它，让输出的数据是一个条码一条单列数据。再按馆藏地点排序，这样馆藏地点空白的就排在前头了，如果编目的是中文图书，那么馆藏地点错误输入的如“西文书库”“西文版本”等就排在“中文版本”和“中文书库”前头了，接着看看排在“中文版本”和“中文书库”后头的错误馆藏地点，然后都把错误馆藏地点数据找出来，修改之。西文图书编目数据处理方式相似。

（十）查看文献流通类型

此项与馆藏地点项目查看办法类似，也是不合并条码，让输出的数据一个条码一条单列数据。按文献流通类型排序，如果是中文编目，文献流通类型项目，中文版本代码是005，中文书库代码是001，一排序，前头是001，后头是005，凡是出现空白，其他代码的无疑是错误文献流通类型，找出图书数据的记录号，意义检索改之就是。西文图书编目数据处理方式类同。