加强水利项目档案管理工作的建议

王文平

（水利部综合事业局，100053，北京）

档案是历史的真实记录,是国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理是重要的基础性工作,是一个单位对事业发展作出重大决策的重要依据。水利项目档案，是指开展某项水利业务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是反映该水利业务活动开展全过程的重要凭证。档案管理工作的总体目标是确保各项信息档案能够安全、有序与共享应用。

一、水利项目档案管理工作中存在的主要问题

党和政府历来重视档案的管理工作，国家有关部门先后出台了《重大建设项目档案验收办法》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《水利工程建设项目档案验收管理办法》等，这些制度与规定的出台对规范水利项目档案管理和档案的有效利用起到了积极作用。然而，在大规模水利建设的兴起中，在水利项目档案的现实管理中，目前还存在着一些不容忽视的问题。

①个别水利单位领导对水利项目管理重视不够，致使水利项目档案管理部门的脱节。一个水利项目是经过立项、实施到验收等不同环节由不同部门分阶段完成的。水利项目档案也是由立项文件、实施过程文件及总结验收文件等不同阶段性资料组成的。由于个别水利单位领导对水利项目档案管理不够重视，不能统揽全局，缺乏统筹思维，没有把各阶段不同部门形成的水利项目资料作为一个相互衔接的有机系统来管理，致使水利项目档案管理部门的脱节，各阶段形成的档案材料分散在各部门，最终不能形成完整的水利项目档案，不能形成有价值的项目档案留存。

②个别水利单位水利项目管理制度不够健全，致使一些水利项目资料丢失。水利项目档案资料的收集、整理、立卷、归档贯穿于水利项目档案管理的全过程，渗透在水利项目实施的不同阶段。及时、准确地收集和整理每个阶段形成的项目档案资料是档案管理工作者的重要职责，而建立健全完善的水利项目档案管理制度是履行这一职责的保障。由于个别水利单位的水利项目档案管理制度不够健全，档案管理工作者不能及时开展水利项目档案的收集整理工作，致使一些散落在个人手中的水利项目资料丢失。

③个别水利单位将水利项目档案束之高阁，致使档案成果不能得到很好利用。水利项目档案是水利项目实施而形成的最终成果，它是实施水利项目的经验或教训的总结，对其他水利项目的实施有着重要的借鉴意义。个别水利单位在一个水利项目结束后，便将形成的水利项目档案束之高阁，致使最终形成的档案成果不能得到很好地利用，一些具有推广意义的水利项目成果得不到有效的推广，甚至会出现水利项目重复申报、重复研究的情况，造成人力、物力、财力等资源的浪费。

二、对加强水利项目档案管理工作的建议

加强对水利项目档案资料的收集和整理工作，有效地保存和利用水利项目档案，为水利事业的发展服务，是水利项目档案管理的目标。要实现这一目标，就必须强化水利项目档案的管理。

①充分认识水利项目档案管理工作的重要性。水利项目档案管理是水利业务活动的重要组成部分，贯穿于水利业务活动的全过程。水利项目档案管理水平在一定程度上反映出水利项目的管理水平，它是水利项目实施过程的客观反映，是水利项目质量管理的重要成果和宝贵资料。加强对水利项目档案工作的组织领导，就是要建立完善水利项目档案管理工作责任制，把水利项目档案管理工作融入水利项目实施和管理的全过程，从一个水利项目的立项开始，主管领导就要指定专门部门和人员负责项目档案的收集整理工作，做到有安排、有人员、有目标、有时限、有检查、有落实，做到水利项目档案工作与水利项目建设同部署、同实施、同检查、同验收。凡是水利项目档案验收不合格的不得通过水利项目验收。只有这样才能确保水利档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

②进一步完善水利项目档案管理制度。建立和完善适合水利单位实际的水利项目档案管理制度，是做好水利项目档案管理的重要保证。通过制度来保障水利项目档案纳入水利单位的统一管理，从而提高水利项目档案管理的完整性和安全性。通过建立“定期召开水利项目档案工作会议制度”，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的协调，确保水利项目档案的收集与水利项目的实施同步进行；通过建立“四同步”制度（下达水利项目计划任务与提出水利项目资料的归档要求同步，检查水利项目计划进度与检查水利项目资料积累情况同步，验收水利项目成果与验收水利项目资料整理情况同步，水利项目总结与水利项目资料归档同步），从而保证水利项目档案资料归档的及时性。通过建立“档案部门参加竣工验收制度”“零散资料收集制度”“水利项目档案信息通报制度”“声像档案跟踪采集制度”“水利项目档案专项验收”等制度，使档案管理工作者参与水利项目实施的全过程，从而保证水利项目档案资料的系统性。通过把水利项目档案管理工作纳入考核内容，从而激励水利项目档案管理工作者的工作积极性，使水利项目档案管理工作切实做到基础扎实、管理有序。

③逐步实现水利项目档案管理的信息化，发挥水利项目档案为水利事业发展服务的功能。在现代科学技术迅猛发展的今天,档案管理工作也逐渐趋于网络化和数字化，水利项目档案管理基础业务建设的重心，已逐步向档案管理信息化建设转移。要实现水利项目档案管理的信息化，首先要解放思想,转变观念,改变传统的管理模式、服务方式和工作方法,强化服务意识；其次水利档案工作者要加强学习,提高管理能力，以适应新时期现代技术在档案管理工作中的新特点和对发展的新要求。只有采用现代化计算机网络管理技术,利用现有信息资源强化水利档案的整理、收集、鉴定、保管、利用、统计与编研,才能全面提升一个单位的现代化、信息化、专业化档案管理工作水平。也只有实现水利项目档案信息现代化，才能节省人力、物力、财力等资源，使优秀的水利项目成果得到有效利用和推广，发挥其应有的社会和经济效益，更好地服务于社会和水利事业的发展。

三、经验启示——全国水土保持监测网络和信息系统建设二期工程项目档案管理的做法

全国水土保持监测网络和信息系统建设二期工程于2007年7月由国家发改委批准立项实施。项目法人为水利部水土保持监测中心。主要建设内容：①为淮河、松辽、珠江、太湖4个流域机构监测中心站及北京、辽宁、江苏、山东、安徽、西藏、广东、广西、海南和新疆生产建设兵团等18个省级监测总站及其75个监测分站配置相应的监测设备、数据采集与处理设备、数据管理和传输设备等。②建设738个监测点，配置水土流失观测和试验设施。工程总投资10 682万元，地方配套5 467万元。工程于2009年5月开始，2012年3月完成。

该项目项目法人单位高度重视项目档案管理工作，实行统一领导、分级管理，将项目档案管理纳入该项目的重要组成部分。在该项目立项的同时，对项目参建单位提出项目档案收集、整理、归档的总体要求和阶段性目标，并制定了项目档案管理办法。要求项目参建单位领导亲自抓落实，明确具体责任人，负责项目建设全过程档案的收集、积累和整理工作。同时，项目法人单位也安排专职人员负责项目建设全过程的档案收集、积累和整理工作。对项目档案的立卷归档、档案保管、档案利用、档案保密、档案库房管理等进行了明确规定。并要求随着项目的实施分阶段检查落实。

根据二期工程建设地点分散的特点，项目档案管理采取了条块结合的管理模式。项目资料由项目法人单位、监理单位、施工单位、设计单位等参建单位分别收集，最后由项目法人单位统一汇总。 项目法人单位负责项目立项阶段、项目准备阶段、项目试运行阶段、项目验收阶段的项目资料收集、整理和立卷工作；负责组织、指导和设计、施工、监理等单位编制整理项目文件；负责审查、接收和汇总各参建单位移交的档案；负责保管项目档案等。监理单位负责收集、整理和立卷项目实施阶段监理过程中形成的监理资料；负责审核项目建设中收集、积累的资料完整、准确和系统，审核签署竣工文件；向项目法人单位提交有关专项报告、验收材料和其他监理文件。施工单位负责收集、整理和立卷项目施工阶段各自承包项目的工程档案，并向项目法人单位移交项目竣工档案。设计单位负责收集、整理、立卷项目勘察设计过程中的工程档案，并向项目法人单位移交项目勘察设计档案。项目法人单位负责按月装订财务凭证并按年度移交财务档案。

2012年9月，该项目档案通过了水利部办公厅会同国家档案局经科司等单位组成的档案专项验收组验收。项目档案在实际工作中得到了有效利用，为全国水土保持监测信息平台建设打下了坚实的基础。