浅谈如何加强人口和计划生育档案管理

屠 波

（枣阳市人口和计划生育局，湖北 枣阳 441200）

1 要进一步提高对人口计生档案工作重要性的认识

人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口计生政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识。

1.1 人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，能够找到人口计生工作的特点和规律；能够总结人口计生工作的发展方向；能够理清人口计生工作思路、明确人口计生工作重点、量化人口计划生育工作目标，为人口计划生育决策提供可靠的数据支撑。

1.2 人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。同时，有效利用人口计生档案，可以掌握流动人口动向，利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏。

1.3 人口计生档案可为政务公开和民主管理服务

人口计划生育工作既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行公开，能够提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

1.4 人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

2 认真分析人口和计生档案管理工作中存在的问题

当前，一些地方人口计生档案管理中还存在以下突出问题：

2.1 认识上的偏差

在实际工作中，有些同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上个别计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2.2 人员素质偏低

计划生育档案管理干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称；有的单位计生档案管理人员甚至由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍；还有的档案管理人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全。

2.3 档案立卷不规范

集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素；三是部分特殊案卷缺少卷内目录；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸，一文一卷，有的五六百页纸，一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。

3 认真抓好人口计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

3.1 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平

一是要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。二是要全面普查案卷，去糟取精。要剔除无用的文件，避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。三是要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。四是要统一分类号，保证检索查全率。五是要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率，因此在著录时要统一规范题名。

3.2 加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程

一是要分轻重缓急，循序渐进。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。二是要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

3.3 提高档案管理人员素质，提高档案管理水平

一是要重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。二是要重视档案人员的在职培训。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。三是要积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累。自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。四是要合理调配人才，优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。