新形势下高校档案管理工作浅议

邹晏秋 高鹏程

（吉林化工学院，吉林 吉林 132022）

档案管理工作是高等学校的基础工作的重要组成部分。高等学校档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动[1]。在高等教育快速发展的新形势下，高等学校的档案管理工作必须紧跟时代步伐，运用先进的电子设备和技术手段，把档案管理工作引入法制化、科学化、规范化的轨道上来，打开高校档案管理工作的全新局面。

1 新形势下高等学校档案管理工作的特点

1.1 法制化特点

《中华人民共和国档案法》的颁布实施为高等学校档案管理工作依法管理档案提供了保障，同时提高了档案管理部门的法律意识，做到懂法、守法，严格按照国家政策和法律进行规范管理。使高等学校档案管理工作有法可依、有章可循，加快了档案管理工作的法制化建设的进程。

1.2 科学化特点

我国高等教育改革的不断深化，高等学校规模的不断扩大，高等学校档案管理业务量的不断增加，这一切离不开科学有序的管理。高等学校档案的种类比较繁多，内容包罗万象，立卷归档的任务比较繁重，因此档案管理工作要注入科学管理的理念，科学有序的完成档案管理的每一步工作，做到环环相扣、科学规范，在圆满完成档案工作任务的同时，大大的提高了档案管理工作的效率。

1.3 专业性较强

高等学校档案管理工作具有较强的专业性，高等学校主要从事高等教育工作，为国家培养高级专门人才，在高等学校的教育工作、管理工作和各项活动中会形成大量的图文、音像资料，最终都需要通过档案室的具体工作进行收集整理和鉴别保存，这就需要档案管理工作发挥自身的专业性特点，有针对性的突出教学档案，为学校教育工作做好历史记录和资料储备工作。

1.4 服务性较广

高等学校档案管理工作服务于高等学校教育事业的发展，为教学、科研及各项管理工作提供服务，经历此过程，档案管理工作也在不断的探讨、不断的积累、不断的完善，渐进的认识档案管理工作的服务性质，逐渐提高服务质量。

2 新形势下高等学校档案管理工作的措施

高等学校的文件和档案是密不可分的，又是有所区别的。文件是在高校各项党政管理工作中形成的文字材料，不仅数量大，而且种类繁杂。档案是通过鉴别具有利用价值的、需要集中统一归档保存的文字、图片、音像等资料。文件形成以后，要通过档案管理工作程序按立卷要求进入归档保存，转化成档案。为了全面的记录学校的发展历史，我们需要把文件转化成档案，但是要通过鉴别工作把无保管价值的、不符合保管期限的、不在保管范围的文件进行剔除，划清了文档的界限，保证了馆藏档案的精良品质。

高等学校档案管理工作的发展需要不断的进行基础设施建设，新的时期带动新发展，对档案管理基础设施建设就会有新的要求。在保证防盗、防火、防腐等安全存档的同时加大投入，扩大库房面积、引进先进的技术设备、及时更新损坏设备，为现代化的高等学校档案管理工作创造有利条件。

营造良好的档案管理工作环境和氛围，新形势下高等学校的档案管理工作需要干净整洁、空气清新的工作环境，档案的阅档室、工作室、库房根据标准面积和实践需要，进行统一计划性分配，库房内的档案的存放要布局合理、查找方便，每天进行常规的清洁和整理工作，保持室内卫生，温度、湿度等要全面达标，抓好日常工作不放松。

3 新形势下高等学校档案管理工作的现代化建设

高等学校档案工作要逐步实行网络化管理，各个部门也通过计算机进行操作，部门的文件和资料进行电子版传送，档案馆将归档范围和意见及时反馈给各个部门，形成了良性的现代化循环，既简化了归档程序又提高了档案管理的工作效率。

计算机网络技术的迅猛发展，给高等学校档案管理工作开创了崭新的局面。档案馆引进高端技术和新的应用型管理软件，从基本档案信息的输入，到网上查询，逐渐的进行完善，把档案管理工作的每一道程序都纳入了现代化管理，为实现高等学校档案计算机网络建设打下了坚实的基础。

新形式档案改变了以纸张为载体的传统型档案，高等学校档案管理通过实践证明，利用计算机开发软件，再运用到档案管理中去，可以降低手工操作易造成的失误，减少了重复性的劳动，使档案管理工作不容易受到客观的条件和主观因素的影响，不权提高了工作效率，而且提升了档案的管理质量和水平。

高等学校档案管理现代化建设，借助信息网络技术进行档案的快速汇总。根据现代化档案管理的目标，运用现代化的管理手段，及时准确的将学校在各项工作和活动中形成的信息资料进行系统化收集整理，使高等学校档案形成新的管理模式，推动了档案管理工作的现代化步伐。

高等学校档案管理工作的现代化建设打破了档案信息服务范围的局限性。传统的管理方式只对本校内部进行档案服务，通过信息网络这一平台，创建现代化的档案数据库，建立网络档案管理系统，在安全可靠的网络环境下，有一事实上权限的用户可通过审核后的密码指令获得相关的档案信息，体验了档案的现代化管理，提高了档案的利用率，实现了资源共享。

4 新形势下高等学校档案管理人员的素质要求

档案工作是一门管理科学，要实行档案的科学化、标准化、规范化管理，档案人员除了具备良好的政治、道德素养外，还应有精明强干的业务素质和能力，只有这样，才能在技术上做到精益求精，不断提高档案管理工作的服务质量[2]。

新形势下高等学校档案管理人员思想观念更新，是档案管理工作适应现代经济社会发展的要求，改变传统的思想观念，主动学习和研究新的工作方式方法，通过网络等多种渠道了解档案管理现代化的信息，根据社会需求培养先进理念，形成创新服务意识，优化服务措施，使档案管理工作发挥更大作用。

现代化的高等学校档案管理工作要求档案工作人员不仅要学习专业知识和熟悉复制、扫描、打印等电子设备的应用，还要学习现代化技术的应用等新的学科理论和技术，主动了解档案工作领域的现状及发展动态，拓宽档案人员的知识面，结合档案馆工作的实际需要，运用新理论、新技术、新方法来改进档案工作，把传统的单一型管理转变为现代化的复合型管理。

总之，新形势下高等学校档案工作要加强自身建设，为学校的各项建设和发展提供准确的档案信息，现代化的档案管理建设是高等学校档案管理工作的新目标，切实做好调查研究等相关工作，推动高校档案管理工作的全面发展。

［1］李长江.高校档案管理的现代化建设研究[J].长治学院学报,2010(4):84-87.

［2］吴热.论提高高校档案管理人员的素质[J].内蒙古财经学院学报,2009(1):115-119.