高职院校干部人事档案工作现状与研究

黄 昆

（江苏财经职业技术学院，江苏 淮安 223003）

0 引言

干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线，方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。

1 高职院校干部人事档案工作现状

高职院校的干部人事档案管理工作是高校组织工作的重要组成部分，为了加强干部档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，是高职院校组织人事工作的重要内容。高职院校干部人事档案工作主要记述和反映领导和教职工个人的经历，学习情况，工作情况，品德作风等方面原始材料记录，以个人为单元，按归档制度整理、保管、以备查考的信息载体,它是各级组织正确了解和使用干部、职工的重要依据。

近年来，各高职院校根据中共中央组织部、国家档案局印发《干部档案工作条例》的要求，进一步加强了干部人事档案的制度化、规范化、科学化管理，在干部队伍和师资队伍建设，保障干部职工的权益，促进人事制度改革等方面发挥了重要的作用。同时我们也应该注意到，目前高职院校院的干部人事档案管理工作中仍然存在一些突出问题，有待进一步进行研究，保证得到有力解决。

2 干部档案保管、保护工作注意要点

2.1 高职院校要设立专门的干部档案管理部门，一般设在学院组织人事处下，要有专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。

2.2 档案放置点要设置专门的档案库房，配置铁质的档案柜。库房要设置空调，并且保证去湿，灭火的专用设备。

2.3 库房的温度要求：14度－24度为宜；相对湿度45%-65%为宜。

2.4 应要求档案管理人员每年进行一次全面的核查工作，发现问题及时解决。

3 加强高职院校干部人事档案管理工作的几点意见

3.1 提高高职院校全体教职工对干部人事档案工作的重视

目前绝大多数高职院校对干部人事档案工作重视度不够，一些人认为干部人事档案只是学院管理档案工作人员的事情，就是保管工作而已，没有什么重要的。有些学院甚至没有配置专业放置干部档案的库房，没有专职档案管理人员。笔者认为要提高全体教职工对干部人事档案工作的重视，学院领导重视此项工作是做好干部人事档案工作的前提保证。要在教职工中加大宣传力度，通过开全体会议，组织全体教职工学习相关的制度法规，学院宣传部板报，分发材料等方式，让他们知道这项工作是他们职业生涯息息相关的重要事情。进一步提高各级领导的重视度和广大教职工的知晓度。还要更新观念，深化档案管理工作的改革需求，改变传统的陈旧理念，积极主动地参与到干部档案工作中来。

3.2 加强档案管理人员队伍建设,提高业务素质

档案工作不但是一项艰苦细致的工作，而且又是一项默默无闻的工作。所以要切实加强档案管理人员思想政治工作。要求从事档案工作的人要淡泊名利，踏实工作，要有较高的政治素质和服务意识。人事档案工作有较强的机密性，特别在高职院校中，档案管理人员跟管档对象日常工作中经常接触的，要恪守自己职业道德，不能随意泄露别人档案情况。同时还必须具备一定的档案业务知识，政治理论知识、人事管理知识、计算机操作技术等相关知识。还得具备较强的业务能力，扎实的档案专业基础知识等，学院要经常组织分管学院档案工作的老师参加档案员业务知识培训工作会议和业务技能提高工作会议。不断提高其档案管理业务素质，以适应干部人事档案现代化管理的需要。

3.3 注重规范干部人事档案材料的收集工作

收集干部人事档案，会涉及很多部门，涉及很多人，是政策性比较强的工作。笔者作为学院组织人事处专门从事干部人事档案材料整理的基层人员，体会颇深。首先要主动加强与学校各个相关部门和各个部门负责档案人员的联系，及时掌握材料形成的信息，掌握各部门工作动态及活动规律。加大材料收集的力度。其次对收集到的档案材料，认真把好鉴定关，要认真仔细审查归档材料是否内容完整，是否归档材料内容表述准确，是否要求的归档手续齐全，是否归档材料书写工整，是否归档材料的内容观点明确。再次要灵活机动，高职院校人事档案材料虽然面广量大，但也有一定规律性。在某些特定的时间段，材料比较集中，比如教职工职称评审，年终教学检查，考核考评等时间，要抓住这些时机集中收集。最后对于干部档案材料的收集，归档和鉴别工作还得做到规范操作，要把好源头，对来路不明的材料，认真做好调查核实，提高干部人事档案的利用价值。

3.4 实行信息化管理，提高人事档案利用率

要改变手工操作为主的传统管理方式，利用现代化办公设备和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术来管理和利用干部人事档案。积极进行档案编研，按照干部队伍和师资队伍建设的需要，建立人事档案自动化管理系统，通过网络实现人事档案信息资源共享，建立完备的干部人事档案管理信息库，提高人事档案的使用价值。从而为组织人事工作提供高效、快捷、准确的服务。

4 结语

高职院校的干部人事档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分，对高校选拔人才、培养人才提供有力的事实依据。高校应不断完善干部人事档案管理工作的硬件及软件设施，努力提高档案管理员的业务素质、管理整理档案材料的能力，使高校的干部人事档案做到“无丢失、无漏洞、无虚假”，为高校更好的管理干部工作提供必要的保障。

［1］张燕.做好高职院校干部人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息，2008：200.

［2］中共江苏省委组织部干部一处.干部人事档案工作文件选编[M].

［3］刘畅.浅谈高职院校干部人事档案的管理[J].科技向导，2012（08）：83.