浅谈传统人事档案管理向现代人事档案管理的转变

宗静娟

（南阳市中心医院，河南 南阳473000）

人事档案是组织、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中形成的, 记录和反映人员社会经历及其德才能绩等方面数据和信息的, 以个人为单位集中起来的, 具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。 而现在随着计划经济向市场经济的转变，我国的人事档案管理改革已经走到了一个十字路口, 必须对一些根本性的问题进行深入研究。

1 传统人事档案的突出弊端

1.1 人事档案是员工身份的证明，由员工所在单位保管，被迫依附于单位

在计划经济体制下, 人事档案无论是在企事业单位, 还是政府部门都是员工的身份证明，它根据人事管理的需要建立起来的。 个人在国家社会、组织单位的地位和权利都由这一身份证明所决定。 但是它都是暂时由单位保管，常常会造成员工被迫依附于单位

1.2 人事档案的所有权普遍认为归属于个人， 管理要向其相对人收取管理费

我国传统的社会流动人员档案管理往往要向相对人收取管理费用, 而且2005 年出版的《中国人才报告》中也明确提出了这一问题的严重性∶由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门,档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构常常带来巨大收益。实质上，按照我国法律明确规定，人事档案应该归国家所有，是不应该收取保管费的。

1.3 人事档案相对人的权利不能合理的保障

在计划经济时代,几乎所有的人事档案管理制度都清一色地规定∶不允许本人查阅自己的人事档案及其直系亲属的档案。这种规定已经使许多人深受其害。

1.4 人事档案的管理权的比较混乱，且不适应市场经济发展的需要

传统体制下人事档案的管理方式主要分为多头管理和都不管，常常是为了方便流转, 仅仅履行档案的收发手续, 缺乏实质性的动态管理机制,内容陈旧, 不能反映相对人的实际情况。

2 现代人事档案改革的解决措施

2.1 建立人事档案之外其他合适的人才评价标准和员工考核依据

传统的人事档案管理模式制约了员工的合理流动和科学考核。现代人事管理部门应该建立人事档案之外的科学、合理、公正的人才评价标准和员工考核依据，不单纯依赖于人事档案，这样才可以提高那些有真才实学的员工的工作积极性。

2.2 政府应正确界定人事档案的所有权，实行无偿性的管理服务

我国法规规定, 以往形成的人事档案(包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等) 都应属于国家所有。 这样来说，人事档案的管理就没有什么理由向其相对人收取管理费,政府以及所设立的人才流动中心应该提供无偿性的管理。

2.3 突破传统观念的限制, 提高人事档案管理的透明度

修改有关的人事档案管理规范, 删除以往的不合理规定， 明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式, 查看和合理修改本人或其直系亲属的人事档案信息内容， 确保公民的信息知情权得到应有的体现。

2.4 改革现行的人事档案制度,建立公共部门与非公单位相互分离的管理制度

现代人事管理制度应明确规定所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任。 对于公共部门的人事档案管理, 实行统一领导、分级集中的管理体制；对于非公单位, 实行统一指导, 各司其职的管理体制；政府系统的档案馆应当成立专门负责管理人事档案的文件信息服务中心。通过让更多的组织和单位都享有管理人事档案的权利, 提高人事档案管理的社会化程度, 改善人事档案内容结构状况, 增强人事档案的社会功能, 使之真正成为组织识别人才、 任用人才,了解有关人员工作业绩、能力和水平及其诚信情况的有效依据。

［1］王英玮.周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯,2007(1).

［2］王英玮,张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯,2009(4).

［3］刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯,2005（5）.

［4］刘琴.人事档案管理研究述评与趋势展望[J].档案学研究,2011(5).