浅析信息化技术对科技档案的影响及对策

张 晶

（哈尔滨晶体管厂 黑龙江 哈尔滨 150000）

档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是国民经济和社会信息化的一个重要组成部分，是将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享，企业科技档案是具有保存价值的科技文件，是企业档案的重要内容，也是企业重要的知识资源。随着现代信息化技术的发展，企业科技档案工作遇到了新挑战。如何面对信息时代对科技档案的影响，采取应对措施，以适应新的要求，是企业科技档案工作的当务之急。

一、信息化技术对企业科技档案工作的影响

21世纪，以计算机和计算机网络为核心的现代信息化处理技术，正在深入到社会的各个方面，同样对企业科技档案管理也带来了巨大的冲击，它不仅动摇了企业科技档案工作的传统观念，同时也对档案部门的管理模式、组织结构、档案人员的知识结构等产生了深远的影响。随着信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的重要战略资源，信息技术的推广应用给传统的档案管理带来全新的挑战，它的影响主要表现在以下几个方面：

（一）档案管理观念要求现代化

美国著名学者尼葛洛庞帝在《数字化生存》一书中，向人们阐述了数字技术将改变我们的学习方式、生活方式、工作方式，人类文明已经真实地迈进了新的世纪，在人类社会已由文明工业时代向信息时代转折的时候，也必将要改变我们企业档案工作的传统思想观念和管理观念。

（二）档案实体要求数字化

档案是档案馆的物质基础，将现有纸质等为载体的档案转化成电子档案是实现数字化的核心内容，计算机、网络技术的广泛应用，要求将馆藏纸质等档案转化成数字的形式，即电子档案，这样才能使档案资源进入信息网络并实现资源共享。对纸张和照片档案，可以采取扫描设备，如扫描仪，扫描后存储到计算机中；对于录音和录像档案，则可以采用转录卡等设备，转录成文件后存储到计算机中。

（三）档案信息传输要求网络化

计算机网络技术作为信息时代的主要特征，它的广泛应用，产生了大量的电子文件，人类记录信息、传达信息和存贮信息的方式也随着发生根本的变化。在互联网络条件下，人们可以随时随地进行沟通，而不受时空的限制，网络技术具有开放、高速、快捷的特点，它在办公自动化中的应用，极大提高了工作效率。档案信息的交换必然通过网络进行，而且随着企业电子政务的推广和电子文件的普及，电子档案信息的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等一系列工作也同时在网络上进行。

（四）档案资源利用要求社会化

档案信息化的根本目的在于更好地为社会提供利用，实现档案信息资源共享。企业通过建立自己档案网络，利用自身的科研资源优势和技术人才优势，开发出可以公开的档案资源，使得利用者不仅可以网上查询档案目录，而且可以查阅具体的档案内容，获取更大的社会效益和经济效益；同时，也可通过网络宣传我们企业的档案工作，主动开展信息服务。

（五）档案人员知识结构要求多元化

档案管理现代化，离不开电子计算机和通信技术为主的现代科学技术，如自动标引、光盘存储、多媒体技术、人工智能、网络管理、信息安全管理等高新技术在档案管理中将得到普遍应用。企业科学档案工作的发展必须依靠一批既懂档案专业知识又懂信息化建设的复合型人才。

通过档案资源信息化，可以建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源，运用现有集中统一管理的档案工作原则与管理体制，实现档案信息资源的网络管理和合理配置，实现档案即时信息和历史信息的链接作用，实现档案室基础与档案馆主体管理的一体化，从而使档案信息资源成为国家的宝贵信息战略资源，成为社会化的信息主体，这是档案事业可持续发展战略的重要内容。档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录，但经过信息化的档案是可重复、多平台作用，以创造最佳的经济效益和社会效益。

二、做好企业科技档案工作的措施

（一）建立适应企业信息化要求的科技档案管理新系统

目前普遍存在档案信息化建设落后于企业信息化建设的状况，严重影响了企业科技工作效率的提高。要改变这一现状，就需要大力推广应用数据仓库、知识地图、超文本技术、元数据等现代化的信息技术，开发出具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，为使用者提供便利快捷的网上服务。当然，企业科技档案管理系统的开发应与企业现代管理系统相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。企业科技档案管理系统设计应遵循模块设计、分层实现和循序渐进的原则。企业开发或购买的档案信息管理系统应具备适应多种文件存储格式，支持实时浏览，及具有网络检索功率，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入输出及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、流程管理和信息资源开发利用的需要。

（二）做好适应信息化要求的企业科技档案保密工作

科技档案保密工作主要包括科技档案保密等级划分、保密制度确定和保密委员会的定期检查。在科技档案中，商业秘密根据它的重要程序划分为绝密、机密和秘密级。根据保密档案的存放时间长短，密级可以变更或解密。与此同时，要制定严格的保密管理制度，强化科技档案中商业秘密的管理。

（三）理顺与信息及技术部门的分工协作关系

信息部门、技术部门和科技档案部门都是知识管理的主要部门。搞好知识管理必须明确信息、技术及档案部门的工作职责，形成紧密协作的工作关系。信息部门负责维护企业信息技术平台、提供信息技术支持和各种信息资源搜集开发等；技术部门负责科技信息与知识的搜集、利用、开发和创新；科技档案部门负责科技成果与文件等科技资料的归档及管理。对科技档案管理业务的流程再造，必须与企业整体流程结合起来，打破传统文件工作与档案工作的界限，实现企业科技文件档案一体化。在业务流程上进行统一的设计，将档案管理的要求嵌入到文件产生、运转归档、永久保存或销毁的全过程。将科技档案管理的要求，嵌入科技文件档案管理系统是实现文档一体化管理的重要措施，它体现了前端控制和全程管理的现代化文件和档案管理理念，可有效地提高科技档案管理的质量和效率。

（四）加强对电子归档及网络数据库的安全管理

应与信息部门合作，对各类现代信息系统所形成的文件如何归档做出规定，并从信息技术及管理两方面着手，确保档案实体及电子档案的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。

（五）科技档案归档范围应随企业发展变化及时调整

随着企业的发展，经营范围和技术创新手段及形式也在不断变化，促使企业档案管理范围也在不断变化。因而科技档案管理者必须要有敏感的工作触觉，将相关的科技文件及时归档，防止因科技文件泄密给企业带来损失。

（六）继续学习，掌握现代信息技术及相关知识

科技档案管理是一门综合性的管理科学。要做好企业科技档案工作，就必须继续学习，抓紧调整自己的知识结构，以适应现代信息技术日新月异地发展变化。科技档案管理，不仅需要掌握知识资源管理知识和相关技术，而且还要掌握有关科学技术项目申报、成果鉴定知识，做好相关文件的查阅、存档工作。随着网络信息技术的发展和应用，信息在检索手段、途径、范围和检索的效率上都发生了根本的变化，它突破了时空的限制，实现了服务角色的转换，同时克服了信息间的脱节问题，使实现最大化的档案信息资源共享成为可能，可以说，信息技术网络化为档案信息的社会化服务提供了最佳的技术手段和实现途径。

特别需要提出的是，企业是国家科技创新的主体，企业科技工作是国家科技工作的重要组成部分。因此，作为一个科技档案管理工作者，还要及时地掌握与本企业生产经营相关的国家科技政策、法规、以便更好地为企业领导决策科技咨询和建议。