文书档案自动化管理系统的建立

2013-08-15王跃婷

黑龙江史志 2013年5期

王跃婷

（黑龙江生物科技职业学院黑龙江哈尔滨 150025）

办公自动化简称为OA，是20世纪70年代兴起并迅速发展起来的一项科学校术。办公自动化综合利用信息科学、有关社会科学的先进技术，使人们所进行的传统办公业务能够借助于各种自动化设备来完成，以达到提高办公效率的目的，是对传统办公方式的一次革命。目前，网络的迅速发展使得办公自动化的空间环境扩大了，更广义地说，“办公”已走出了办公室，因此，办公自动化也已走出了办公室。办公自动化的表现形式有很多，我们今天倡导的电子政府、电子商务、远程教育、远程医疗和电子娱乐等，是整个社会全面迈入一个大办公自动化时代的真正开始。

文书档案自动化管理系统是办公自动化的一个事务性的管理子系统，它的建立过程是一个以软件研制为中心的系统开发过程。软件开发过程一般可分为四个阶段，每个阶段都可以认为是文书档案自动化管理系统建立的一个主要过程，每个阶段结束的时候都应产生完整的技术文件和管理文件。下面分述各个阶段运行的情况。

一、系统的建立

（一）系统分析阶段

此阶段主要解决系统应该“做什么”的问题。用户与系统设计人员合作，确定该系统的总目标，给出系统的功能、要求和条件，经过认真地分析研究，提出解决问题的方案，并且对可以利用的资源及成本、效益和开发进度做出估计，进行费用、效果分析，然后选定最优方案，并写出实施计划交上级管理部门进行审查。系统分析阶段完成的标志是可行性研究报告和开发计划通过审批。系统分析阶段是整个系统中关键的一环。系统分析阶段的组织者即系统分析员是计算机系统中最重要的工作人员，一般来说，他们应精通电子计算机技术，而且还要精通文书档案管理工作，但由于这样的人才较少，所以，系统分析阶段工作应由计算机专业人员以及文书档案管理人员共同参加，以取长补短，共同规划出一个系统。系统分析工作由可行性研究和制定系统的总体规划两个部分组成。

（二）系统设计阶段

此阶段主要解决系统“如何做”的问题。它是系统的应用软件设计，内容包括数据准备、代码设计、程序语言的选择、输入输出的形式和格式、数据存储技术的自动选择、操作费用计算等。担任系统设计的人员称作系统设计员，主要由经验丰富的软件人员来担任。

（三）系统实现阶段

又称系统实施阶段。最终实现文书档案自动化管理系统的主要工作有：硬件购置、人员准备、软件编制及测试、数据准备。

（四）系统维护、运行和评价阶段

指软件开发完成后，从投入使用到报废为止的软件完善的阶段，其主要工作内容有：完善性维护、改正性维护、适应性维护。系统的评价一般应考虑系统的费用、性能、可靠性、灵活性和生产周期5个方面的内容。

二、数字化档案内容的获取过程

按照室藏内容及实体排架规律，全部档案数据内容放在文书档案数据库、部(局)发文数据库、新华广播稿数据库、中央及国务院文件目录数据库、室藏资料目录数据库、会计档案目录库、审计档案目录库、宣传档案目录库、音像档案目录库、援外工程档案目录库、中央领导人题词目录库等12个数据库中。在提供利用时既可以在相应库中进行检索，也可以在同一计算机界面上，像操作一个数据库一样检索。

（一）依据需求目标，确定档案著录项目及目录格式

档案数字化过程中，首先就是目录信息的数字化，即建立档案目录数据库。但用计算机进行档案的检索和调阅不同于人工检索，因为计算机只能根据检索条件进行代码的查比。而且现在档案的归档方式已由原来的以案卷为归档单位，改为以件为单位归档，如果只是简单地照搬原有的著录项目，不能满足计算机检索的需要，但如果完全抛开原来的手工模式，按照计算机检索需求重新确定著录项目，就会产生两套档案目录，给日后的工作会造成不必要的麻烦。根据计算机信息管理一次输入，多次输出的特点，在目录数据库信息项目的设定上尽量齐全，最后确定的原则是：

1.不打破原有纸质档案室藏规律和原有案卷目录规律；2.采用案卷级目录和文件级目录同时著录方式；3.对案卷级目录，著录项目仍保持原有纸质档案案卷目录原貌；对2001年以后按件归档的档案，其案卷目录项也进行著录，其中题名项著录为与实体相对应的盒号，其他著录项不变；4.对文件级目录，在原有著录项目基础上，按照计算机检索调阅要求和所确立的需求目标增加新的著录项目(如保管期限项)。

（二）对数字化档案的前期整理、鉴定工作

对馆(室)藏档案进行数字化扫描，实现计算机化管理，要对档案进行更新著录。如果前期的管理、鉴定等基础工作没有做好，或归档档案不完整，整理得不科学，编号混乱，就会给以后的工作带来麻烦，所以对已确定要进行数字化的档案，首先要依据档案整理规则和重新确定的著录项目进行整理和鉴定，如对一份文件涉及多个问题的需补充题名项内容；对责任项、保管期限的审核补充；对题名过于简单或无题名文件的重新拟写。另外，对于责任者项，应该在著录开始前，对每份文件的责任者(主要是各部门单位名称部分)定好规范的称谓，再进行著录，这是由于档案数字化后最终要实现在网上的传输，而责任者项及密级项将会是对调阅者权限进行设定的关键字段。

（三）目录数据的录入及档案原文图像扫描

目录数据录入：在整理、鉴定的基础上，根据所确定的规则在档案目录著录工作站上完成录入、校对、改正、刻制光盘等过程。对档案原文的存储模式，采用扫描录入方式，将档案原文扫描后存储为图像文件，每幅图像文件按其存储地址与其在目录索引中的记录相连接。档案原文图像扫描：

1.编页码；为保证所扫描档案的完整性和便于咨询，故首先对待扫文件逐页编好；2.确定扫描模式：扫描模式一般分为3种，即彩色扫描模式、灰度扫描模式和黑白扫描模式，3种扫描模式各有特点，彩色扫描模式可以从扫描对象中捕获最多达1670万种色彩信息，但它形成的图像也是3种扫描模式中占存储空间最大的。灰度扫描模式可以提供从黑到白256级的灰度变化，能够显示更多层次的明暗色调。黑白扫描模式只捕获黑、白两种色彩信息，可以高效地被压缩，适宜网上浏览和传输，并便于打印输出。根据最终的需求目标和3种扫描模式的不同特点以及室藏档案原稿的情况，确定对绝大多数文书档案采用黑白扫描模式；而对有些稿件，由于年代较为久远，纸质已发黄，量多为手稿、颜色深浅不一，故采用灰度模式进行扫描，以期完整地保留原件的灰度层次，使扫描出来的图像有较高的清晰度，从而作为数字室藏长期保存。

（四）对完成的数字化档案数据进行整合

即建立存储、组织管理数字化档案信息的应用系统。具体实现的功能为：1.调阅系统通过浏览方式进行查询，客户端不必安装应用软件；2.系统可根据实际需要，提供多条件查询并支持模糊查询，在利用时既可以在相应库中进行检索，也可以在同一计算机界面上，进行跨库检索；3.采用了权限设置和密码验证功能，系统具有较高的安全性；4.提供了丰富的数据统计功能，可根据需要统计查询总量来咨询细节。