浅谈电子文件的生成特点、归档及管理原则

张 晶

（哈尔滨晶体管厂 黑龙江 哈尔滨 150018）

在我国大多数档案馆同时存在着纸质档案和电子档案，如何对两种载体的档案进行管理，需要档案工作者不断探索。电子文件作为一种新型的信息载体，不同于纸质文件的记录形式，它带给了档案工作者全新的管理理念，它冲击着传统的档案观念和理论学说，在管理形式和管理方法上需要我们档案工作者不断学习和掌握，对传统的档案管理模式也产生了深刻的影响。记录载体的革命，引起文件与档案在内的记录管理的革命，这场革命反映在管理技术、体制、方式、理念的各个层次环节上。由于任何一个方面的滞后都可能对管理目标的实现、管理系统的有效运转带来不良的影响，因此我们必须对电子文件管理原则进行探讨，以适应电子文件、电子档案发展的要求，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和有效性。

一、电子文件的生成及其特点

1.电子文件的生成。在档案名称基本术语中被叫做“在数字设备及环境中生产，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。它的产生是人类社会政治、经济和文化发展的必然结果，是现代技术的产物。

2.电子文件的特点。电子文件是通过计算机进行操作、传输和处理的文化，它“包括文字、表格、图像以及声音的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义要求”。载体的特殊性，决定了电子文件具有与传统的纸质文件不同的特点：即“信息的非人工识读性”、“对系统依赖性”、“信息与载体间的可分离性”、“信息的易变性”、“信息存储的高密度性”、“多种信息媒体的集成性”、“信息的可操作性”、“信息对元数据的依赖性”等等。

二、电子文件管理原则

1.全程管理原则。电子文件从其形成到销毁或永久保存整个生命周期，建立一个完整的管理体制。

（1）全面的管理：从文件的生成到流程、管理规则、管理方法及质量要求，须建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标管理体系、程序体系和技术方法体系。

（2）系统的管理：建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统事例和总体效应。注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统资源和信息资源最大共享和最大效益。

（3）过程的管理：对每个过程监控以过到对最后结果的控制，使系统产生的信息自动记录体现。通过管理体制与模式的确定，管理系统的设计与运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在整个生命周期受到严密的控制，体现全程管理的内容和理想。

2.前端控制原则。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。文件形成为前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，销毁或永久保存为末端。要对文件形成前端的有效管理，电子文件的管理必须延伸到系统设计前端，把各项管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，功能纳入到系统功能之中，是电子文件管理的重要保障，只有纳入到前端，才能进行全程管理。

3.真空性保障原则。电子文件的真实性是指文件的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。随技术环境迁移，法律凭证作用维护其真实性很困难。主要原因：一是电子文件的易变性。其增删改不留痕，造成真实性的维护。二是系统的依赖性。文件迁移过程中容易引起文件信息的丢失、改变。

4.完整性保障原则。它是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。它包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形成的相关文件数量齐全；二是每份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护文件的完整性是文件、档案工作人员的重要职责。

5.有效性保障原则。电子文件的有效性是指文件经过存储、传输、迁移、加密、压缩、媒体转换等处理后，仍能够以人们可理解、可被利用的方式输出，并保持其内容的真实性。包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。有效性措施贯穿于电子文件的全程管理中。归档时应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据信息参数等。对电子文件的鉴定要从内容和技术状态两个方面进行分析，有效性检测是技术分析的内容之一。在实际工作中应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

电子文件的真实性、完整性和有效性保证，应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

三、电子文件的归档管理

电子文件的归档，是以数码形式将整理好的电子文件的信息内容和它的环境条件一并转存在磁盘或光盘等载体上保存。要在文件设计和形成阶段就开始做起，要有检查和更换制度，要确保安全性和可用性。

在实际工作中一个很突出的问题是，电子文件的设计和管理缺乏工作者的参与，或者因档案工作者相关知识薄弱而无法参与，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。作为档案工作者应当积极参与电子档案的管理，了解和把握电子档案的管理内容和基本目标，以便更有针对性地做好电子档案管理工作。

1.保证电子文件载体物理上安全。这是使其能够通过计算机的软、硬件平台完整准确并以人们可以理解的形式输出的前提。电子文件是以脱机方式存储在磁、光介质上的，因此，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，以确保电子文件的安全。

2.保证电子文件内容逻辑上的准确。电子文件的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台对电子文件的内容加以转换，还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。所以，必须采用积极的办法，使保存的电子档案适应新的技术，以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

3.保证电子文件的原始性。对于一些较为特殊的电子文件，必须以原始形成的格式进行还原显示。

4.保证电子文件的可理解性。为了使人们能够完全理解一份电子文件，需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括相关的其他档案文件系列名称、存储位置以及相互关系等。

5.对电子文件载体进行有效的检测与维护。电子文件载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。即使是良好的保存环境，也难免不发生信息丢失或者读出错误的现象。因此，对所保存的电子文件载体，必须进行定期有效的检测与维护，以确保电子文件信息的完整性、可靠性。对电子文件的有效保存和维护，是一项重要而又复杂的工作，采用的技术和方法很多，其作用也各有不同。在对电子文件的保存与维护过程中，应当充分考虑环境、设备、技术、人员及电子文件的特点等综合条件，制定可行的技术方案和工作模式，并采取行之有效的措施，以确保电子文件的安全可靠，使其能够永久地处于可准确提供利用的状态。

综观全局，在电子时代，要使人类活动的真实记录保存下来，我们应认真研究电子文件的特点，及时总结出电子文件管理的原则，电子文件的归档管理；从而使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，这也正是我们全体档案工作者应尽的职责。