如何更好发挥档案馆的社会功能

陈 利

（鸡西市档案局 黑龙江 鸡西 158100）

档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会，面向公众所具有的档案服务功能。它不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。发挥档案馆社会功能创造社会效益是档案馆的生命力之所在。

对于推动全国各级档案馆进一步加强服务功能建设，全面提高档案馆工作水平，应该在以下方面加大工作力度：

一、综合档案馆的建设要科学规划，投资到位，设计到位，加大力度

综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威协，同时也会影响其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。

二、加强档案馆的建设，提高整体结构布局

传统管理模式上追求档案馆小而全的观念，造成布局不合理，投资分散的现象，使资源得不到优化配置，尽管基层档案工作者付出了很多辛劳，却难以发挥它的社会功能，也很难长久立足于社会。

当前，在我们档案馆的布局上也要予以高度重视，要注意它的科学性、合理性，避免出现小而全，投资分散，功能不全的状况。投资要尽量集中，保证重点，使其效益充分发挥，并带动其他各级各类档案馆的发展。这也符合国家抓大放小的方针。对于一些部门档案馆、专业档案馆、或产生档案数量不多、结构单一的地区应少设，或不设档案馆。避免出现争相设立部门和专业档案馆的倾向。过于庞大、过于分散的布局，一方面使资金使用分散，造成人、财、物浪费，另一方面将使一地区形成的有价值的档案保存过于分散，不利于档案信息资源的合理流向；也会使档案馆馆藏内容仍局限于“党政档案”，造成结构单一，与档案馆名实不符，难以发挥其社会功能。因此，国家档案行政管理部门要充分认识这一点，同时要争取国家在政策导向，资金投入上向档案馆倾斜，以保证档案事业的持续发展。

三、开展多种多样的档案馆宣传工作

社会大众对于档案馆的认识不够深入，大多只是知道它是存放档案的一个场所，这就需要我们加强宣传工作。各级档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。

档案馆可创办刊物在自己的宣传媒介上设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料登载档案内容简介、介绍档案馆知识，并在一定范围内发行，以达到宣传档案馆的目的。借助传媒进行宣传也是一个效果明显的方式。电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所，是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果，介绍馆藏档案内容势必会收到良好的效果。还可以通过设立宣传栏，扩大人们对档案馆的认知程度，档案馆在自家门前或选择适宜场地，长期设立宣传栏将档案馆工作、馆藏档案内容，定期介绍给公众，也是一种行之有效的办法。

四、优化馆藏档案结构，提高馆藏档案质量

目前各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着精芜混杂，结构不合理的问题。尽管在上世纪80年代国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围，但实际上，馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多，科技档案、专门档案极少。使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。

虽然政府的档案可以看作不只是政府机构的历史记录，而且是一种重大的文化和科学的信息资源，在国家信息系统中，机构成了其中一个有意义的、基本的和对各方面都有用的要素具有广泛的利用价值，但是，档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括国家历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。为此，综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程，同时从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为社会服务。

五、加强档案人才培养，提高其素质和专业水平

社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。“档案工作由保管、记录活动的证据，变为确保这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者，变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者，变为在档案形成过程中，明确历史责任感的积极干预者。”

档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务，开展深层次的研究工作，发挥档案的价值，为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。通过钻研业务，提高工作水平。另外，档案馆工作者必须投身于社会，把自己的知识、才学奉献给社会，同时将新的形象展示给社会。笔者认为档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，档案馆工作者应不断增加自身的学识，提高自身的修养，陶冶自身的情操，以自己的博学以及良好的职业道德，赢得社会公众的敬重，从而提高档案馆的社会地位，更好地实现档案馆的社会功能。

六、加强档案馆之间的横向联合，并形成合力

我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态，无论是数量上，或是质量上都存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，发挥各档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会的信息网络打下基础。

七、抓好档案馆各项业务工作，充分发挥其社会功能

档案馆为社会提供服务，使档案价值得以实现，从而发挥其社会功能，要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好馆内各项业务工作，是使档案馆社会功能得以发挥的前提。

首先，丰富馆藏、创造条件。没有丰富的馆藏“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。丰富馆藏任重而道远因而也一直是档案馆工作者乃至专家、学者关注的焦点。

多年来由于国情的限制，认识的不足以及有关法规的不完善，“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加。量的多少成为档案馆是否壮大的标志，甚至被作为档案馆增编进人的条件，从而导致了馆藏量的大幅度增加，大部分无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名，多年藏于库内留之无用弃之可惜，既无助于档案价值的发挥，也给档案鉴定工作造成了很大的困难。因此，丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷，在修改、完善有关规定的基础上，将确实具有保存价值的档案收集进馆。

其次,加强档案馆的开放工作。档案开放就是在无损国家和个人利益的前提下，将档案向社会公众开放以最大限度地发挥档案的价值。所以做好开放工作，是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选，审慎鉴定符合开放条件的档案，必须向社会开放。另外，应做好开放档案的宣传工作，通过发布公告等方式，向社会公众公布开放档案目录，介绍开放档案内容，以便社会公众知晓，为开放档案之利用创造条件。

再次，提高编研工作水平。编研工作开展起来，周期长，见效慢。因此，在一些档案馆未得到领导的高度重视。无论在机构的设置上、人员的配备上，还是职能的安排上，都存在着问题，在一定程度上给编研工作的开发增加了难度。只有加强编研力量增加人、财、物的投入，为编研工作开展创造良好的外部条件，才能保证编研工作的正常开展，不断提高编研工作的水平。

撰写出具有较高使用价值、实用性较强，易于传播的编研成品才能说明编研工作，在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。提高编研产品的质量要求编研人员必须坚持实用性的原则。这一原则应贯穿编研工作的整个过程。

最后，运用电脑参与档案馆的管理与利用工作。现在一部分档案馆虽然配备了电子计算机，录入了不少档案信息，并编制了各种专题目录，但并没有真正实现电子计算机检索。一方面是由于适用的管理软件尚未出台，另一方面有些档案馆把电子计算机的应用看作是实现现代化管理的“花架子”尚未认识到实现计算机检索的迫切性。因而，档案馆工作效率不高，影响了其社会功能的实现。档案馆工作人员要提高认识，并与科研部门积极合作，尽快实现电子计算机检索。

档案作为一种信息若要充分发挥其作用，必须进入信息高速公路，进入社会的大信息网络，这是实现档案馆社会功能的最佳手段。笔者认为目前应做到两点，第一，档案系统内尽快实现三级联网。即市馆、区县馆、档案室三级联网，使档案信息在较为广泛的范围内得以交流，为档案价值的实现创造条件。第二，尽快加入公共信息网，使档案信息的利用具有更加广泛的社会性，最大限度地发挥档案馆的社会功能。

拓展档案馆的社会服务功能，既是全面建设小康社会对档案工作的要求，也是档案工作自身发展的需要。不断拓展档案馆的社会服务功能，是档案部门的一项长期任务。我们必须继续深入探索拓展档案馆社会服务功能的有效方式和新的途径，不断提高档案馆服务广大人民群众的能力和水平，为实现全面建设小康社会的宏伟目标做出应有的贡献。

[1]国家档案局教育处.档案文献编篡学概要.

[2]李财富.中国档案学史论-档案管理（中国人民大学档案学院2002届博士生）.

[3]王宇晖.21世纪数字档案馆发展之我见.档案与建设，2000（3）.[4]杜鹃.数字化档案协调机构的建立.档案与社会，2002（1）.