网络环境下的档案利用工作策略

谢 怡

（山东理工大学档案馆 山东 淄博 255049）

档案利用工作是为满足利用者使用档案的需求而直接提供档案信息为各项工作服务的业务环节。包括介绍和报道馆藏档案的内容和成分，开发档案信息资源，通过各种方式向利用者提供档案材料，进行档案咨询等服务。现阶段，随着网络信息技术的不断发展和完善，档案材料从收集源头上发生了质的变化，纸质材料所占比例越来越少，电子文件日益增多，面对这种变化，档案管理者如何顺应时代的变迁，优质高效地做好档案材料的提供利用，就成为一个亟待解决的重要课题。

1.档案利用工作的意义

1.1 档案利用是档案工作的目的

档案本身的社会属性决定了档案的价值，档案的社会效益和经济效益影响着档案的保存价值，要充分发挥档案利用的价值，最重要的一点是要提供利用，在档案的利用和开发中了解档案的价值。可以说，提供档案利用是档案工作的出发点和归宿，方便社会各方面的利用，服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，服务于政治、经济、科学、文化以及党和国家的其他各项事业，是我国档案工作的根本目的。

1.2 档案利用工作直接为构建和谐社会发挥服务作用

档案利用关系到档案作用的发挥和价值的实现。在构建和谐社会的进程中，档案正在逐步实现单纯为政府机关服务向为社会大众服务的转变，档案不再单一的资政决策服务，也为人们解决问题提供帮助。

1.3 档案利用工作对档案工作有着检验和带动作用

档案利用工作质量的高低是衡量档案工作水平的主要标志，是提高档案工作各项业务环节的工作水平、优化工作质量、改进工作方式的推动器。利用服务工作在一定程度上体现了各项工作利用档案的需求，对整个档案工作具有一定的检验和推动的作用。

1.4 档案利用工作对档案工作的发展有决定性影响

档案工作的发展既取决于社会档案意识，也决定于档案业务工作的状况，档案利用工作则是其中重要的影响因素。一方面档案利用工作具有宣传功能，能够使人们在利用档案的过程中认识档案的价值和档案工作的重要性，扩大档案工作的影响，增强人们的档案意识；另一方面，档案利用工作体现档案工作的成果，是衡量档案工作水平的主要标志，有成效的档案利用工作能够带来社会效益和经济效益，搞活档案工作，提升档案工作水平和地位。

2.档案利用工作的新特点

2.1 利用资源数字化

信息技术、网络技术的迅猛发展使办公自动化成为可能并迅速发展，与此相对应，档案资源的存在也不仅局限在纸质这一种形式上，而是越来越趋向于以文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等电子文件形式存在，其数量亦成倍增长。也就是说，档案利用资源载体正从纸质这个单一载体，发展为纸质、光盘、磁盘、磁带等多种载体并存；其存在形式也由纸上文字发展为网络数字信息。

2.2 利用需求多元化

网络信息技术的发展一方面弥补了以往因时空受限而造成的档案利用者单一性的不足，利用群体呈现出广泛化、多元化的态势；另一方面改变了利用者的行为方式及意识形态，对档案信息的需求意识逐渐增强。信息需求主体这两方面的变化，使得档案信息需求从范围到结构都发生了很大的变化，呈现出新的特点。

2.2.1 信息需求范围的广泛化

档案信息需求范围的广泛化主要表现为内容的广泛性、形态的广泛性和类型的广泛性。内容上，利用者的信息需求涉及众多的学科领域，体现出很明显的综合性和多样性；形态上，利用者不仅需要纸质的档案信息，对多媒体电子档案、声像档案和实物信息资源的需求也在不断增长；类型上，利用者不再单纯需求单位、部门形成的与工作有关的文书档案，那些与其自身利益息息相关的档案信息，如自身的房产档案、婚姻档案、家庭档案、医疗档案等方方面面的档案，正在受到越来越多的关注。

2.2.2 信息需求结构的多样化

网络科学技术的发展，刺激了社会对数字档案信息的需求。同时，由于利用者自身职业、文化程度、年龄等诸多自身因素的差异，造成了利用者的信息需求呈现出多样化的结构，具体表现为不同目的的信息需求并存，如有的是为了工作查考，有的是为了学术研究，有的是为了求证事实，有的是为了休闲娱乐。

2.3 利用方式多渠道

网络信息组织、交流、传递方式的变革，使信息的时效性日益增强，也激发了利用者对档案馆快速高效化信息服务的新需求。利用者已不再满足于亲自到档案馆查阅材料这种单一的最原始的利用方式，他们渴望能够通过网络查询服务迅速、高效地获取大量的有用信息。随着档案资源的数字化以及网络技术的日益成熟，档案部门纷纷建立了自己的档案信息网络查询系统，使利用者新需求的满足成为可能。

2.4 利用时空扩大化

档案信息网络查询利用服务方式不但使档案信息查询变得高效、准确，同时它也使利用者对档案的查询不再受时间和空间的限制。利用者除了到档案馆查询档案之外，可以在任何时间任何地方通过网络链接到档案馆的服务器，直接查询调阅所需档案信息，增强了信息利用的时效，拓展了信息利用的时空。

3.档案利用工作面临的新问题

3.1 人员素质有待提高

这里所说的人员素质包括两个方面，一是指利用观念，二是指业务素养。从观念看，档案部门的从业人员普遍存在着重藏轻用的传统思想，只注重对档案材料的收集、保管，往往忽略了档案的提供利用工作。实际上，收集、保管的最终目的都是为了档案的提供利用，档案利用是档案工作的出发点和归宿，是档案工作的根本目的。从业务素养看，现阶段我国档案部门从业人员中真正档案专业科班出身的所占的比例较少，大部分人员是半路出家，虽经过后期的专业培训，但培训时间短、培训内容不系统，造成人员整体档案业务素质不过硬，特别是对网络查询服务所亟需的网络技术、信息处理知识能熟练掌握运用的人员更是凤毛麟角，这严重制约了档案利用服务工作的开展。

3.2 网络应用的局限性

目前，许多档案部门都顺应利用者的需求建立了档案信息网络查询系统，并开放了相关的数据。但由于缺乏统一标准，档案部门在制作信息平台时，往往从方便自身的角度考虑进行设计，因此不论是所用的数据库、查询的流程，还是呈现的界面都是五花八门、千差万别的。虽然每一个信息平台都能实现档案查询服务，但对利用者来说，却需要时间来熟悉不同的软件操作系统，尤其是对于那些本就不熟悉计算机技术的利用者，就更是难上加难。另外，软件设计的差别使各级档案部门的信息资源难以共享，形成了信息孤岛。

3.3 数字资源的匮乏

数字档案信息主要来源于两个方面，一是各级各类档案部门接收的电子文件，这是数字档案资源的重要组成部分；二是档案部门为促进档案信息的利用，对部分利用价值较高的库藏档案进行数字化所形成的数字档案，是数字档案中的精品。目前，大多数档案部门的数字资源仅限于第一方面，也就是都已将接收的电子文件挂接到开放数据库中，但对第二部分馆藏精品进行数字化的比例不高，这主要是由人员、资金、观念、技术等原因造成的。馆藏精品不但利用价值大，而且利用频率高，因此这部分档案是否被数字化，将直接影响利用者对档案的利用效果。

4.档案利用工作新策略

4.1 提高从业人员素质

首先，要转变从业人员的利用观，改变重藏轻用的错误观念，使人员从思想上认识到利用工作的中心地位，从而投入更多的时间和精力做好利用工作。其次，要对现有人员进行系统的档案专业知识和现代化信息技术业务培训，使他们适应网络信息时代的要求，能为用户提供高效、优质的服务；最后，还要注重优秀人才的引进，尤其是档案部门普遍稀缺的计算机专业人才的引进。

4.2 建立信息沟通渠道

网络信息时代的到来，使档案利用不论是利用数量、群体结构还是利用目的都发生了巨大的变化，利用人数不断增多，利用内容逐渐广泛，利用群体趋于多元化。面对如此巨大的变化，档案部门要想做好利用工作，满足不同利用群体的不同需求，首先要对利用群体及其需求进行调查分析，最直接有效的办法就是运用网络平台建立利用需求信息反馈系统。用者可以把自己的诉求准确地传递给档案部门，档案部门可以根据用户的需求，及时调整档案收集范围，完善馆藏结构，健全数字资源，以更好地为用户服务。

4.3 统一软件操作标准

运用不同的程序语言设计的不同功能模块、不同界面的信息查询系统，既容易形成信息孤岛，又给利用者的操作带来诸多不便。因此有关档案管理行政部门应尽快出台相关标准，对系统设计的相关指标参数进行合理的规范，使系统不仅能够相互链接，做到资源共享，而且操作简便、灵活，方便利用者使用。另外，还应考虑到利用者中微机知识匮乏人群的需求，通过系统使用视频演示及信息沟通平台等渠道，帮助他们获取所需信息。

4.4 丰富网络档案资源

首先，应对馆藏档案信息资源进行摸底，找出那些使用频率高的，利用价值大的精品档案材料，通过外包等方式将这部分档案尽快数字化；其次，在网络环境下，要突破馆藏的现有信息资源，注重对各机构、部门形成的大量的有价值的网络信息的收集，使网络信息成为档案信息资源的主要渠道之一，并善于利用此资源，充实完善档案信息结构。

总之，利用是档案工作的主题，尽管现代化技术对档案馆的发展产生了深远的影响，然而这一主题的中心地位始终是不被撼动的。档案管理者应顺应网络时代变化，不断更新思想、更新观念，锐意进取，行之有效地做好档案利用工作，为档案工作的发展创造出一个崭新的局面。

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