基于知识管理的图书馆管理职能创新研究

吕光远

（哈尔滨商业大学 黑龙江 哈尔滨 150076）

1.图书馆管理职能的一般认识

1.1 决策

主要是对图书馆的奋斗目标(包括长期的和近期的)以及同实现这一目标有关的一些重大问题所作的选择和决定。也就是为了取得预期的结果，从多种可以采用的备选方案中，有意识地选定一种行动方案的过程。决策贯穿于图书馆管理的全过程，是管理的一个重要职能。

1.2 计划

是指管理人员预先考虑和发现可以供他人采取的备选行动方案的过程。计划的内容既反映出管理目标的各项指标，又规定着实现目标的方法、手段和途径。因此，计划是人们完成任务、进行各项具体活动的依据，是管理的另一个重要职能。

1.3 组织

就是根据图书馆的目标设置工作机构与确定分工的过程。组织职能有两方面作用：一是按照管理目标，合理设置机构，建立管理体制，确定各个职能机构的作用，规定各级权力机构的责任，合理地选择和配备人员，建立一个统一有效的管理系统；二是根据各个时期任务所规定的目标，合理地组织人、财、物，使图书馆的各个部门互相配合，各项业务与管理互相衔接，引导全体职员为完成计划工作任务而努力工作。因此，组织职能是发挥管理功能的组织保证，是实现管理目标的工具与手段。

1.4 指挥

就是管理者运用组织权责，发挥领导权威，按计划目标的要求，对下属部门或个人进行指导和发令调度。指挥是通过下达命令、指示等形式，使系统内部全体成员的意志服从于一个权威的统一意识，将计划和领导的意识变成全体成员的统一行动。因此，指挥是完成计划任务、实现工作目标的有力杠杆，是一种带有强制性的管理活动。

1.5 控制

是指衡量当前工作执行情况并使之导向预定目标的过程，也就是在执行计划过程中，对图书馆工作的标准、服务质量等进行监督和检查，发现问题，分析原因，采取措施纠正偏差，确保原定目标的顺利实现。

1.6 协调

所谓协调，就是对图书馆的各个部门、各项工作实行统一的指挥和调节，使其趋向和谐，避免矛盾和脱节现象，以利于发挥图书馆系统的总体优势，保证计划目标的实现。在图书馆内，协调的主要任务是从系统角度出发，平衡各个部门的人、财、物的分配，加强各项工作环节的连接，解决部门与部门、部门与个人以及个人之间的矛盾，保证各部门及个人积极性的发挥，使其行为纳入图书馆总目标的轨道。

2.图书馆管理职能的调查分析

在知识经济时代，图书馆管理职能有何变化?对此问题，根据盛小平教授的问卷调查结果显示原有的6种职能——决策、计划、组织、指挥、协调、控制，虽然依旧存在，但是人们认为知识共享、知识获取、知识中介、知识转化、交流、学习、教育、创新却更加重要。

3.图书馆管理职能的变化

3.1 知识获取

在现代社会中，图书馆应当是一个知识中心、文化中心、信息中心，各种知识信息的组织、传播与利用是现代图书馆的工作核心。图书馆管理理应走到以管理知识为核心的工作重心上来，最大限度地捕获、挖掘、利用与传播知识。因此，图书馆应该发挥本身在信息组织的原有优势，挖掘并利用其知识获取的管理职能。所谓知识获取，就是从各种信息源中发现、提取和挖掘知识的过程。它可分为人工获取、机器辅助的人工获取、机器自动获取三种类型。

3.2 知识中介

吴慰慈先生指出：图书馆是帮助人们利用文献进行间接交流的中介物。在知识管理时代，图书馆不应再局限于文献信息的管理，而应根据不同用户对知识的不同需求，通过为用户提供有效的知识共享平台来加速知识的流通与利用，充分发挥图书馆的知识中介功能与作用。

3.3 知识转化

在图书馆管理实践中，时常在进行隐性知识与显性知识、个人知识与集体知识的相互转化。图书馆的隐性知识分为个人隐性知识与集体隐性知识两部分。个人隐性知识与个人有密切的关系，包含技术要素、认知要素、经验要素、情感要素和信仰要素。技术要素包含具体的诀窍、手艺、技巧和技能；认知要素包括个人的知识结构、吸收新知识的能力、判断力、发现问题和解决问题的能力；经验要素包括工作经验、生活阅历、思维模式、人际关系、兴趣特长等；情感要素包括人的喜怒哀乐、直觉、偏好和激情；信仰要素包括人的信仰、价值和奋斗目标。集体隐性知识是图书馆全体员工长期以来通过相互交流和相互协作所形成的工作理念、默契、信仰、经验、亲和力与凝聚力、技术、工作方式与方法、馆员之间和馆员与读者之间的沟通与交流机制、图书馆对内外环境和事件的应付能力和协调能力、图书馆对外服务的整体水平和信誉等。促进隐性知识与显性知识的相互转化是知识管理的首要任务。

3.4 知识共享

知识共享是指知识在所有者与其他人之间的交流、传递与应用的过程。它包含两个方面：一是知识所有者向组织贡献自己的知识，使个人知识变成集体显性知识，从而不断壮大集体显性知识；二是个人从集体知识或知识库中吸收新知识，丰富自己的隐性知识。在管理实践中，图书馆可通过实施两种知识管理策略来履行知识共享的职能：一是编码化策略(codification)，它是指通过图书馆内部的管理机制和沟通渠道(如电子馆务)，将个人知识转化为编码化的工作流程、数据库或知识库中的内容。二是个人化策略(personalization)，它是指将没有掌握某种知识的人和掌握该知识的人紧密地联系在一起，主要通过人与人之间的直接交流实现知识共享。

3.5 交流

在数字化、网络化环境下，交流变得更加频繁与重要。建立一个有利于交流的组织结构和文化氛围，使员工之间的交流畅通无阻。这样才能最大限度地使信息和知识在交流过程中得到融合和升华，使知识交流者得到启发和提高。只有在交流过程中，才能更好地完成知识的学习、利用与创新。因此，交流成为图书馆管理的一个重要职能。

3.6 创新

现代图书馆管理的本质在于创新，也就是说，创新是图书馆管理的一种内在功能。图书馆管理创新是多层面、全方位、全过程、全员性的，包括管理观念创新、管理模式创新、管理体制创新、管理机制创新、管理方法创新、管理流程创新等。管理创新实质上是一种知识创新，它能使图书馆打破常规，改革管理工作流程，提高管理效率；能使图书馆以敏锐的观察力密切关注图书馆未来发展的新趋势、新动向、新问题；能以超前的意识进行果断决策，适应未来的发展。因此，创新既是图书馆发展的原动力，也是图书馆管理的一种重要职能。

3.7 学习

对于图书馆来说，学习变成了一种真正的竞争要素和生存方式。这种学习实质上是指组织学习。所谓组织学习，是指组织不断努力改变或重新设计自身以适应不断变化的环境的过程，是组织的创新过程。从知识管理的角度来看，组织学习是指知识状态的改变，包含知识获取、传播、提炼、创造与实现，即获取不同信息、分享共同认识来开发知识，以及增长见识、知识和联合过去与未来行为的能力。图书馆可以通过系统思考、战略学习、团队学习、对话、建立共同愿景、信息系统的使用、反馈系统的利用、自我管理、知识共享宋推进组织学习，使图书馆成为一种学习型组织，从而发挥图书馆管理的组织学习功能。

3.8 教育

图书馆从诞生的那一刻起就担负着社会教育功能，是学校教育的有益补充。随着知识经济的发展，社会对知识工作者而非体力劳动者的需求越来越旺。继续教育和各种形式的教育就成为全社会的行为。图书馆由于能够提供大量知识信息的公益性服务，成为人们进行素质教育、继续教育和终身教育的理想场所。因此，教育职能在图书馆管理中日益显得重要。这体现在：图书馆一方面要通过举办多种方式的培训班、讲座或学历学位教育来加强用户教育，培养用户从数量庞大、纷繁复杂的信息中鉴别、检索、选择和利用知识的能力；另一方面要对图书馆员进行多种方式的业务培训与知识更新教育，提高员工识别、组织、管理和创新知识的能力。

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