从建筑领域纠纷看城建档案管理

2013-08-15陈龙民

黑龙江史志 2013年14期

陈龙民

（青莱高速公路临沂管理处山东沂水 276400）

随着城市建设快速发展，房地产交易数量迅速增长，城市建设以前所未有的规模和速度进行着?，建筑过程和房地产交易中也产生了不少的问题和纠纷。无论是靠政府部门出面调解还是走司法路径，都需要城建档案相关的资料作为依据，从而引起城建档案的利用率上升，城建档案管理工作也受到社会各界的广泛关注。

一、建筑领域纠纷的解决过程中城建档案起至关重要的凭证作用，城建档案的重要性日益凸显

城建档案是城市建设各项活动的真实历史记录，是国家档案的组成部分。近年来，建筑领域纠纷的不断增多，城建档案作为建筑领域解决各种纠纷的原始凭证，其重要性日益凸显。如在解决工程建设项目款项支付、房地产开发企业违约产生的纠纷、物业管理单位和房产业主之间的纠纷等问题中城建档案都可发挥重要的作用。其一，解决工程建设项目款项支付问题。在工程项目竣工投入使用后，建设单位因资金不到位拖欠支付施工单位工程款或总承包施工单位拖欠分包施工单位（材料供应商）工程款。为拿到工程款，被拖欠工程款的单位到城建档案馆调取竣工验收档案作为追讨工程款的依据。其二，解决房地产开发企业违约产生的纠纷问题。房产业主与房地产开发企业之间的纠纷，是购房合同承诺与实际不符的问题。主要指房产业主在购房后与房地产开发企业合同承诺有明显的差距，从而引起了纠纷。典型的例子有：本该建设的公共绿地改建后期楼房；未按合同上所规定的日期按时交房，并且房地产开发企业在交房时没有完备案手续。其三，解决物业管理单位和房产业主之间的纠纷问题。物业管理单位和房产业主之间纠纷发生在公共设施的管理和使用问题上。例如：在房产业主不了解的情况时，物业管理单位把属于房产业主的公共用地或建筑领域的管理用房用来盈利，将建筑领域管理用房改作商业用房，以此获得商业利益，损害了房产业主的利益。为此，房产业主为了维护自身的权益，提供相应的证据来证明他们侵占了公共用地，这样就需要到城建档案馆调取有关的审批资料和产权档案等。在各种纠纷的解决过程中，城建档案的凭证作用成为解决纠纷的关键因素，利益各方及政府部门、司法部门都从中感受到了城建档案的重要性，城建档案的科学化管理也成为档案部门当前的首要任务之一。

二、建筑领域纠纷的档案利用内容涉及方方面面，要求城建档案管理进一步规范化、科学化

因为工程项目建设和房地产市场中产生问题和纠纷所涉及的情况复杂多样，利用者根据纠纷情况，查找的档案内容也各不相同，常见的利用档案情况有：1.查阅利用工程前期建设管理类档案：如建设用地规划、建设用地审批、建设工程设计方案批复，工程规划许可证及其附件，勘察设计、监理和施工合同等。2.查阅利用工程施工过程中关键性的档案材料:如工程进度控制、图纸会审、工程设计变更记录、施工材料质量证明及试验报告、隐蔽工程检查记录、工程质量检验记录等。3.查阅利用后期工程项目竣工档案：如竣工验收文件、竣工图，竣工决算及竣工决算审计以及计量支付等材料。4.查阅利用受委托公司的测绘成果资料。5.查阅利用购房合同书等。由于建筑领域纠纷的档案利用内容涉及方方面面，这要求进一步规范城建档案管理，做到城建档案资料的归档齐全，整理规范，保管安全。

馆藏是利用的基础，只有充实的馆藏才能保证档案利用工作的顺利进行。在工程建设和房地产交易活动过程中产生的大量的城建档案，普遍存在着范围大、数量多、种类杂的特点。各单位若在此过程中，相关文件资料整理不规范、不及时，归档不到位，就会造成档案的不准确、不完整，档案的利用更无从谈起。因此，城建档案管理部门严格履行城建档案管理的职责，督查各单位、各部门归档文件材料形成情况，严格验收归档的文件材料，对缺少归档文件材料及时补办，保证进馆的各门类及各种载体形态的档案都能够真实完整、准确齐全。同时要拓展档案收集渠道，建立档案征集网络，对归档范围以外有编研价值的文件材料进行征集，建立起内容丰富、结构合理的馆藏档案体系。

三、建筑领域纠纷的档案利用对象大多不了解建筑业务和档案业务，要求城建档案工作者提供更专业、更系统的查档咨询和利用服务

建筑领域纠纷的档案利用对象来自各个领域，概括来说主要有以下几种：工程项目的开发建设单位，工程项目的施工单位，房地产开发企业、物业管理服务中心、国家公务机关、受纠纷当事人各方委托的律师等等。需要说明的是，在以上利用对象中，较大工程项目的施工单位又包括施工总包单位和各分包单位;建筑材料和安装设备的供应商等。就建筑材料供应商来说，又分为钢筋、水泥、砂、石、砖等供应商。国家公务机关有城市管理行政执法局、信访局、检察院、法院、税务局等。以上档案利用对象大多不懂建筑专业和档案专业的相关知识，提不出明确的查档范围，这就要依靠城建档案工作者提供更专业、更系统的查档咨询和利用服务。

要实现查档咨询和提供利用的专业化、系统化，就必须着力提高城建档案工作者的业务素质和接待能力。一是要熟悉档案业务。要掌握各门类城建档案的形成时间、规律、移交情况及整理分类情况等。如城建档案按照接收来源渠道的不同，又可分为城市建设管理档案和工程项目竣工档案。城市建设管理类由市土地房产管理局和市规划局定期移交给城建档案馆；工程项目竣工类档案由各建设单位工程验收完毕后，将按规定归档的档案报送至城建档案馆。城建档案管理人员要对每一类档案的具体内容有全面、深入的掌握，只有做到将馆藏档案熟稔于心，如数家珍，才能为利用者提供准确档案。二是要了解建筑业相关知识。为进一步提高利用档案水平，做好档案利用工作，要结合档案工作，了解建筑行业的相关知识，提高为民服务能力。三是要提升服务理念。城建档案管理人员要做到耐心细致地接待查档者，尤其查档者不懂建筑专业知识和档案专业知识，没有明确的查档范围时，城建档案管理人员要认真倾听查档者描述其问题纠纷以及查档目的，提供给查档者一定查档方向和数据分析，从中帮助分析通过查阅哪类档案、哪一案卷是解决问题和纠纷的可靠凭证。

四、建筑领域纠纷的档案利用需求增长迅速，要求城建档案管理加快信息化步伐

近年来，建筑领域纠纷不断攀升，城建档案利用需求增长迅速，传统的手工档案管理模式已远远不断满足利用的迫切需求，这就要求城建档案管理加快信息化建设步伐。一是要加强信息资源库建设。对数字化的档案数据进行采集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，并能从海量信息数据库中提取有价值的信息，以满足社会各方面对档案信息资源的需要。根据《城市建设档案著录规范》，将馆藏所有城建档案进行逐卷著录，将传统城建档案馆的馆藏、立档单位档案文件材料、专题信息资源库和互联网上与城建、规划相关的具有档案价值的信息等收录其中，包括ASCII的文本文件、专业图形文件、栅格图像文件、影像文件、声音文件等数据形式，并分别建立存贮在数据库中，以增加信息资源。二是以网络化的技术手段支持档案咨询服务。利用网站实现大量馆藏信息资源的的广泛共享，可在网站上进行档案查询、信息发布、网上办公等，从而更加快速地完成档案信息服务于社会的职能，而且可以直接迅速地获取反馈信息，准确掌握用户的需求，提高服务质量，密切与社会公众的联系，提高自身的形象。