青临高速工程项目创建精品档案的启示

陈龙民

（青莱高速公路临沂管理处 山东 沂水 276400）

青临高速公路是国家级重点工程项目，位于京津冀与长三角等经济发达地区相互联通的中间位置,北接东三省,南接苏沪浙,在山东省与全国经济交流中起着举足轻重的作用，是国务院批准的“7918”国家高速公路网中的“纵3”长春至深圳高速公路中的一段，也是山东省标准最高、里程最长、投资最大的高速公路项目之一，主线全长228公里，全线采用双向六车道高速公路标准建设，该项目于2009年6月开工，2013年1月正式建成通车。作为一名档案工作人员，对这一重大工程创建精品档案工作，从中得到几点启示。

一、强化工程档案管理体系是创建精品档案的组织保证

青临建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人负责制，按照要求成立项目档案工作领导小组，建立项目档案管理网络，领导小组在建设过程中始终发挥着监督、检查、指导作用。项目法人（建设单位）做好自身形成的项目文件材料的收集、整理和对设计、施工、监理、咨询等单位负责的项目文件材料的收集、整理工作的组织、协调和监督、指导。根据竣工资料编制管理办法，实行预立卷制度，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确、系统和安全。监理单位负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。根据项目档案工作需要，有计划地组织开展项目档案人员培训，统一认识，统一标准，统一做法，提高了工程档案人员的业务素质。各参建单位把项目文件材料的立卷归档工作纳入工程建设管理工作中，配备专职档案管理人员，并保证其稳定。明确各单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，按规定及时做好项目文件材料的整理归档和移交工作。

二、制度规范是创建精品档案工作的重大前提

在青临工程建设过程中，建设单位加强对各参建单位档案工作的监督和指导。根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》要求，制定了《项目竣工资料编制办法》、《工程档案管理实施细则》、《施工阶段档案管理工作程序》等一系列档案管理制度，建立了项目档案管理的制度体系并有效运作。随着工程建设管理标准和要求的不断提高，还编制了能够满足档案资料查找的案卷级、文件级检索工具，进一步提升了管理水平，将档案管理触角渗透到工程管理的全过程。工程档案管理制度体系作为工程建设管理体系的重要组成部分，为规范参建各方的档案管理行为、促进工程管理规范化发挥了积极作用。

三、全过程合同管理是创建精品档案的重要基石

省厅公路局作为青临高速公路工程的项目法人，按照国家有关要求，精心组织，强化管理，将《项目竣工资料编制办法》中涉及的技术资料数量、内容和要求等全部纳入工程建设合同管理中，通过采取档案资料移交保证金控制措施等经济手段，将档案管理渗透到工程建设管理全过程，增强各相关单位的工作积极性和自觉性，并实施科学的动态管理，在实际工作中取得了良好效果。如果说青临高速公路的理念创新是做好工程的基石，制度创新则是青临高速工程品质强有力的保障。青临高速项目进行了系列制度创新，伴随工程顺利推进，关键材料一次性入库盲检制度、关键工序综合检查签认制、质量责任链制度和首件工程和标准工程综合确认制等形成了工程档案质量管控最具特色和成效的管理准则。

四、实现工程建设同步是创建精品档案的有效方法

在项目办构建档案管理网络的基础上，将设计、施工、监理、试验、检测等所有参建单位纳入档案管理网络体系中，并随着工程项目推进，及时更新管理网络，保证网络的高效完备。在招标文件和主要标段的合同文本中，专门明确竣工文件的编制费用以及施工现场档案工作的相关要求和标准，竣工文件的监督检查纳入监理范畴。此外，在各项劳动竞赛、季度考核、中间检查、评优创先等活动中，工程项目档案管理工作也是一项重要考核内容。对于档案录入不及时、编制质量不符合要求的单位进行通报批评，并限时整改到位。对于按照合同要求按时优质提交项目档案的单位，则在考评中给予相应奖励，从而扭转参建单位存在的重工程实体轻档案管理的旧观念，提高档案人员责任意识、精品意识。各参建单位根据单位、分部、分项工程的体系划分及工序的先后预先立卷。每一分项工程的质保资料组成首件案卷后，经检查认可后，作为该分项工程其他资料的整理样本进行具体操作，规范了工程项目档案的整理质量和同步归档。由于建设单位组织开发了工程档案管理系统，运用了档案管理软件进行项目档案管理，还实现了电子文件与纸质文件的同步归档。2012年12月竣工通车，形成竣工档案19352卷，图纸517卷，并实现了档案目录文件级信息化管理。其中，通过首件工程和标准工程档案管理综合确认制的实施，形成了现场质量控制手段的有机整体，取得显著的实际效果，青临高速公路被交通运输部评为“公路工程混凝土通病治理活动”示范项目。

五、科技创新为创建精品档案提供了有效平台

青临高速公路所有科研项目都遵循科研先于施工图设计开展原则，充分发挥科技研究对工程项目的技术引导和支撑作用。将自主研发和与高校科研单位合作八个方面的创新科技项目全部纳入精品档案管理范畴，覆盖了路基、路面、桥梁、交通安全设施、绿化等工程。在工程档案中，高速公路交通安全设施盲点防治技术、工序延展循环法、红外光谱SBS改性剂掺量和X射线预应力定位及张拉效果等多项检测创新手段、矩阵式项目管理模式等等不胜枚举的创新技术和方法成为精品档案的亮点工作。其中，研发的处于国内先进水平的质量安全智能控制系统，从沥青混合料运输到施工现场摊铺的全过程视频监控等数据转化为数字化模式进行永久存档，保证了各项工作的可追溯性。

六、精品档案的开发利用提高了档案文化的辐射力

青临高速工程项目竣工档案是工程从立项到竣工的真实记录，载体多样、内容丰富，涵盖了政治、经济、建设、通信等多个领域的内容，对工程审计、奖项申报、新项目开发，尤其对宣传、提升山东公路的社会地位和影响力发挥了重要作用。通过利用青临高速档案资料编写了大事记汇编、组织机构沿革、工程建设重要会议汇编、管理制度汇编、特殊载体索引及档案工作纪实等一系列汇编材料。同时，还根据已有的照片档案及工程档案，先后编制出版了3期综合性画册，充分展示了建设中的青临高速，展示了山东公路文明形象。音像档案作为青临高速项目档案的一大特色，在宣传报道工作中发挥了巨大的作用。工程建设先后被中央电视台、人民网、新华网、搜狐网、中国公路网等各大新闻媒体报道或转载，大量采用了青临高速公路原始音像档案，将青临高速公路的施工现场、科技创新、质量责任、文化理念、人文风采进行了全方位展现。

2012年12 月，国家高速公路网长春至深圳线青临公路工程档案预验收组对青临高速公路档案进行了验收。这是在以往验收抽查的基础上，交通主管部门对青临高速公路工程档案的总体验收，是对公路档案验收的重要组成部分。经过验收组成员的共同努力，顺利通过了公路工程档案专项预验收任务。