浅谈高校干部人事档案管理的问题与建议

2013-08-15佳木斯大学王玉武

办公室业务 2013年5期

文/佳木斯大学王玉武

加强高校的干部人事档案管理工作，提高人事档案管理质量，开发和利用好档案信息资源，对高校选拔、使用干部以及人才资源的开发利用，提高学校管理水平，推动高校的各项事业快速发展具有重要意义。现阶段高校干部人事档案的管理工作存在一些问题，不能很好地满足高校快速发展的需要。

一、高校干部人事档案管理工作存在的问题

（一）档案意识薄弱

大部分高校对干部人事档案管理工作重视不够，对干部人事档案管理工作在选拔干部、任用人才，晋职晋级中的作用认识不足。对档案工作所需的基础设施、人员、经费投入不够，档案工作所需的基本设备、工作环境不能达到国家要求。教职工缺乏档案意识，归档材料不用规定的笔填写，材料项目填写不全，年度考核等材料内容抄袭，套话、空话较多。新参加工作人员对于档案是否已到工作单位，不闻不问，有的已工作几年了但档案还没有到工作单位。这些问题直接影响到干部人事档案管理工作水平。

（二）管理队伍素质较低

高校干部人事档案管理人员配备的数量少，未能达到1000卷档案室1个人的标准。且大部分人员学历层次较低、年龄偏大、知识结构不合理，大部分管理人员主要是从教学一线淘汰下来的，对干部人事档案材料的收集、分类、排序、整理、归档立卷、档案转递等业务不了解，基本上未经过相关专业培训就直接上岗工作，档案专业毕业的或具有相关学历的人员甚少，这些人的素质较低，很难适应高校干部人事档案管理工作的需要。近几年，虽有新分配的大学生充实到管理队伍中平，但专业对口的较少，他们认为在高校搞档案工作发展前景不好，没有人重视，工作很难干出成绩，不安心档案工作，总是伺机跳槽，也就谈不上提高档案业务能力了。

（三）归档渠道较窄，归档材料不规范

现阶段，高校干部人事档案的归档材料主要是来自组织、人事、工会、纪检等部门形成的干部任免、工资、职称、年度考核、入党、奖惩等材料。而对于新规定的党委、人大、政协委员的简历材料，报告个人有关事项材料，反映个人有科研学术水平的材料等收集较为困难。归档材料中项目填写不全，不按规定用笔，基本信息填写与档案有出入，缺少像片等现象经常发生。由于国家对于硕士研究生、博士生的学历材料没有统一的规定，各培养学校形成的相关材料内容不规范，用纸规格不统一，常常不能达到干部人事档案材料归档要求，这些问题给干部人事档案管理工作带来了很多困难，影响了档案质量。

（四）管理制度执行不力

现行的干部人事档案管理制度较为规范，但是具体执行时得不到应有的贯彻落实。档案材料形成部门积压或滞留档案材料，不符合归档要求限期补办的材料超期；《查阅干部档案审批表》填写不规范，查阅档案材料与复制材料混淆，有的审批不签名；个别工作人员责任心不强，造成借阅的档案材料丢失；外借档案超期不还，不办理续借手续，至使干部人事档案长期在外；档案转递过程中，未能将回执及时邮寄回档案发出单位等现象时有发生，不能严格地按干部人事档案管理制度办事，影响到了档案管理部门的工作，威胁到了干部人事档案安全。

（五）人档分离、弃档现象时有发生

近几年，随着国家高等教育的快速发展，各高校为了提升师资队伍水平，不断加大人才引进力度，高学历人员在单位之间“跳槽”频繁，有的单位为了留住人才，采用了扣留人事档案的办法，造成了人档分离。而有的人干脆放弃自己的档案，使档案长期滞留在原单位无人问津。大部分高校不同程度地存在这些现象，导致干部人事档案材料不完整，更谈不到档案材料的准确真实了。

（六）信息化程度较低

由于投入较少，高校的干部人事档案管理大部分还停留在以手工操作为主的工作模式上，虽然配备了计算机等设备，但大部分仅仅是利用计算机编一些姓名索引、个人档案目录，与数字化、信息化管理的要求相差甚远，工作效率较低，一定程度上影响了档案的利用。

二、对高校干部人事档案管理工作的建议

（一）普及干部人事档案知识，增强档案意识

绝大部分高校已经建立了校园网络，干部人事档案部门应充分利用校园网络阵地，宣传普及干部人事档案管理的收集范围、分类、排序、提供利用、档案转递、保密等基本知识。定期深入到各二级学院、部处对教职工、学生进行干部人事档案相关知识的讲座、培训。经常举办一定范围的干部人事档案知识竞赛，从而普及档案基本知识，增强教职工、学生的档案意识，提高干部人事档案管理工作水平。

（二）建立责任制，完善管理制度建设，加强执行力度

应建立以单位主要领导为组长的干部人事档案工作领导小组，切实发挥作用，加强对干部人事档案工作的检查、督促、指导。应依据干部人事档案管理制度，制定适合本校实际情况的各项管理制度、办法，特别是干部人事档案材料的收集办法，拓宽收集渠道，确保材料质量，从源头上提高干部人事档案的质量。应建立相应责任制，明确各级各类人员、干部档案管理人员的责任，奖惩分明，从而确保干部人事档案的各项管理制度得到落实。

（三）培训管理队伍，提高业务能力

管理人员的业务能力，直接影响干部人事档案的管理水平。应保证经费，参加业务培训，学校应加大投入力度，使档案管理人员能经常参加业务主管部门举办的培训。应提倡自主学习，档案管理人员应充分利用互联网进行自主学习，学习档案管理的制度、法规，学习干部人事档案管理的最新动态，发展方向等。同时应学习国家的干部政策、人事、劳资等相关知识，从而更好地对收集的档案材料进行鉴别，提高干部人事档案质量。应建立干部人事档案上级主管部门、各高校之间的网络工作群，利用网络上下沟通、交流工作经验、取长补短，提高业务能力。学校应注意保持管理人员的相对队伍稳定，使他们安心工作，定期对管理人员进行业务考核，促使他们提高业务能力。