关于机械企业档案管理的信息化建设的认识

2013-08-15齐齐哈尔二机床集团有限责任公司王璐

办公室业务 2013年5期

文/齐齐哈尔二机床（集团）有限责任公司王璐

随着现代社会的技术不断的发展，信息技术的潮流不断的席卷了整个世界的发展进程。现代化的办公手段在企业的发展过程中逐渐的普及开来。自动化和信息化的管理方式也逐渐的提到传统的手工的管理方式。现代化的企业档案管理需要建立与之相互适应的自动化的管理系统，将企业的档案管理与其余的管理工作相互结合在一起，进一步的改变档案管理的落后的现状，提高档案服务的效率和质量，不断的加快企业的档案信息化的建设脚步。

一、机械企业信息化档案管理的特点

（一）管理的一体化

传统的企业档案管理的方式都是要根据相对应的部门的文件进行整理归类和保存。其余的企业业务也要不断的针对经营活动产生一定的产品、技术和合同等的专业性的资料进行不断的整理和归纳。但是，在信息化的档案管理过程中，都是一种自动化的管理系统，这样就可以将整个企业的文书和部门的基本文档有效的结合在一起，进一步的将归档与企业的管理同步。

企业的自动管理系统，将企业的档案使公文和业务档案都有效的归纳到了一起，不仅避免了大量的重复性的劳动的过程，而且有机的提高了企业的工作效率，使得企业的档案工作人员摆脱了传统的重复性的操作的过程，进一步的节约了企业的人力和时间，将企业的档案管理人员从传统的工作方式中有效的解放了出来。

（二）全文的存储和档案的检索

企业的档案信息化管理系统，可以将企业的各个部门的有效的有价值的文件有效的存储到企业的服务器上，同时也可以将企业的档案管理部门的原始扫描的档案存储到企业的服务器上。当企业的用户经过身份的验证之后，就能够有效的在企业的局域网上将企业的个人所需要的档案实现终端的有效检索。真正的使得信息化的档案管理成为企业的生产生活的建设提供出有效的信息服务。

（三）档案管理的业务可以实现自动化

企业的业务档案的工作主要的就是包括企业的档案资源的统计和鉴定、节约、阅读和编辑等的方面。这都是需要企业的档案管理人员定期的针对企业的档案的基本情况进行有效的统计，同时也要这对企业的档案中的技术文件进行有效的分析，同时要为企业的领导的决策提供出参考性的依据。应用到了企业的信息化的档案管理，可以有效的随着随地的将企业的各种数据进行统计。这样就使得企业的领导和各个部门都可以有效的使通过办公室所需要的资料以及数据，将档案的管理人员从传统的工作方式中有效的解放出来。

二、信息化时代下的企业档案管理的新趋势

当前人类的社会随着不断的发展，文本的载体形式也发生了新的变化。如今的大范围的文本阅读方式的变化也使得文档的存储的方式发生了改变。随着这样的改变，大多数的文档都已经发生了很大的变化，文档从原始的传统纸质的文件逐渐的转化成为了电子化的方式。在信息化的时代背景下，电子文档也使得我们最初的记录方式实现了变化。提高了处理信息的质量以及信息的传播速度。这也就实现了在存储上从一种媒介方式有效的转化成为另一种媒介方式的变化。这就成为了企业的档案管理的一项必需要的技术。信息化已经成为了企业的档案管理过程中所必须要的支撑手段。

电子化的文档与传统的文档相互比较的话，其包含的信息量更加的大更加的丰富。同时，信息的检索和阅读的方式也得到了很大的提升。同时，电子化的存储方式可以提供企业有效的复制和存储的方式，轻松的实现文字的编辑和保存，同时还不会浪费任何的资源。当相关的部门需要对某一些文件进行检索的时候，就可以找到最原始的记录，使得管理者在大量的信息中迅速的找到所需要的内容。

三、关于机械企业档案管理信息化的几点建议

（一）健全档案管理的制度

俗话说，没有规矩不成方圆。在企业的档案管理的工作中，制度也成为了一个很重要的问题。企业的管理是企业发展的一个根本。健全的档案管理制度将使得企业的各个部门的职责有效的得到明确，并且在信息化的全体下，更加需要企业加强档案管理制度的建立，特别是要加强制定企业的档案自动化的管理制度，使用完善的制度来进一步的规范好企业的档案自动化的管理工作。