新形势下高校基建档案管理的探讨

文/江苏省南通商贸高等职业学校 倪儆

高校基建档案记录着校内各种建筑、构筑物以及多种地下管线设施在规划、设计以及使用阶段的多种信息，是由文字、图像、声像、电子文件等组成的材料，不但能作为检核基建工程质量的重要凭证，对高校的建筑规划、建设以及管理等各项事务的开展发挥着非常重要的作用。尤其是随着高校基础设施建设的蓬勃开展，管理利用好基建档案，对高校科学发展具有十分重要的意义。因此，作为记录与承载学校基础设施建设的重要档案，已成为学校蓬勃发展过程中不可缺少的重要组成部分。为此，在今后的工作过程中，应顺应新形势的要求，加强高校基建管理工作的开展。

一、高校基建档案的特点

随着高校基础设施建设投资主体向多元化方向发展，在一定程度上增加了档案管理的社会性与复杂性，对高效高校档案自身管理工作提出了更高层次的要求。在此过程中，抓住基建档案管理的特点，已成为高校基建档案管理的关键所在。除了与其他档案有着传统型的共同特点外，还具有以下特点：

（一）独立成套性

对于基建档案而言，在整个学校发展过程中单独整理立卷，是相对独立的，并且每个基建项目的档案之间的资料也是相对独立的。同时，基建档案是以单位工程为对象进行收集整理的，独立地形成一套完整的资料文件，内容包括工程准备阶段、设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的阶段性依据性文件，在工程的整个实施阶段已形成一套完整的档案卷宗。因此，高校基建档案又具有成套性的特点。

（二）专业复杂性

对于基建工程而言，是程序较为复杂的系统工程，不仅涉及的部门众多，在建设过程中所涉及到的各个环节与多种专业内容也较为复杂，这些环节与专业之间已经有机地融合成一个较为完整的单位工程。因此，对于基建档案的形成领域与内容性质而言，又有着鲜明的专业性与复杂性等特点。

（三）来源广泛性

因高校大部分基建工程项目规模较大，设计专业因素众多，在很大程度上决定了基建档案的来源广泛性。从工程项目筹划到竣工验收等整个过程，档案材料来源都涉及到政府部门的审批、设计部门论证、施工单位施工以及监理单位、质检单位、材料设备供货单位等各项工作的参与。因此，高校基建档案又有着材料来源广泛性的特点。

（四）实用性

基建档案是高校基础工程设施建设最为原始的信息，它承载着高校进行各种基础设施建设的大量真实性信息，在学校新建、扩建、维修、解决土地纠纷等工作过程中发挥着不可替代的作用，因此它又有着很强的实用价值。

二、强化新形势下高校基建档案管理工作的有效措施

（一）转变观念，完善基建档案管理制度

将高校基建档案管理工作纳入日常管理工作，是确保基建档案管理工作标准化、规范化与制度化的前提。因此，完善基建档案管理工作过程中的各种规章制度，已成为做好基档案管理工作的关键。为此，对于高校而言，应结合本学校自身工作情况，制定出一套切实可行的规章制度，并对各种规章制度的实施情况进行实时检查、督促。在实际的工作运营过程中，因基建档案形成周期长、设计单位广，并且有着较强的专业性，应当对所有参与建设的单位档案管理工作质量进行及时的指导与约束。在工程项目完成后，承包单位必须严格按照规范要求，将基建档案管理工作与工程建设、竣工验收等工作同步进行。对于档案部门而言，应加强对基建部门的交流与沟通，齐心协力做好基建竣工归档工作，明确在基建档案管理工作过程中的重要职责，确保项目施工、安装、竣工等技术资料建档归位。

（二）强化队伍建设，提升业务素质

基建档案只有经过一定的收集与整理工作才能形成，而这一最基础也最为关键的工作是靠档案管理人员来完成的。因此，档案管理人员的综合素质对提升基建档案管理工作质量发挥着非常重要的作用。同时，基建档案的形成是否规范、分类是否科学、质量是否达到标准要求等将直接影响到基建档案的管理水平。因此，组建一支具有较强专业水平与业务技能的档案管理队伍，已成为促进基建档案管理工作顺利开展的前提。

为此，应加强对于基建档案管理人员综合技能的培养，以提升他们的职业素养与专业技能。同时，基建部门不仅仅是档案管理的生产者，也是使用者，这就要求他们应具有较强的责任心。在日常基建档案管理工作开展过程中，应时刻关注基建项目活动，主动收集与基建活动相关的各种活动资料，并及时归档。同时，新形势下的基建档案管理正面向管理多样化方向发展，相关管理规范、标准等不断更新，这就要求应对基建档案管理人员从项目管理到档案管理等方面进行现代化知识的培训与学习，以提升他们的业务水平与档案管理能力。

（三）认真落实规范化、同步化的要求

在基建档案管理工作过程中，应认真落实规范化与同步化的要求。确保规范化，应做到以下几个方面：一是必须确保归档文件材料的真实、准确，满足归档质量要求。确保各项签字手续完备，长期保存的文件应用具有较强耐久性的书写材料进行书写。二是竣工图纸的编制应规范，竣工材料应齐全，对于出现磨损、污染严重以及不能真实反映出工程实际情况的图纸应重新绘制竣工图。三是项目档案文件立卷应符合要求，立卷应遵循工程文件的自然形成规律，卷内文件按顺序合理排列，确保文件之间的内在联系。同时，还应确保案卷的编目清楚、整齐，以便于归档保管与利用。

在基建档案管理过程中，还应确保档案管理工作与项目启动同时进行。在基建项目建设阶段，应确保资料的收集、整编以及审定工作与项目进度相同；在项目竣工验收阶段应确保工程竣工资料的提交与工程验收同步进行，在项目竣工验收时。在管理工作开展过程中，应克服种种苦难，及时准确掌握多种文件资料，以确保基建档案材料的规范化与标准化。

（四）提升科学化、现代化管理水平

随着信息化的不断普及，给高效基建档案管理工作带来了新的课题与发展方向。先进的基建档案管理技术是提升管理工作效率的前提，具有查询快捷、操作简便以及储存安全等特点，能有效提升工作质量。为此，对于高校而言，应充分利用自身技术优势，充分借助现代化的网络化、信息化、数字化平台，建立起一套以计算机与信息库为技术核心的档案管理系统，以在提升档案管理工作效率的同时，降低档案管理工作人员的劳动强度。

同时，高校还应结合自身情况与特点，使用先进的档案管理软件进行基建档案的远程传阅、查阅、收集与保管，以在顺应新形势要求的同时，促进现阶段高校基建档案管理工作的科学化与现代化。

三、结语

综上所述。基建档案管理工作作为一项基本的管理工作过，在学校的长期发展过程中发挥着非常重要的作用。随着科学技术的不断发展，档案管理人员应顺应新形势改革与发展到新要求，加强自身学习，不断提升自己的专业技术水平与综合业务水平，以充分实现基建档案的自身价值，更好地服务于学校的长期发展与基础设施建设工作。

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