从档案人员出发 提高职业学校档案服务水平

文/南京交通技师学院 胡叶霞

从狭义上讲，档案工作就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用工作。档案工作的八个环节，相互影响，相互制约。并且，在不同的工作环节具有不同的工作原则、方法，这都需要档案人员能够很好的把握。因此，档案人员在档案工作中起着至关重要的作用。但一直以来，档案人员却成为很多单位忽视的对象，职业学校也不例外，现状不容乐观。致使职业学校的档案服务水平低下，服务学校的中心工作有限。随着职业学校的快速发展，急需改变档案人员目前的状况。

一、职业学校档案人员的现状

职业学校的档案人员与高校、机关、档案馆不同，具有自身的一些特点。

（一）综合性

职业学校规模小，编制少，专职档案人员少，兼职档案人员多，兼有不同工作事项，档案工作的八个环节也由其独立完成，具有综合性。

（二）更换频繁

职业学校在人员紧张或安排特殊人员时，往往会对档案人员进行调整，变动频繁，不利于档案工作的开展。

（三）非专业多，学历低

职业学校相对高校来说层次较低，教职工的文化素养相对薄弱，档案人员一般学历不高、专业毕业少，并且受专业化训练的机会也相对较少。

（四）安于现状，没有积极性

档案工作作为职业学校的一项辅助性工作，一般情况下无法体现其重要作用，往往得不到领导的重视，反而认为是可有可无的工作。档案人员没有工作积极性，认为反正做多做少一个样，何必自找麻烦，安于现状，只做一些简单的整理和查阅工作，大多以手工为主，未采用现代化工作方式，不进行档案的宣传，更不用说进行针对性的档案汇编。档案基础工作非常薄弱。

（五）缺乏与时俱进的意识

档案工作是一项政治性、服务性工作，但档案人员往往缺乏一定的意识，如政治意识、服务意识、创新意识等。

二、从档案人员出发，提高职业学校档案服务水平的策略

（一）配备专门的档案人员

在整个档案工作中，只有档案人员具有主观能动性，能够主导档案工作的好坏、档案服务水平的高低。职业学校的领导要综合考虑各方面的因素，将专门档案人员配备到位，力求专业毕业、学历较高、年富力强，并保持相对稳定，在评优或者待遇方面不等同于其他人员，和其他人员同级别或略高于其他人员，这样才能带动档案人员的积极性和主动性，调动档案人员的工作激情，推动档案工作的开展。

（二）档案人员要提高自身的综合素质

1.专业素质。作为专职档案人员，不仅要熟悉档案专业基础知识，及时了解学术界有关档案工作的新理论、新方法，热爱档案事业，具有较强的档案专业素质。还要通过强化培训、继续教育、在职深造等多种形式，刻苦钻研业务，提高档案业务能力。

2.信息素质。二十一世纪是一个信息快速增长和传播的世界，职业学校也将走入这样的世界。档案人员要与时俱进，适应档案信息化的大环境，加强学习、更新知识结构，使自己具备应有的信息素质，不断改进档案服务方式和方法，提高档案工作水平，发挥学校档案在教育事业中的作用。

3.其他素质。新时期，档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备其他方面的知识，才能跟上时代发展的步伐。除了学习外语、计算机等相关专业知识外，还要学习管理、科学技术等方面的知识，全面提高综合素质，适应时代对档案工作者的要求。

（三）积极培育兼职档案人员

由于档案人员不可能深入每个部门，了解每个部门档案资料的形成过程，因此，档案人员要积极培育兼职档案人员，可以请档案方面的专家来校开展档案知识讲座，使他们具有档案方面的一些基本理论知识，然后在档案专业人员的带动下成为较专业的档案人员。对于兼职档案人员，每年可以发放一定补贴，形成一种争当专职档案员或兼职档案员的氛围。当然，有激励就要有责任，也要制定相应的岗位职责，约束其行为。

（四）档案人员夯实档案基础工作

档案服务水平的提高离不开档案基础工作的夯实，否则达不到应有的效果。只有收集齐全、完整、准确，整理科学、得当，鉴定准确，统计充分，检索科学，才会更好的促进档案服务的开展，开拓学校档案事业的新局面。

（五）档案人员树立全新的意识

随着社会的发展，档案人员要充分认识形势的变化，改变现有的工作状态，在档案工作中善于捕捉有用的信息，良好的措施，树立正确的意识观念，开拓创新，努力实现职业学校档案工作的新局面。

1.树立“以人为本”的服务理念。以人为本，是科学发展观的核心。简单来说，以人为本，就是指与物、神相比，人更重要，更根本。职业学校的档案人员要充分认识到，服务是档案的宗旨，也是档案的最终目的，把满足所有档案用户的档案信息需求作为根本出发点，才能有利于档案用户档案意识的增强，有利于职业学校档案工作的开展。

2.树立主动服务的理念。主动地为档案用户服务是档案利用工作的指导思想之一。职业学校的档案用户，由于文化层次较低等原因，需要档案人员主动提供服务。

3.树立档案工作的创新意识。创新是人类特有的认识能力和实践能力，是人类主观能动性的高级表现形式，是推动民族进步和社会发展的不竭动力。一个民族要想走在时代前列，就一刻也不能没有理论思维，一刻也不能停止理论创新。口语上，经常用“创新”一词表示改革的结果。档案工作正面临着由向内服务转向社会化服务，外部环境日新月异，要想不被忽视，档案人员就要创新档案工作，收集上的创新、编研上的创新、利用上的创新等等，从而达到新时期各级各类档案用户的不同需求。

（六）档案人员经常与档案用户进行沟通

职业学校的档案用户主要有管理人员、教师和学生以及少量的社会人员。满足他们的档案信息需求，是档案服务工作的现实目标。档案人员定期或不定期召集一部分管理人员、教师和学生进行座谈，认真听取他们的合理建议和意见，并根据建议和意见，有针对性地改变档案服务状况。通过座谈这个平台，职业学校档案服务做到更有的放矢、更强的针对性，提高档案服务学校的能力。

（七）加强档案宣传

宣传是一种专门为了服务特定议题的讯息表现手法。一般情况下，是指运用各种符号传播一定的观念以影响人们的思想和行动的社会行为。宣传具有激励、鼓舞、劝服、引导、批判等多种功能,其基本功能是劝服。即通过多种内容和形式，阐明某种观点，使人们相信并跟着行动。职业学校的档案用户相对高校来说层次较低，档案素养不高，必须对其进行宣传，才有可能提高他们对档案工作的认识与理解。

1.室藏档案内容的宣传。就档案用户来说，要利用的是档案的内容。因此，让他们知晓档案的内容尤为重要，决定着服务客体档案利用行为的发生。职业学校档案部门要对室藏档案内容进行宣传，特别是一些年代久远的档案、学校特色档案资源、重要档案、编研成果、统计数据、利用率高的档案等进行宣传，可以按职业学校四类档案用户档案信息需求的特点分专题进行，使档案用户知晓，这样才能在平时的工作中知道有这样的室藏，需要利用时就会想到档案室有自己要用的档案，促进利用行为的发生，从而提高档案的利用率，发挥档案的价值。

2.档案利用意识的宣传。档案利用意识的宣传，对档案工作意义非凡。档案意识有两种：一种是社会的档案意识，一种是档案界的社会意识。社会各界对档案需求的认识构成社会的档案意识。强烈的档案意识可以促进档案事业的发展，而淡薄的档案意识则阻碍、延续这种发展。可见，提高档案意识，可以促进档案材料的积累、管理、利用，提高档案工作水平。

职业学校档案用户是学校的全体师生，他们的档案利用意识增强了，档案利用率才会提高。因此，档案部门要加强档案意识的宣传，除了可以通过室藏档案内容宣传的形式外，还可以采用BBS留言板、论坛、知识竞赛、参观等方式对档案法规、档案作用、利用档案效果实例、档案工作内涵等进行宣传。档案法的宣传可以使用户在享受权利的同时，知晓应尽的义务，从而保证他们利用档案时保护档案，使档案不受损坏。通过宣传，用户了解了档案，认识到档案是一种历史文化财富，宝贵的信息资源，进而使他们对档案的收集、管理、利用表现出重视的态度，又能促进档案工作的开展。

档案部门要提高全体师生的档案意识，不是一朝一夕的事情，要有打持久战的思想准备。平时工作中，积极地为本单位广大师生提供档案信息，供领导决策，供师生参考和凭证，积极争取领导的支持和重视，开展档案各项活动，宣传档案工作的重要性。只有做好了服务工作，让大家真正感受到档案工作的好处，才会重视档案工作，才会利用档案，才会扩大全体师生对档案的利用程度，促进档案工作的发展和服务水平的提高。

3.档案利用手段的宣传。每个人都会遇到这样的情况，要去办一件事，但不知从何下手，或者不知道最便捷的方式，而费力地去实施，结果效率当然不高。在档案利用上，也会存在同样的情况。用户有档案信息需求，但不知道怎样去查询，或者不知道查询的最便捷方式，就会影响其对档案的利用。

职业学校档案部门要及时宣传档案的利用方式，可能传统的档案利用方式大家比较清楚，但随着信息技术的发展，档案服务工作的创新，会出现一些先进的、便捷的档案利用方式。档案部门就要及时地告诉大家，以后可以这样进行档案的检索和利用，方便了师生，也提高了档案服务水平。

[1]百度.宣传[EB/OL].(2011-12-28)[2012-4-10].http://baike.baidu.com/view/193752.htm.

[2]颜海.档案信息资源开发利用[M].武汉:武汉大学出版社，2004:126.

[3]胡叶霞.职业学校档案服务存在的问题及原因分析[J].办公室业务,2013(1):83.