浅谈档案管理的重要性

2013-08-15河北省地矿局第四水文工程地质大队赵桂娥王文岩刘亚涛

办公室业务 2013年5期

文/河北省地矿局第四水文工程地质大队赵桂娥王文岩刘亚涛

档案就是指在多种工作中出现的，记录企业或个人详实信息的文件资料，内部的信息可以作为日后人们观察与研究的依据，随着社会各项制度与机构的健全，档案管理制度已经成为深受广大人民所重视的一项管理事业，而且这项事业几乎已经进入到了人们的日常生活的方方面面，越来越多的档案管理成为企业与个人管理的一种重要形式，只有利用科学的管理方法，采用先进的管理制度才能实现对档案资源的优化管理，才能深入挖掘存在于档案内部的价值。

一、档案管理工作的价值和意义

衡量一个企业的管理水平与经营成果不仅仅局限于生产效益与工作效率方面，档案管理的科学与否也已经成为其中一个重要标准。因为档案中所涵盖的内容都是关于企业或个人的发展过程，或者成长经历，这些都属于一些经验性的资料，可以为以后企业或者单位的发展提供一些参考，为企业的持续、健康发展带来良好契机，这些资料储备必将为企业的日后发展提供参照，一个企业的资源取向、发展模式与未来的发展方向都在很大程度上会受到档案管理的影响，因此，档案管理是企业生产发展与进步的重要保障。

档案管理具有下面几个方面的作用：

（一）发挥参考依据的作用

同样是对历史的回顾，但是却是任何文献资料所不具备的，档案能够发挥同法律一样的作用，因为档案的特点与功能决定了自身更具有客观性、真实性，能够为人们提供更具说服力的证据。

（二）提供参考资料的作用

因为档案是对当时发生情况的真实记录，这些是属于最科学，最安全的参考资料，这些资料是未经过篡改，最真实的，甚至都是一些手稿，内部还有照片，这些都已经成为了最真实、可靠的，经过签字的手稿，一旦在实际工作中出现问题时,就可以参照这些资料来解决问题，档案资料室就可以作为查询的后盾。

二、档案管理工作的重要性

（一）档案管理工作的规范化

因为档案管理带有巨大的秘密性，所以，当对档案进行科学管理以后，保证了企业与个人信息的私密性，保证了档案材料的质量。档案管理的工作纷繁复杂，不仅是对内部资料的管理，而且涵盖了外部包装的统一印刷，然后对相关人员的集中培训，对于档案的整理与核查都实行一致的管理，而且每一个环节都需要一个严格的管理模式，例如：档案的借阅与复制等，要想确保以后的档案能够在日后的工作中发挥良好作用，就要完善对档案的管理，针对一些基础性工作，需要档案服务创新意识的支持，因为这一意识为档案基础工作起到了带动作用，同时，通过加强对档案理论的深入探究，对于整个档案的管理也具有重要的推动作用，从以往的经验来看，档案的规范化管理，例如：档案的全宗学理论，文书立卷——改革都达到了对档案的管理，因此，档案管理工作意义非凡。

（二）档案的信息化管理

现代档案管理多数采用的是现代化的信息技术，这种管理方式大大提高了档案管理工作的效率与真实性，同传统的档案管理对比起来，现今的档案管理获得了巨大的发展，在电子档案与纸质档案的共同配合下，现今档案管理具有更高的灵活度，利用科学的管理措施，提高了档案管理效率，保证了档案管理的科学性，全面保证了档案管理的工作效率。

（三）档案管理能够保证档案的安全与真实

因为档案管理的任何一部分都要进行科学的审核，要由相关部门进行优化控制与管理，无论是档案的查询还是建立都要由相关人员的管理与监督，这样就确保了档案信息的真实性与安全性，是档案信息能够更加完整、保密并具有一定的安全性，从某种程度上讲，档案管理发挥着不可替代的重要作用，特别是在档案启用集中管理的模式，档案管理工作在很大程度上获得了提高，而且在建档方面都实行了科学、严谨的监督制度，也就是说，在对档案的查询方面，有一定的限制，也就是意味着档案信息的保密性，不相关的人员在没有得到批准的情况下，不能够自由查询档案信息，通过这种方式能够达到对档案安全管理。

（四）档案管理促进了企业的发展

档案管理是对企业经营与生产等各个项目的信息的详实记录，企业的管理人员可以通过这些记录的信息展开对企业发展的深入研究，从企业的未来发展方向、发展目标、途径等方面制定科学的计划，整个企业都在一个科学目标的指导下，利用科学的经营管理方法，本着高效管理的原则，能够充分利用企业内部的各项资源，发挥人力资源的作用，提高企业经营与管理的经济效益与社会效益，这样才能达到企业经营管理的目的。