工程设计档案管理的探索和思考

文/中石化胜利油田勘察设计研究院 王春玲

一、明确责任关系，建立精准的基础工作,是实现工程设计档案现代化管理的基本核心

电子文件已经逐渐渗透到档案工作的各个领域，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，仍会同时并存。档案管理工作的基础和重点，还是对实体档案进行管理。档案的收集和整理尤为重要，经过档案人员对原始档案整理与归纳，节省了档案利用者的查找时间，提高了工作效率。

工程设计档案作为工程项目的成品竣工和施工文件，不仅保存了设计成果，也是为日后工程的改扩建以及新项目设计提供了依据和参考。在较长的时期内，仍持续产生利用效益，所以，维护档案的完整与安全，是档案人员的工作职责。在工程设计文件管理上，整编和维护过程就显得尤为重要。整编是一项繁琐而细致的工作，每份工程设计档案都要经过从验收、盖章、抄写档案目录、目录录入、打码贴码等多道工序才能完成入库要求，其准确性直接关系到资料入库后的检索。设置明确的责任关系，责任人跟踪全套流程，杜绝发生问题时责任不明确，这样既增强了个人责任意识，又提高了入库工程设计资料的准确率。

工程设计档案的借阅和归还过程中，频繁的出入库，会出现回归位置错误和损坏，所以，维护库存资料的准确率、完整率相当重要。定期修复工程设计、清理工程设计档案实物库，虽然完成周期长、操作方式枯燥单调，但它是最大限度地延长档案的使用寿命，保证基础管理不可缺少的辅助手段。

二、调节网络信息基础，建立统一完善、操作简明的档案网络检索系统，是实现工程设计现代化管理的辅助条件

档案工作的服务性，充分体现在利用环节。准确的数据、高定位的检索方式，不仅可以解决一般档案信息的检索查找，也可以通过一定的用户密码指令，进行档案具体内容的检索查找和输出服务，实现真正意义上的资源共享。档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用，使档案信息得到最有效的传递。

档案检索方式一般有计算机检索和手工检索两种。手工检索主要是编制多种形式的检索工具，更快捷地查找资料，来提高档案利用率。这样做往往会出现“多”而不“精”的现象，利用者在查找资料时，不知道使用哪一种检索方式会更为快捷。档案人员也会走入编制的检索工具越多，档案工作服务质量越高的误区。

计算机检索方式通常是以数据库的内容设定，有重点的抓好数据库的建设对档案工作来说非常重要。通常来说，建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体循序渐进的过程。我公司早在九十年代，就开发了工程设计档案检索系统，并且进行了数据库目录内容的录入。而2000年后，在具备了网络化条件下，重新建立了一套工程设计目录检索系统，运用计算机现代化技术，来进行工程设计档案目录内容的动态编目、检索和查阅管理，以此提高了归档工程设计的编目速度和准确性，同时提供了多种检索途径的网络查询方式。由于时间的差异，己经建立的数据库和将要建立的数据库，对档案信息处理的要求也存在着不同的理解方式，对数据库内容也做了相应的调整。2006年，公司建立了综合管理信息一体化平台系统，改变了存档文件的档案号代码方式。在公司信息中心的协助下，将三阶段的文件目录统一到综合管理管理信息一体化平台系统上，受到设计人员普遍认可。

由此可见，对于新老交替的数据库，只有根据自身的情况特点，认真地分析与研究，分步骤、分阶段的把这些数据库逐步规范，建立完善的信息检索程序，精心维护网上数据库的系统数据，推动检索方式由多向精的方向发展，才能更有效地提高档案服务质量，为利用者提供高效优质的服务，促进档案管理走向现代化管理的进程。

三、高定位的人员素质、全面的档案知识服务，是促进工程设计现代化管理的趋势

档案作为原始的历史记录，本身就存在着利用价值。管理档案，不仅要清晰它本身所附带的信息，而且要突破实态档案的物理局限，直接对档案信息进行相对独立的管理、加工，与社会其他信息形式融合，形成更广泛、更有价值的信息。随着时间的推移，档案管理的目标已经由传统的物理获取和传递形式，增加了以信息搜寻、组织、分析进行重组的多种形式，而“以保管为中心”的管理模式已经渐渐远离。转变档案服务意识成为实现档案现代化管理的根本要求。

从管理角度看，个人的业务水平、能力、责任心等诸多因素，都会使档案管理工作的质量和水平产生很大的差异。档案人员的业务和心理素质，也决定了档案服务意识的高低。工程设计档案是工程项目技术成品文件，凝聚了科研设计人员的智慧，具有非常高的参考和利用价值，深入地开发利用，会产生长远的经济效益。近年来，工作方式的持续变革，管理工作面临的问题层出不穷，对现代档案人员的信息感知能力、处理加工能力、专业的数据检索知识和熟练运用计算机的能力等提出了更高的要求。档案人员需要了解本单位的动向，查阅以往工程设计借阅记录，同时结合科研人员的设计需求，对库藏档案进行统计分析，有目的、有计划地编研出具有参考性、指导性的材料，例如档案信息反馈、利用实例、汇编、检索指导等等，进一步地促进工程设计档案的开发与利用，适应现代化管理的要求。

[1]贾玲,周晓林,陆江,陈东.从档案实体管理、信息管理到知识管理[J].中国档案,2012(2).

[2]毕娟.知识服务—档案馆服务视角的转换[J].兰台世界,2012(1).