浅析人事档案管理的问题与对策

文/连云港市人力资源和社会保障局 钱均

从古自今，人事档案一直是关乎个人命运前途的重要资料,长期以来倍受人们的重视。现阶段，随着现代市场经济的席卷,人员流动的增加,人事档案在不同程度上存在许多问题。人事档案管理是为现代社会人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动。当前随着全球信息化进程的加快，特别是在我国加入WT0之后，与国外的信息沟通变得十分必要。因此，及时发现并解决这些问题，对改革和完善我国现有的人事档案管理具有重要意义。

一、人事档案管理发展带来的新问题

现在我国社会主义建设一进入一个新的历史时期，市场经济迅猛发展，各行各业竞争激励，各类人才流动频繁，人事管理工作遇到了许多新事物，诸如对流动人才的管理、人才综合素质的考量、人力资源的优化配置等等，如此也九个人事档案的管理带来一些新的变化，呈现出某些新的特点，同时也不可避免的出现一些新的问题。

（一）认识不够，制度滞后

在计划经济时代，传统观念上人们多认为人是档案神秘、政治色彩浓，认为它在一定程度上往往决定着个人一生的政治前途和经济命脉，因此对人事档案人们多有一种敬畏，认为其至关重要决不可等闲视之。而在市场经济条件下，因为多种经济成分的并存，人们为解决生计，在寻找工作时有着很大的双向选择自由，人们的自主意识在市场机制的竞争中得到充分体现。人们不再拘泥于人事档案的有无，而是更注重能力和现实表现的良好发挥。如有的人为了寻求更好的机遇和发展弃档跳槽而去，也有写刚毕业的大学生同样是为了份好工作而放弃档案。在日趋宽松的发展环境中，人事档案与人的命运关系已没有以前那样紧密，对人们产生的决定性作用也有所弱化，这是社会进步的一种表现。同时，这种认识的不够也就导致了制度方面的滞后。现在的制度经过多次修改还是重在收集整理，只立足于管理，对现代化、信息化很少涉及。

（二）人员紧张，管理不力

传统模式下的人事档案基本上都是按照一定的管理权限，分别由各单位或其上级主管部门的组织人事部门自行管理，是一种内向型的，相对封闭的管理模式。但现在社会经济结构大调整的情况下，很多企事业单位进行改制转轨，相应就带来许多档案流通，对接等问题。在此情况下，领导的不够重视加上人手不够又导致了人事档案工作难以摆上议程，处于一种不规范管理或无处移交的状态。人事档案的管理需要托付给专业的管理单位和机构，需要专业的档案管理人员。但现在很多单位都是行政或人事部门人员兼职档案管理，专业度不高。加之有的人事档案管理员素质不高，不爱学习疏于业务；还有有的单位人事档案管理人员岗位不明确、责任心不强，抱着临时观念，有章不循，如查档不登记，对档案用完不及时归还也不及时追查致使档案缺失等等。造成了大量人力、物力和财力的浪费，也影响了社保部门的正常工作。

（三）内容片面，模式落后

按照有关规定，传统人事档案内容要求基本分为履历、自传、各类鉴定、考核、政审材料、入党（团）材料、奖惩材料、各类审批表（任免、职称、学位、工资、离退休等）等十大类材料。但在社会主义市场经济高速发展的今天，作为应基本囊括个人经历和社会实践记录的人事档案，综观其涵盖的范围和内容似未能全面反映个人的现状，不能满足现代经济社会对人事档案内容的需求。反映以人为本和体现人文关怀的如个人健康类档案、诚信类档案、动态业绩档案等材料未纳入其中，很不利于对人才作全面的衡量、考核、使用以及人力资源合理优化配置。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已经被普遍采用。但在实际操作中还没有充分挖掘和发挥一些先进技术手段，人事档案管理现代化、智能化、数据化没有得到广泛的应用，有的单位只是简单地将个人信息、档案目录输入电脑，资料检索、调阅则进行手工操作，基本没有实施无纸化阅档。

二、建立新型档案管理模式势在必行

（一）明确法律要求，规范管理制度

众所周知，人事档案是人事档案“档案大家族”的一个组成部分，人事档案归国家所有，人事档案的保管权被赋予人事档案管理中心，其他任何组织和机构均不允许私自保管人事档案。传统的人事档案管理出于维护个人信息的准确性和真实性，采取封闭式的管理模式。一方面，这种管理模式很好地保护了人事档案信息，另一方面，也造成了人事档案信息的滞后与被动。由于受历史条件的制约，不少人事档案材料文体不同一、装订不整齐、书写不规范、管理不严谨等现象比较突出。因此，建立严格的管理规章制度，为人事档案规范化管理提供理论支持与方法指导，已成为迫切需要解决的重要问题。

在社会主义市场经济快速发展的今天，人们自由活动的空间越来越多，与单位的联系以没有过去那么紧密，人事档案工作也要顺应历史潮流的变化，对人事档案的管理采取单位内部管理和社会化委托管理“两条腿”走路的模式，即按照一定的管理权限，实行由各单位（或其上级主管部门）自行管理及利用市场机制成立相应机构托管人事档案两种方法并举。如现在很多人才交流中心托管人事档案都是针对相当学历或职称的人才而言，有较高的门槛，还未达到大众化社会化服务的最大效果。如此形成由单位内部管理和社会化管理相结合的模式，组建起比较完善统一的国家人事档案信息管理架构，不仅有利于社会对人才的需求和人力资源的优化配置，也有利于国家社会保障体系的高效运作，维护社会安定团结，促进社会主义建设事业的发展。

（二）加强“三化”建设，普及“无纸”阅档

人事档案管理的现代化、规范化和标准化即人事档案的“三化”。现代化是人事档案工作在信息化时代的必经之路，是新形势下人事工作发展的需要，这就需要进一步研究人事档案的数字化、数据库建立、管理系统研发、信息网络化建设等核心问题。规范化是实现人事档案管理现代化的重要中间环节。人事档案管理的规范化研究，将直接影响到规章制度的设立。另外，标准化也是实现人事档案管理现代化的重要基石。加强人事档案标准化建设研究，特别是要加强人事档案载体标准、格式标准、管理标准等方面的研究，建立健全人事档案管理的标准体系。

建设“三化”的过程即是“无纸”阅档的普及过程。能够实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，为人事管理提供一条龙的服务，采取科学的管理方法，实现档案信息高度共享。在实际工作中，档案管理会收到时效性强、传达范围广、受地域制约等因素影响的电子文件档案，当然尤其要注意电子档案管理，避免发生信息保密和安全问题。实现“无纸”化首先可以使上级组织部门和领导考察各级干部的工作情况变得直观快捷，有利于组织人事部门的“选人用人”，有效地提高干部人事档案信息的李永和使用价值，为领导决策提供可靠的依据。其次，能够及时准确的更新信息。使档案信息更加准确、丰富和完整，同时还能减少不必要的劳动量，提高工作效率。再次，管理人员可以从繁琐的手工劳动中解脱出来，空余时间可以进修档案管理知识，及时学习和提高，钻研业务开拓创新，提高业务水平，更能体现以人为本的人性化管理理念。最后，有利于档案纸质载体的保护。纸质人事档案是最原始的证据材料，它具有非常权威的客观性，因此档案管理的重点就在于对纸质材料的有效保护。在社会服务功能不断开放的今天，人事工作中经常要查阅有关人员的信息，经常翻阅不利于纸质档案的保存，实现“无纸”化后人员的信息都可以从数据库中求得，有利于人是档案纸质载体的保存。

（三）丰富档案内容，培养专职人员

首先，要“与时俱进”，按照党和国家有关政策，把那些不该归档的材料坚决予以清出处理。现在我国已进入社会主义市场经济时期，人员流动频繁、人才竞争激烈，人力资源的社会化调控优化配置已成必然趋势。如果我们在聘用各类人员、人才时，对其个人现实表现和实际能力考察尚需假以时日的情况下，倘若人事档案能有更丰富更新鲜的信息内容予以提供，无疑对用人单位全面考量及其个人能否被聘用都有着很大的关系，有时甚至能起到关键性的作用。但事实是现在很多人事档案不能完全反映个人的现实情况，新材料新内容少，不适应新形势下人事工作的需要。对此我们应积极主动地去收集、补充档案材料，增加符合时代要求的新内容，如个人最新的科研成果、专利技术材料；反映近时期工作的技术业绩考核、健康状况检查、个人诚信记录、各类考试证明（如国家统考的外语、计算机、法律、财会成绩）材料等，以充分准确反映个人真实全貌。这既有利于个人的使用发展，也有利于国家建设事业对人才的需求和人力资源的优化配置。

人事档案管理人员，无论专职兼职，都应该事业心强、作风正派、坚持原则，敢于抵制不正之风，实事求是，坚持原则。人事档案管理者还要具有一定的政策水平和工作能力，要有良好的职业道德，不断学习现代科学管理知识，掌握先进的管理方法，熟悉人事档案业务，实现管理工作的科学化、现代化。同时，建立健全相应的管理制度也至关重要，如收集、整理、借阅、检查、转移等都要做到有章可循，以维护人事档案的完整、机密和安全。

随着时代的发展，档案材料越积越多。传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。

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