基于高校档案“三个体系”建设工作几点思考

文/江西科技师范大学 卢森林

国家档案局提出的档案工作“三个体系”建设，“建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系，建立确保档案安全保密的档案安全体系”，是对高校十一大类档案内容的进一步拓展，也是深化高校档案规范化管理的原动力，也是高校档案工作必须贯彻执行一项重要工作，也是近阶段高校档案工作的总任务、总体目标。

一、“三个体系”建设是高校档案工作的理论源泉

党的十八大提出“文化是民族的血脉，是人民的精神家园。全面建成小康社会，实现中华民族伟大复兴，必须推动社会主义文化大发展大繁荣，兴起社会文化建设新高潮，提高国家文化软实力，发挥文化引领风尚、教育人民、服务社会、推动发展的作用。”基于这样一个重大战略理论，高校必须坚决贯执行，将这一理论融化为实际工作的精神支柱。高校开展档案工作，要基于高校档案工作的实际为基础，认真学习，以档案工作做得好的高校为榜样，认真比较，细致分析，全面总结；要以教职员工和社会关心的重点、热点和难点问题为基础，在高校档案十一大类的层次上，大胆拓展和延伸来丰富“三个体系”建设的内涵；要以本校档案工作实际开展学校“三个体系”建设内容的摸索和研究，为本校档案工作实现跨越式发展奠定坚实的理论基础。

二、“三个体系”建设工作在高校实现的有效途径

（一）高校档案资源体系建设仍然是档案“三个体系”建设的核心内容

国家档案局提出的“建立覆盖人民群众的档案资源体系”，首先指明了高校档案工作同样要以人为本，不能脱离高校档案服务对象是教职员工和广大在校大学生和毕业大学生，同时还要全面考虑社会的实际需求。其次，要在《高等学校档案管理办法》明确规定的十一大类档案收集范围内的资料的收集、整理与归档工作的基础上，拓宽档案和史料的征集范围，可以考虑增加对社会上对本校联系密切的具有保存价值又对社会具有长久利用价值的有关实体或数字的实物档案或电子音像档案材料，以丰富馆藏资源，优化馆藏资源结构，更快更好地完善档案资源体系。

（二）档案安全保密体系的建立是档案资源建设的安全保障措施

档案资源体系建设的整个过程都需要有强有力的保障措施来保护其安全，才不至于发生损毁、泄密等现象。高校档案安全保密体系建设应包括档案实体和档案信息资源两个方面的内容。在具体实施过程中档案硬件购置、相关技术保障、管理机制与管理制度建设等内容。结合高校档案工作实际重点应加强对档案库房的建设、馆藏档案资源监控及对其资源的保护和抢救工作，在实现了档案信息化管理的高校必须建立信息资源的安全管控机制防止发生、造成档案损毁事件发生。对开展远程档案信息资源共享的档案馆尤其是要加强对计算机网络的监控，防止不利于档案安全的突发事件发生。现在大多数高校都建有各自的档案网站并开展相应的档案利用等服务工作，档案馆必须拥有合格的能够胜任该项安全保护能力的专业技术人员从技术角度解决好馆藏信息档案资源的安全与保密，有效地解决好档案信息资源利用与保密的矛盾问题。

（三）覆盖人民群众的档案利用体系是“三个体系”建设的最终目标

档案工作“三个体系”的建设的最终目标还是档案信息资源的利用问题，在打造好馆藏资源体系和可靠的安全与保密体系后，凸显档案信息资源的利用工作的有效开展。基于现代科学技术特别是云技术建立档案资源利用网络系统，建立安全可靠的档案信息资源利用窗口，提供便捷的服务措施的同时，还可以考虑建立远程服务终端系统，来践行档案工作的最终目标。

三、“三个体系”建设中高校档案馆资源、人才、馆库建设

在“三个体系”建设中，高校档案馆应当如何发挥作用，如何践行“三个体系”建设具体内涵，是高校档案馆决策者必须面对和解决的问题。高校档案馆经过多年的积累，馆藏档案资源体系建设已经初具规模，通过进一步学习和领会“三个体系”建设精神从内涵和外伸着手拓宽和拓展馆藏档案资源、人才和馆库建设。

（一）以“三个体系”建设为契机推进数字化档案馆建设

“三个体系”建设的提出给高校数字化档案馆建设提供了指路明灯，必将引导高校档案馆馆藏资源体系建设发生跨越性地进展。现代科学技术的应用为管理人员提供了最现代化的工作手段；高校档案网站建设的兴起，为高校档案馆馆藏档案信息资源实现远程服务提供了可能。建设好档案馆的“三个体系”建设是高校档案馆今后工作努力的方向，高校档案工作追求的目标。要实现这个目标，需要高校投入大量的档案“三个体系”建设专项经费，因为档案馆必须实现软、硬件环境的根本性的改变。要实现这个目标必须做好以下几件事。

1.以国家档案局技术部门为依托，整体规划、科学制定和全理设计档案标准数据库和数据标准化接口并在统一标准的基础上研发适应高校档案工作特点的针对性强的档案网络管理软件，为高校实现数字化档案共享提供理论支撑。

2.数字化档案馆建设离不开档案数字化的硬件设备，否则就是一句空话。如扫描仪可以将纸质档案转化为数字档案，用数码相机对老照片进行翻拍等方式对馆藏照片档案实行数字化，可见必须具备数字化的硬件设，档案安数字化才有可能，也最终才有可能建相应的立数字化档案数据库。

3.针对现代化技术设备制作出来的重要文件、资料，在生产和收集归档时实行文档纸质和电子文件实行“双轨”归档制。严格遵照中央办公厅、国务院办公厅出台的《电子文件管理暂行办法》精神，并具体落实到高校档案数字化管理中来。要求高校档案馆建立电子文件档案备份中心，为保证该项工作的落实，人事部门应提供人事编制上的支持。高校应当把档案数字化建设提高到战略高度，做好落实工作。从各种不同途径想方设法争取学校相关政策支持，从根本上确保数字化档案工作有序开展。

4.高校档案馆的数字化建设工作在全国已经启动，不少高校档案馆建设已经具备数字化档案馆雏形，全国高校数字化档案发展极不平衡，有些高校受经济能力的局限，绝大多数高校档案馆至今尚未建立数字档案异地容灾备份系统，一旦发生重大灾害，就有可能造成无法挽回的损失。要警钟长鸣，时刻牢记还存在档案的异地容灾备份这项工作尚未开展。

（二）采取有效措施丰富馆藏资源，丰硕“三个体系”建设内容

建立覆盖人民群众的档案利用体系是“三个体系”建设的目的，高校档案工作要把人民群众的利益放在各项工作的首位，要高度关注民生工作，结合高校档案的实际就是要具体到在校或毕业的学生和在校的教职员工。民生档案事关教职员工和在校或毕业大学生切身利益的内容之一。高校档案馆要在自己的岗位上为社会多分担一份责任。拓展档案资源建设范围，广泛收集与教职员工和广大在校或毕业大学生生活息息相关的档案资料，为了方便档案资源的有效利用可按传统的方式开展编研工作，产出丰富的编研成果为提供给档案利用者服务。

（三）从高位切入实现档案工作形式的多元化

高校档案馆在“三个体系”建设中，我们必须从档案建设基础工作抓起，循序渐进地抓好档案“三大体系”建设每一个过程，从高位切入，充分利用现代科学技术将档案工作做到信息化，智能化后才为档案馆藏档案全面数数字化提供坚实的物质基础。在档案从传统向数字化方向转型时也一定要坚持以法治档，在规范化道路上做好档案工作。抓住机遇、接受挑战，在国家档案局提出积极推动全国档案“三个体系”建设的大好时机下，学校安排档案专项经费实现馆、库设施的标准化建设和档案装具更新就有了政策依据。同时档案工作重要性宣传工作重在普及，要拓展渠道征集、收集档案实体资源，大幅度地丰富馆藏，拓展馆藏资源体系的涵盖范围。认真学习党的十八精神，积极推进形式多样的档案文化大发展大繁荣建设，将文化内涵融入高校档案管理全过程中。

（四）不拘一格选拔人才，打造一支特别能战斗的档案工作队伍

“三个体系”建设目标的提出，为高校档案工作提供了机遇与挑战。为了切实落实这一目加强对档案人才的培养，为专业人才建设并提供展示才能的工作平台，充分实现自身的价值，才有可能建设成并有效地稳定这支队伍。把档案这件平凡的工作，让专业人有平台做出不平凡的业绩。必须保证其社会地位和收入水平与其他行业相当，必须解决档案人才质量和数量问题。高校档案馆，随着外部大环境的影响，档案重要性的在各级领导层得到认可，高校档案工作得到了前所未有的改观。热心、献身档案事业的人员不断拥现。随着现代科学技术的飞速发展，特别是高校扩招以来教学档案等十一大门类档案呈几何级数扩增，这对档案管理来说是机遇也是挑战。因为，档案的大幅度扩增，特别是电子归档案文件产生，不仅挑战学校的档案用房，也挑战传统的专业人员的知识的综合素养。

随着档案数字化、信息化的不断深入，档案载体形式和管理模式随之跟进，数字化档案文件的管理，档案信息的安全利用，数字化、信息化档案管理，档案突发事件的应对策略等，都对现代档案人员的业务素质提出更高、更新的要求。一方面人才难求，一方面档案业务技术含量大增加相对人才就必须具备更高的综合素质。适时“三个体系”建设的提出，为建设创新型档案工作队伍提供了崭新的工作平台，必将引导更多的高校档案专业人才投入到档案事业建设中来，为我国档案事业“又好又快”发展贡献聪明才智。

[1]胡锦涛.在中国共产党第十八次全国代表大会上的报告.2012年11月8日.

[2]赵平.档案工作“三个体系”建设理论与实践的探讨.[J]城建档案，2011（9）21-23.