电企档案信息资源的开发与应用

文/广东省粤电新丰江发电有限公司 刘美芳

一、档案信息资源的开发与应用在电企中的重要性

电企实施档案信息资源的开发与应用重要性档案信息资源的开发，就是“将静态的档案信息经过采集、加工、存储进而转换成动态的信息，最快和最大限度地为利用者所利用的过程”。电力企业的档案主要包括文书档案、科技档案（工程建设和科技研究）和会计档案,声像档案、员工资料档案等。其中电力工程档案是最重要的档案,它涉及到工程项目的建设设计,实施过程、工程实体状况等原始，真实记录资料。它不单只是企业维护其经济效益、合法权益(工程变更、索赔动态)的工具，也是工程项目投产后运行、检修、以及企业日后改建、扩建及等相关工作的重要依据，而且，当遇到自然灾害时，利用科技档案能在最短时间内恢复重建工程。

在电企中，落实对档案信息资源的开发与应用是档案管理工作的核心环节。只有对档案资料进行整理，开发，管理，应用，才能使档案管理真正落到实处。

二、电企在档案信息资源的开发与应用中存在的问题

当前，我国电企在档案信息资源的开发与应用中，存在着如下问题：

1.高层管理者对档案信息资源的重要价值存在认识上的偏颇。很多管理者认为,档案信息作为一种现存的文字资料,对公司的发展没有多大的价值,因此对其不够重视，导致了电力企业在档案管理方面的资金投入少,人员配备不足，导致档案室设施不全，保管条件和保管手段落后等现状。

2.档案管理缺乏专门管理人员。据调查发现,很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，而且人员素质良莠不齐。他们很多人都认为档案管理工作仅仅是简单的资料收集,录入,分类和存放；另外，有相当一部分的电力企业没有设立独立档案管理部门，而是把其与其他部门合并在一起。

3.档案管理信息化滞后档案管理的信息化程度,关系到档案管理工作的效率。电力档案信息巨大而且重要,它包含了大量的数据、资料、图表以及文件等原始凭证，这些信息有种重要的经济效益,它的合理的保存对发挥其内在的价值有着重要的意义,尤其是在当今信息化社会中,信息的占有率,开发率已经成为一个企业生存与成功的重要保障。然而,电企普遍存在档案管理信息化滞后的现状,主要表现在工程竣工时，施工单位更注重纸质文档资料的归档而忽略对纸质文件进行电子化存档，使得很多原始数据没有电子版本，给日后的档案利用带来很大的不便。

三、电企实施档案信息资源的开发与应用措施

（一）变革观念，把档案管理提升到战略高度

在当今社会，信息作为一种资源，是企业生存，发展以及获得成功的重要前提。过去，电企高级管理者不重视档案管理，但在信息化日益强化的今天，人们需要重新审视档案信息的价值。档案作为原始和真实的资料记录，对公司的经济价值是不可低估的，必须把档案管理的认识提到战略的高度，为档案信息资源的开发与应用提供思想支持。

（二）建立档案管理制度

建立档案管理制度，使档案管理系统化，有规章制度可寻，档案管理的制度化，一方面有利于加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，促进公司的发展，另一方面能为档案信息资源的开发与应用提供基础以及保障。

（三）提升档案管理专业化

档案管理只有做到实现专业化，才能有效地实施档案信息资源的开发与应用。要实现其专门化，首先要提高档案管理人员的专业素养，聘用有学科基础的人员任职或者加强在职培训；其次，档案管理人员走向生产第一前线，了解电企的一线生产实际情况，档案管理人员跟踪服务，及时反馈信息，指导施工人员收集第一手资料。最后，对档案进行分门别类整理，以便查找与使用。

（四）落实档案管理信息化，实行档案信息服务

随着科学技术的发展，档案管理信息化成为你一种不可抵挡的趋势。在电企中建立公司档案信息管理平台，实现管理信息化，利用网络的快捷和便利性，优质快速地为利用者提供档案数字化信息服务，这是实现档案信息资源开发与应用的有效途径。

（五）成立团队，进行档案信息整编

如今，随着档案资料的不断丰富，档案资料必须通过专门的整编，来实现其价值。企业根据企业的实际发展需要，对档案中储存的大量的零散的信息进行有目的、有计划的筛选，实现对信息的整合以及提炼。通过对档案信息的经过分析、研究、综合、归纳，提炼出典型性、规律性的结论或者按照主题进行汇编，如按组织沿革、单位领导名录、电价文件，工程简介等进行汇编。这样使得档案能有效地为利用者提供服务。

四、结束语

实现档案信息资源的开发与应用，对企业的档案管理工作，有着至关重要的影响。档案信息资源的开发与应用，目的是通过对档案信息的而有效整合，从而实现档案信息的便捷和高效使用。档案信息资源的开发与应用是一项长期性的工作，需要企业从各个方面去支持其发展，如变革观念，建立制度，实现档案管理专业化和电子化等层面。只有这样，才能充分发挥档案的价值，使其更好地为企业经济发展与管理服务。

[1]潘连根.档案信息资源相关概念辨析.档案与建设,1998.(05).9-1.

[2]颜海.档案信息资源开发利用.武汉大学出版社,2004.

[3]范巧燕.企业档案管理---电力企业创新研究.经济管理,2008.