浅谈中职院校财务档案的开发和利用

2013-08-15四川省内江医科学校郝红

办公室业务 2013年5期

文/四川省内江医科学校郝红

一、引言

随着中职院校体制改革的不断深化，以及现代化信息技术的利用。使得过去陈旧的财务档案管理模式受到极大冲击，不能适应新的科学化、信息化、规模化的档案管理要求。在此我们进行财务档案开发和利用的探讨，是非常必要和刻不容缓的。

二、中职院校财务档案的现状

长期以来，中职院校的财务档案在收集、整理、装订、归档及会计凭证、账簿，报表等方面，几乎还延续手工操作模式。甚至会计报表也没有采用电子版而是纸质报表。采用人工查阅、鉴定、销毁档案，耗时费力工作起来极为不便，其准确性、安全性及规范性也受到很大影响。这些传统落后的现状与当下经济发展和现代化管理要求，信息化管理模式格格不入。为了适应新形势的发展，我们进行中职院校财务档案开发和利用的探讨势在必行。

三、中职院校财务档案的开发

我认为对学校财务档案的开发，可从软件和硬件两个方面来探讨。

（一）软件方面

1.建立健全中职院校财务档案的管理制度体系。现代化信息管理技术的利用对财务档案管理制度体系及中职院校财务档案的开发和利用发挥着不可替代的作用。首先必须制定符合档案管理要求具有操作性、规范性和指导性的规章制度。其次，建立双向约束机制。一方面对领导的行为进行约束，因为领导的形象和行为对制度的执行状况有着直接的影响，另一方面，对负责管理财务档案的职工进行约束，因为负责管理财务档案的职工是管理制度的主要执行者。通过建立健全这些管理体制，才能预防管理漏洞，避免风险、杜绝腐败、奖惩分明。使得学校财务档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。

2.加强领导对财务档案管理工作的重视。领导的重视是中职院校财务档案管理工作的一大推动力，重视程度的高低，决定着财务档案管理工作的进度、力度和深度。领导要更新观念，树立科学的管理观，充分认识到计算机和网络技术对财务档案管理工作的重要意义，在资金、人才、设施等方面给予充分的保障。将财务档案管理工作纳入自己的工作计划，并进行监督和考核评估。

3.提升中职院校财务档案管理工作人员的素质。财务档案要得到有效的开发，还必须拥有一支高素质的人员队伍。培养更加专业的信息研究与分析、信息处理、网络建设与维护、信息服务等方面的人才；其次，组织档案人员参加专业学术会、专业培训班等，使档案管理人员不断补充与更新专业知识，完善知识体系，提高管理水平。中职院校档案管理部门要重视队伍建设，把培养和建设一支现代化、知识型的档案管理队伍做为工作的重点来抓。

（二）硬件方面

1.增加中职院校档案管理经费的投入，库房建设和专业设备的投放。中职院校要根据学校实际财务状况投入一定的资金来改善档案管理的硬性条件。根据国家档案管理的相关规定，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，安装铁质的档案柜。实现“三室分开”，即将库房、阅档室、办公室三室分开。另外，档案室还应配备计算机、复印机、照相机、扫描仪、刻录机等一系列的硬件设施，以确保档案保管保护设备达到特定的要求，使档案管理工作能科学有序地进行。

2.不断实现中职院校财务档案管理的电子化、信息化和现代化。随着先进的计算机网络技术的飞速发展，中职院校的财务档案管理实现电子化、信息化和现代化是大势所趋。在对财务档案的开发和利用工作中必须充分运用现代化的高科技成果以及先进的管理手段，最大限度地提升财务档案管理工作的效率。

一是进行电子财务档案的整理的过程中，根据电子财务档案自身的特征以及中职院校档案工作的具体情况，建立一套合理的电子财务档案管理体系，确保可以从制度方面来更加科学有效地规范电子财务档案的管理工作。

二是进行电子财务档案的整理的过程中，通过信息化把中职院校可公开的电子财务档案信息推向社会，扩展电子财务档案信息的利用空间，这样既可起到广告宣传作用，提高学校在社会的知名度，又可实现信息服务的社会化，压缩电子财务档案信息存贮空间，提高信息检索速度，方便用户远程利用。

三是进行电子财务档案的整理的过程中，中职院校在管理财务档案时逐渐借用现代化的手段和设备来取代传统的人工作业，在处理、储存、调用上，也基本实现了计算机数字处理。这样就可提高财务档案在利用和管理工作的效率，使得信息在传递、处理和查阅时速度加快、准确率提高，有效地避免了档案资料在查阅、审核过程中出现的丢失、涂改或损坏等现象。

四、中职院校财务档案的利用

我们管理财务档案的最终目的不只是把档案存放在档案室里束之高阁，而是要千方百计的利用它们为学校的经济发展、领导决策、职工查阅发挥作用。

（一）加强宣传，引导人们合理利用档案

中职院校档案管理部门要充分利用多媒体加强对财务档案利用重要性的宣传，引导大家有的放矢查阅档案。使他们了解、关心、重视、支持档案利用工作，才能从人力、物力、财力上支持财务档案管理工作。

（二）研究利用者需求，提高档案利用率

中职院校财务档案的利用取决于档案利用者的需要。同利用者进行双向的信息交流，是提高档案利用率的重要环节。中职院校财务档案部门只有加强调查研究，牢牢把握利用者的需求，才能有针对地开展档案利用工作，最大限度限度地满足利用者的需求，提高档案利用率。

（三）改善档案阅览环境，创造良好的阅览氛围

中职院校财务档案阅览室应改善条件，给利用者提供良好的阅览环境。院校档案工作人员可利用悬挂伟人画像、名人名言、社会发展变化的立体不意图等方式，为档案阅览室营造一种激励进取，积极向上的学习氛围，使人一进入阅览室就能感到浓郁的文化气息。使阅览室成为集文化、教育、科研、休闲为一体的“读者之家”。

五、通过中职院校财务档案的开发和利用达到的成效

（一）为档案管理工作提升台阶

通过中职院校财务档案的开发和利用，相关部门在科学收集、开发、管理、利用、储存高校财务档案时大量运用现代信息技术，使档案科技含量高、储存便捷安全、查询迅速、全面电子化、环保无纸化。可以让科研工作与教学工作得到更智能化的服务，可以一次投入、多次产出，让二次文献信息的编著时间得到大幅度缩短，让档案信息利用的时效性增加，最大化地发挥信息资源的效益。

（二）全面掌握学校发展规律

通过中职院校财务档案的开发和利用，以及他所提供的重要信息资源，就能较为完整地呈现学校发展的历史全貌。通过对这些历史档案的研究分析，我们就能从中寻找出学校发展规律。

（三）领导决策提供依据

通过对历年会计数据的分析比较，可以预见中职院校未来的变化情况及发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展状况的中长期发展战略，促进学校稳健发展。

（四）发挥职工参政议政、当家做主的积极性

通过中职院校财务档案的开发和利用，更加快捷的实现了学校财务公开。使广大职工更明确清晰的地了解学校财务状况。每年收了多少钱、用了多少钱、用到哪些地方去了、绩效工资的发放比例是多少、学校发展前景怎样。职工们一目了然。激发起全体员工爱校敬业的主人公意识。

（五）提高领导自律意识，反腐倡廉

数字化的原始凭证影像使单位财务管理与会计核算方面加强了透明度和规范性，多个部门、多个用户实现流程化运转，审批人员、工作人员的广泛参与，可以运用多种手段进行立体监督，使财务管理在事前、事中和事后得以全程监督。不仅推动了学校的财务制度公开，而且有利于公开、透明和规范的财务监督机制的建立，从而加强廉政建设。