现代企业档案提供利用工作研究

文/北京宇航系统工程研究所 谷全心

随着社会的不断进步、科学技术的飞速发展，利用档案已经成为人们日常工作中非常普遍的现象。越来越多的人在更加广泛的领域内，对档案利用有着较大程度的需求，因此，档案提供利用工作，在当今社会显得越来越重要了。同时，档案提供利用也是发挥档案作用、实现档案价值的重要步骤，是衡量档案管理工作整体水平的主要标准，是改进档案工作的重要依据。

一、档案提供利用工作的意义

档案提供利用工作，是档案管理部门以所收藏的档案为依据，通过一定的途径和方法，直接提供档案实体和档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

现代企业管理中，经营的中心在于决策，要想使企业领导做出正确的决策，离不开及时、准确、完整、系统的档案信息。信息是决策的基础，利用它，可以进行准确的分析和果断的决定。所以，档案提供利用工作正是使档案工作为企事业单位、科研生产提供服务的功能和宗旨得以实现的直接手段。

档案的各项基本业务工作，包括收集、整理、保管等环节的活动，全部是为了向企业各级各类人员提供最有效的利用。做好新形势下的企业档案工作，充分开发利用企业信息资源，对于深化改革，加强企业管理，搞好企业有重要的意义。同时这项工作做好了，也必将更好地为企业领导所重视，从而为企业档案业务的发展奠定良好的基础。所以，开展档案提供利用工作对档案工作的发展具有重大的乃至决定性的影响。

企业是国民经济的基层单位，记载企业各种活动的档案信息是反映国民经济发展状况的最基本信息。如果从系统工程的观点出发，国民经济的运行是一个大的系统工程，各企业是其中的子系统，而企业档案工作则是其孙系统。企业档案的健全、发展与国民经济发展、企业发展的客观需要密切相关。所以只有更好地提供馆藏档案，将蕴含企业档案中的有关技术、经济状况的各方面信息开发出来，提供给国民经济的有关管理部门，才能使他们决策有据，进一步促进国民经济的健康、有序发展。可见，开展并做好档案提供利用工作，不仅是促成档案管理系统正常运行的有效措施，而且是形成该系统良性循环，不断提高其管理水平和效益的重要保证。

二、档案提供利用工作的要求

根据《中华人民共和国档案法》有关规定，档案提供利用工作的基本要求：档案馆（室）应当为档案的利用创造条件，严格借阅手续，为党政机关、科技工作者工作提供有效服务，及时掌握档案的利用效果。

档案管理的基础工作一定要做好，收集齐全、整理系统、编目清楚、鉴定准确、保管科学，档案工作人员要对档案记录的各种有用信息进行相应的提取、组织和加工，将其编制成各种形式的检索工具，以方便用户使用。

在对档案信息分析的基础上，编制各种汇编材料。根据企业档案的馆藏情况和用户需求，在进行档案实体整理后，将相对分散的各类企业档案信息，通过分析、研究、筛选、提炼、汇集等方法，汇编成信息相对集中的档案参考资料。

档案管理部门必须努力扩大档案信息的收集范围，提高进馆档案的质量。提高馆藏档案的质量不仅在收集上下功夫，在接收档案进馆时严把质量关，而且在档案的整理、鉴定、保管等各项业务基础工作中，注意保证档案的高质量。通过档案工作的一系列环节的活动，确保馆藏档案的质量和数量，为档案信息的提供利用打下良好的基础。

档案提供利用工作，不能只重过程，而忽视利用效果。档案的利用效果，是指档案利用者利用档案部门提供的档案信息后，所取得的效力和结果。应当把利用效果的搜集、整理、分析和研究，作为一项基本的工作任务来抓，及时了解档案利用的变化和发展趋势，以便及时调整工作方向和工作内容，更好地为档案利用者提供全面、及时、准确的档案信息服务。

三、档案提供利用的方式

档案提供利用的方法，就是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足利用者需要之目的，所采取的各种服务方式、程序和手段。

（一）提供档案阅览服务

档案阅览服务，是档案馆（室）在特定的场所，建立阅览室，向有关档案利用者提供档案信息的一种服务方式。对接待对象、阅览范围、阅览要求与手续等，都应做出较明确的规定。设立阅览室方便利用者查阅档案，是开展档案利用工作直接的方式和途径。利用阅览室查阅档案，利用者可根据需要到阅览室查阅有关档案文件，这种方式可以减少档案文件的外借次数，既有利于档案的保护和保密，又缩短了档案利用的周期，提高了档案利用的效率。档案工作人员根据档案利用者的有效证件如：工作证、介绍信等，为档案利用者提供所需要的档案文件，通过查阅，使利用者及时获取有关的信息。

（二）提供档案的外借服务

档案外借服务，是档案馆（室）为满足党政机关、科技工作者特殊需求，暂时将档案借出使用的一种服务方式。对于外借服务必须建立健全制度，必须依照严格的借阅制度办理借阅手续，只有本单位有相关权限的职工才可将档案借出使用；对外借出的档案不宜过长，以免遗失、失密与泄密；凡借阅的单位或个人，必须保证档案的完整与安全，不得转借、转抄、损坏、遗失等，必须按时归还；归还档案时，档案人员必须认真清点，注销借阅记录。

（三）提供晒印蓝图服务

对于从事科研生产的单位，产品档案图纸的晒图工作是日常工作中一项重要工作。不仅要满足本单位内部档案图纸的需要，同时还要满足协作单位档案图纸的需要。图纸晒蓝应有作者单位提供分发单位，晒印蓝图，送发协作单位。在晒印蓝图的工作中，要注意控制分发范围和份数，按正规渠道分发，并严格分发登记手续，以确保档案文件的安全。

（四）提供档案展览服务

档案展览服务，是档案部门按照一定的主题和专题，提供有代表的、典型的图片、实物和声像档案信息资料。以原始性、真实性和形象鲜明性见长，起到生动的宣传教育作用。档案的展出以原件、复印件、图片等方式，系统地展示和介绍馆（室）藏档案的内容与成分，是一种具体的服务方式。通过档案的展览，不仅促进了档案信息资源的开发利用，也显示了档案在各项工作中的积极作用。

四、档案提供利用工作的发展方向

随着网络技术的飞速发展，各单位局域网建设的逐渐成熟，提供网络信息共享服务，必将是今后档案提供利用的潮流和主要形式。档案信息是档案实体之外的隐含资源，主要包括网络档案条目信息、网络档案全文信息等，通过档案信息资源共享满足利用者的需求，提供档案信息的利用是企业档案利用工作的拓展和深化。利用者通过网络检索，可以分专业、分专题查找自己所需要的信息，部分全文信息电子文件可以直接利用。这样不仅保护了档案实体，减少不必要的借阅过程，还提高了利用效率、工作效率，方便快捷地查找到有关的档案信息。随着工作的网络化、电子化，网络资源共享服务必将成为人们利用档案资源的主要方式，同时随着网络资源共享工作的深入开展，档案部门的职能也在逐步发生变化，我们要认清形势，适应形势的发展，调整工作重点，为更好的提供档案利用做出更大的贡献。

总之，档案的提供利用工作，是档案馆（室）工作的重要组成部分。只有把收藏的档案更好地服务于党政机关、科研生产工作，才能够保证档案工作的持续发展，才能够充分发挥档案提供利用工作的作用。我们还要积极探索新的工作模式，积极创造条件，更好地为利用者提供及时高效的服务。坚持“以人为本，突出公共服务，拓展档案服务新领域”的工作宗旨，适应新的形势发展，最大限度地发挥档案资源的社会效益。