浅谈如何进行档案归类

文/重庆市秀山县公共资源综合交易中心 邓显章

一、我国现在档案管理技术现状

随着网络技术的飞速发展，社会信息的采集数据越来越多，而我国部分单位缺乏对档案工作重要性的认识，投入较少，导致就算有微机和档案网络，也缺乏制度化的管理程序，同时，就算各单位购买了先进的档案管理设备，也会因为档案人员操作的不规范导致先进设备闲置，没有起到推动作用，传统档案管理工作因此受到了严峻的挑战。

各单位档案管理不规范，主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有制度没考核；二是档案整理不规范。近年来经济发展突飞猛进，但没有专业档案人员补充，档案人员的专业素质参差不齐，在整理过程中没有按照《归档文件整理规则》要求进行排序，文件目录与实际整理文件不相符，以卷整理的档案，卷内文件漏失现象时有发生，页码编得不规范。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。工作开展起来相对困难，现在有些部门自设资料库，没有专业人员管理，不便于档案的综合管理；四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案不能按期归还，一定程度造成资源浪费。

二、对档案工作人员掌握档案整理的技能要求

近年来大批的新人走上档案工作岗位，各个档案行政管理部门都还没有编篡专门的传授文件的整理和归档的教材，这些都需要老前辈门向新人们言传身教，必须让新上岗的档案工作人员在档案管理理论水平和文件整理和归档的技能都成为使后续工作日渐优化发展的垫脚石。而对档案工作人员档案的整理和归档技能的要求主要是能够担负本单位的各个类别的档案的收集、鉴定、整理的业务监督与指导职能，制定操作性强、切合本单位实际的文件收集与整理归档规章制度，同时也要对文件的整理与归档活动要有深入的理解和熟练的掌握。文件的整理是无形的，需要亲手整理大量的文件材料才能提高其质量。特别是在计算机条件下的文档一体化管理，由于立卷环境、操作技术手段和档案人员的立卷经验存在差异，所以掌握文件整理与归档的技能尤为重要。

三、档案的整理与归档

（一）熟悉单位职能、编制文件归档范围和文书档案保管期限

首先，单位档案工作人员必须对单位档案的数量、种类、完整程度和基本内容做一个深入的了解，才能提高文件的整理水平。要编制文件材料的归档和文书的保管年限表就必须对本单位的“三定”方案、机构工作职能、组织结构、工作任务等情况做个全面的了解，特别是在起草归档烦恼为和保管期限前，需要深入到各个工作部门，了解文件的形成和办理情况，对工作中形成的各个文件了解清楚，再参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（国家档案局8号令）形成。不同的单位制定的归档范围和保管期限都是根据自己单位的管理工作，体现的是本单位的特点，不能只将国家规范拿来一抄了事。

（二）档案要参照行业标准，提高档案归类质量

参照《归档文件整理细则》，在档案整理时应注意在立卷的过程中要保持他们之间的历史联系，不管采取何种方案，密切联系的一组文件都不能分散。同时，根据我国有关规定和立档单位制定的档案保管期限表将定期和永久保存的区分开以区别其保存价值。现行单位一般情况下都是分年度对一年形成的档案进行归档的，不同年度的档案一般是不能一起立卷。

而最重要的就是秘密档案的归档这就需要分等级处理，必须和非秘密文档分开归档，不然很容易造成泄密给国家和相关单位造成重大损失。

（三）做好归档与档案清理工作

归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要?使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。而现代计算机技术的发展已经深入整个社会，对档案管理工作来说同样不例外，通过计算机档案管理能简化档案管理工作的复杂性，增加档案储存量和保持时限，同时实现便捷的档案调度和查询，提高档案工作效率。

进入二十一世纪以来，随着科学技术的发展，档案管理人员需要对档案管理工作具备整体把握、细节清楚，以便在具体的管理工作中做到胸有成竹。同时，各单位要加大对档案管理部门的重视程度。切实的提高事业单位的档案管理工作，就必须加大档案管理重要性的宣传力度，从根本上提高档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度以及使档案管理工作人员对档案管理工作有深刻彻底的认识。应定期组织档案管理的工作人员进行档案管理相关法律法规的学习和相关技能的培训，不定期的举行学习心得交流会和技能测试。提高档案管理人员的工作积极性，使他们领悟到作为一名档案管理人员的重要性，所从事工作的神圣性。不断的提高档案管理人员的业务水平和责任心。实现档案管理工作有序的进行，提高档案管理人员的业务水平是关键。