浅谈档案工作的服务创新

文/潍坊工程职业学院 褚海燕

在各项事业蓬勃发展、日新月异的今天，档案事业发展的出路在哪里？只有与时俱进、开拓创新，才能使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业，才能使档案工作充满生机和活力，才能使档案事业可持续发展。

一、档案工作创新的意义

（一）档案工作创新是人们的档案利用意识的增强和加强档案资源建设的需求

首先，随着社会的进步，人们的档案利用意识越来越强，对档案内容的要求也越来越多，要求提供利用的档案不仅是文书档案，更需要科技档案、专业档案、声像档案、实物档案以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到档案馆提供的有关政策性、法规性、公益性、服务性等与人民群众关系密切又能够公开的现行文件。其次，随着现代化管理技术的广泛运用和电子文件的大量产生，档案馆不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型裁体的档案。这就给我们档案部门和档案工作者提出了更高的要求。

（二）档案工作创新是加强档案业务建设、提高档案服务机制的需求

一方面，社会各领域、各团体、组织和个人为了更好地维护自己的权益，积累体现自己历史和业绩的文化财富，希望档案部门加强业务指导和培训，并通过参观、观摩、学习等活动来掌握档案管理的科学方式和具体的业务操作技能。另一方面，档案业务指导、管理和服务的范闱已从过去的党政机关、国有企业、团体组织、重点工程项目等延伸到村社、社区以及社会各个组织，甚至家庭、个人，涉及的领域、行业越来越广。

新时代要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制。这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，才能使档案工作跟上形势的发展，实现其应有的价值，发挥其应有的作用。

二、档案工作创新需要解决的主要问题

（一）要在思想观念上创新

做好档案工作，就要在思想观念上创新，重点强化三种意识：一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大的信息库，但各种信息比较零散地储存在众多的单体档案中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应经济建设和改革开放需要的信息，是档案部门义不容辞的职责，也是社会主义市场经济体制对档案工作提出的新的要求。二是要有强烈的信息推销意识。档案有巨大的信息量和需求市场，档案部门要把档案转化为“适销对路”的信息，就要搞好调查研究，了解市场，明确市场需求，掌握市场动态，确定信息转化的目标和内容。三是要进一步强化档案的效益意识。市场经济的发展为档案工作充实了丰富的内涵。要想适应市场经济的发展要求，使档案工作更加有效地为经济建设和改革开放服务，必须改变过去档案工作中无所作为的思想，强化档案的效益意识。

（二）要在档案工作管理模式上创新

过去档案工作中的一些传统做法，已经不能适应当前社会发展的需要，必须创新，其中包括档案工作中一些具体的操作手段的革新。要尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。档案工作者要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题搞一些小发展、小创造、小革新，这些也能起到事半功倍之效。

（三）要在服务机制和手段上创新

档案部门要变被动等待服务为积极主动上门服务，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段来提高档案工作技术含量和水平。要充分利用网络平台，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发档案价值，通过加工、处理，使其变成社会需要的优质“产品”。

（四）要充分发挥专职档案人员的创新主体作用

专职档案人员应当重视观念更新，练就过硬的业务技能。专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。

三、创新服务手段

（一）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务

随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门应充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

例如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”

档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

（三）电子文件自动上传收集

为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

（四）开展在线服务

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

（五）开展现行文件阅览服务

随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，要求各级综合档案馆（室）全部建立现行文件服务中心，各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

综上所述，档案工作一定要研究新情况、适应新变化、寻求新发展。档案工作只有把握发展的脉搏，步人创新之路，才能找准档案工作的切入点，不断加强服务能力，有效地促进档案事业可持续发展。

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