何为办公室部门的核心竞争力

文/重庆市烟草专卖局（公司）办公室 周振

办公室是一个单位的核心和枢纽部门，主要发挥综合协调的职能。但综合协调并不是办公室的核心竞争力，充其量算是部门职能而已。那么，办公室部门的核心竞争力究竟是什么呢？带着这个问题，笔者进行了如下思考。

一、办公室的核心资源是信息

（一）何为“信息”

任何一个企业运行都会不断的出现新问题，也要不断通过决策解决问题。而决策的依据是企业方方面面的信息，信息是否有效、全面直接决定着管理决策的科学性和针对性。事实上，不仅是企业，大到一国之邦，小到一口之家，都需要去经营，而经营最主要的决策基础就是信息。那么何为“信息”？信息论创始人香农认为：“信息是能够用来消除不确定性的东西”。也就是说建立在全面信息基础之上的科学决策不仅能降低企业运行风险，还能通过与决策者的思维和能动意识相结合，充分发挥企业的潜力，促进企业健康可持续发展。

（二）为什么说信息是办公室的核心资源

对于一个企业而言，信息就是企业各能动模块运行所反映的基本情况，既有外部信息又有内部信息，既有高层信息又有基层信息，既有工作信息又有生活信息等。这些信息能否被全面有效掌握，就直接决定了企业运行的质量和效益。

办公室作为企业的综合协调部门，其掌握的核心资源就是信息。各职能部门的信息，各基层单位的信息，与其他单位交流的信息，企业管理层的信息等等都是在办公室部门集中、交换、加工和传播。因此，办公室对企业信息的拥有量和掌握能力是其职能有效发挥的关键和前提。事实上，在具体工作开展中，之所以多个职能部门的协调往往由办公室牵头，是因为办公室掌握信息量大，便于综合考虑多种因素，使事情更快捷、有效的办结。之所以领导重要的事情往往交由办公室承担，是因为办公室掌握管理层的信息较多，便于更好的领会管理层的意图，严格贯彻和执行。之所以很多涉外工作要由办公室统筹，是因为办公室掌握了各部门、各单位的综合信息，最能掌握现有的基本情况，最能代表企业整体的意志。因此，信息资源是办公室部门的核心资源。

二、办公室的核心竞争力是对信息加工和传播的能力

办公室有了核心资源，但并不意味着就是核心竞争力。因为核心竞争力具有特色性、整体性和不宜模仿性，信息资源虽然是办公室的核心资源，但这种资源可以通过职能改变，资源共享等方式被其他职能部门掌握，所以真正体现办公室核心竞争力的是对这些信息加工和传播的能力。以烹饪为例，“信息”好比各种菜式的原料，虽然有的很昂贵，不宜获取，但可以通过提价等方式购买，真正的核心优势是如何将菜料做成美味佳肴。这种烹饪的能力和感悟才是大厨师傅们的特色所在。

因此，可以得出推论，办公室的核心竞争力是对信息加工和传播的能力。办公室要在搜集、整体、筛选、过滤各种渠道汇总的信息资源的基础上，通过甄别、提炼和完善，将汇总信息转换为符合各种环境、满足不同需要、达到不同目的表现方式，如上报材料、领导讲话、通知通告、新闻发布等，通过“上传下、下报上、内送外、外来内”等传播渠道，为企业的有序、高效运行提供重要支撑。

三、增强办公室核心竞争力的措施建议

（一）拓展信息搜集渠道

俗话说“巧妇难为无米之炊”，办公室核心竞争力的发挥首先建立在全面掌握各种信息的基础之上。信息包括有形信息和无形信息两种，有形信息要靠加强对上级组织、公司领导、平级部门、基层单位等沟通和交流获取，无形信息则更多要靠办公室人员留心观察，不断感悟和积累，确保信息搜集的全面性和真实性。

（二）搭建信息共享平台

办公室部门是一个有机组成的整体，部门内部同样存在职能分工，办公室内部要通过制度设计、氛围营造等方式，确保各种信息无障碍共享，以实现信息资源效用最大化。

（三）增强信息分析能力

如何在诸多企业运行信息中快速筛选有效信息，并将其转变为特定方式，供相关需求方使用，是办公室核心竞争力形成的关键，也是难点。因此，要增强相关人员的信息分析和提炼能力，培养“静下心、沉住气、勤思考、常琢磨”的工作习惯，努力修炼自身“内功”。

（四）健全学习交流机制

在经济社会发展日新月异的今天，企业面临和需要处理的信息庞杂且繁多，要提高信息搜集和处理分析能力，办公室更要注重的是健全学习交流机制。一方面，要树立终身学习意识，不断学习先进的信息处理手段和技术。另一方面，要和办公室战线的行业同仁多交流、多沟通，充分借鉴在实践中被证明有效的先进经验和措施，努力提升自身的业务素质和能力水平。

[1]赵宁.提高办公室资源配置的探讨”[J].办公室业务.2012年第1期.