依托新兴技术 改进档案管理

文/刘长刚

档案管理工作以采集、保存和利用档案资料为主要内容。随着档案资料类型的日趋多样，规模快速增长，传统的档案管理方式已不能胜任各项档案利用的现实需求。采取信息化手段加强档案管理，能够有效地避免传统档案管理中的各种缺陷，较为有效地降低了管理人员的劳动量，大大提升了档案的管理效率和利用水平。因此，依托新兴的云计算、物联网和大数据等信息技术升级档案资料管理的方法，有着十分重要的意义。

一、现存档案管理方式的缺陷

（一）原始的管理方式依然存在。在一些地区和部门，仍旧沿用传统的手工档案管理方式。原始的档案管理方式的缺陷十分明显。比如，要想借阅档案必须要到档案室现场。特别是在档案的审查、编目、查找、统计和归档等工作环节需要消耗很长的时间和大量的人工劳动。而且，对用笔规范及字迹要求高，要避免漏写与漏抄。另外，纸质档案保存有年限限制，其耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温高湿等情况下容易受到破坏，可能发生水解和氧化反应，稍不注意就可能造成不可挽回的损失。

（二）档案数字化程度不高。近十年来，档案信息化建设日益受到各级的关注，档案的数字化、电子档案管理和数字档案室、数字档案馆建设不断展开，目前数字化的比例还不够高，难以满足实际工作的需要。浩如烟海的历史文献资料，气象、地质、石油、出版、传媒和影视等以模拟信号存储的电子资料等等，都是需要数字化的宝贵资源。当前，只有拥有资金和人才优势的政府和企业，才有能力进行大规模的数字化工作，而多年来，这些单位也只是做到了把少量的关键信号进行抽取、转换，并装载到数据库中。

（三）档案数据的利用方式单一。现有的档案数据利用模式多是对档案进行检索、查阅和相关统计等。在利用方式上有诸多不足。一是在线使用存在瓶颈，单机运行的档案管理系统，无法实现网上借阅，而网络档案查询系统如不进行性能优化，阅读排队的情况依旧存在。二是查阅方式过于单一，目前对于数字化档案的查阅，通常都是在计算机上查看原始档案的电子扫描件，应实现在专用终端、移动终端等多类型设备上的查阅、展示。

二、依托新兴信息技术管理档案的优势分析

档案管理信息系统一般由数据库、文档管理程序、各个功能程序和打印系统构成。信息系统可以对数据库进行查阅、修改以及归档的操作，同时还可以为权限范围内的用户提供界面。使得用户和数据库直接对话。数据库是整个管理系统的核心，各种程序板块主要是围绕数据库进行的各项操作。

概括来讲，在档案管理中采取新兴的云计算、物联网和大数据等信息化技术，能够大大减轻工作人员的劳动强度，减少了人工查找和归档的手续，提升了档案管理的质量和效率。

（一）便于数字档案信息资源共享。云计算技术屏蔽了信息资源的格式多样性，它将异构系统中的所有资源实施连通，可以消除信息孤岛，为用户提供“一站式跨库”型检索，实现信息资源的整合共享。作为十分重要的信息资源，档案资料利用云计算的共享性，可将分布在不同地域、不同部门异构档案信息资源集成起来，为用户提供统一的访问接口，实现各档案馆、各档案部门之间档案信息资源共享。在档案信息资源管理中的应用云计算技术，可以提高档案部门的管理水平和服务质量，提高数字档案信息资源的利用效率。

（二）保障档案信息资源的安全。基于云计算的数据集中存储，科研更容易进行安全监测，有效提高信息系统的安全性。基于云计算的数据中心有专门的管理者对数据进行统一管理、分配资源、控制安全，并进行可靠的安全实时监测，可以有效地保证网络计算环境的安全性和方便性。还能保证数字档案馆中的档案信息资源的安全存取和通信，保证不同用户对档案信息资源的不同访问权限，满足档案信息资源的特殊安全要求。

（三）增强档案信息资源的处理能力。随着档案信息化进程的加快，需要处理的档案数据越来越多，云计算能够充分利用现有资源，更好地解决海量数据的计算处理和分析问题，云计算提供了无限大的存储空间，为数字档案馆日益增长的海量数据提供了解决途径。云计算具有超强的计算能力，能够很好地计算处理和分析海量的数据，使云计算中的资源更加高速、高效地存取。通过云计算的运用，可以智能地分配和优化档案信息资源，更快地解决档案信息资源的数据处理和检索利用问题，从而以更短的时间、更低的成本实现海量数字档案信息资源的数据处理。

（四）满足档案利用的个性化服务。 提供个性化服务是现代信息服务工作的基本内容之一，云计算模式在改善档案信息资源个性化服务方面具有明显的优势。一方面，在云计算模式下，运用云计算强大的计算能力和几乎无限的带宽可以为档案信息资源共享提供一个良好的交互环境，有助于档案部门及时了解用户要求，有的放矢地提供个性化服务;另一方面，云计算还是一种开放式的环境，在这一环境下，可以运用云计算平台的强大功能整合播客、博客、维基百科等服务技术和模式，提升档案信息资源个性化服务的能力，从而有效满足用户的个性化需求。

（五）降低档案利用者的应用门槛。云计算提供统一的信息资源平台，档案利用者既不需要在固定的时间和空间获取资源，也不需要在个人终端上安装各种各样的软件。随着 3G时代的到来，通过手机接入云计算服务已成为可能。不管用户在何时何地，只要能连入互联网，就能享受到数字档案馆的服务。作为网格运算模式的发展和改进，云计算提供了更强的管理机制、自动化的部署功能和高层次的虚拟化技术，将实现网络虚拟环境下最大化的资源共享和协同。基于云计算平台，用户可将一个实时动态的全社会数据库与应用完美结合，享受云计算服务带来的美好体验。

（六）提供强大的网络服务功能。云计算这种信息服务模式在数字档案馆中并不是简单应用，而是建立一种全新的服务理念。它既是一种技术实践也是一种全新的管理理念，这不仅需要档案工作工作人员掌握相关知识和技能。更需要树立服务意识和学习意识，更新知识、转变观念。数字档案馆的工作人员不再是以往档案馆的档案管理员，而是被赋予了 “档案信息导航员”、 “知识创新与创造者”的新角色。

云计算为档案信息用户提供了强大的网络服务功能，这对数字档案馆的信息人员的服务能力提出了更高的要求。由于云计算提供全方位的高效交互平台，能有效满足档案信息资源的个性化需求，因此档案馆应该提供 “服务主导型”方式来满足信息用户个性化的信息需求。数字档案馆把用户的个性化信息需求摆在首要地位，注重用户的反馈情况，不断调整服务策略与方式。通过与用户的交互，对用户需求作出更加敏捷的反应，从而使数字档案馆信息服务的实用性增强。同时云计算提供的强大的计算功能和网络服务，有利于数字档案馆的信息人员采用新技术进行知识管理，有利于信息人员创新服务、档案信息人员以知识的搜寻、组织、分析和重组的能力为基础，融入到用户解决问题的过程之中，提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务。

（七）提高实物档案的管理效率。物联网技术可以实现通过网络来查询所需要借阅的实物档案的实时动态和准确位置，可以在很大程度上提升工作效率。应用RFID的档案管理应用可以实现无接触识别，一次可识别多个对象，读写速度快，标签容量大，可反复使用，不受玻璃、塑料等非金属材质限制。

可以实现自主借还档案。RFID标签支持批量处理，可以轻易实现同时处理上百个标签。借助外围设备，如自主借档机、自主还档机，读者一次性即可完成借阅归还多本档案，且标签根据实际情况自动注记已借或者已还，免除了诸多人工工作，既简化了流通过程、提高了流通速度和人员效率，又减少了集中排队等候的窘状。

可以实现快速盘点，实现及时、准确整架。如果去找一本没有放在规定位置的档案，对工作人员来说经常要花费大量的时间和精力。物联网技术可以对档案进行定位。工作人员只需通过手持式读写器扫过档案架或档案库，含有档案信息的标签就能被检测到，并辅以动画图示的方式显示档案位置，实现了馆藏管理模式的精确化、实时化和高效率，促进了馆藏盘点成为一项经常性工作。

三、推进档案信息化管理的策略

（一）规范档案管理的标准体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，导致信息系统数据结构有较大差异，难以共享。所以需要制定统一的标准规范体系，特别是对云计算的体系结构，新兴技术的运用模式进行规范，以切实推动档案管理的标准化、规范化、信息化及科学化进程。

（二）健全档案管理的规章制度。建立档案工作制度必须遵循一定的规章和制度。档案管理规章制度要体现合理性和科学性，建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以不断适应单位档案管理的需要。另外要坚持简明实用及可操作性原则，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

（三）提高新兴技术的支撑作用。技术革新是档案信息化建设的推动力，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。要配备质量可靠性能优良的硬件设备，设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与各类办公系统实现信息融合贯通。还要建立集成系统，不断丰富档案储藏，增加信息的储存量。