试论增强新时期高校档案工作的意识

文/史莉萍

2008年8月20日，中华人民共和国教育部和国家档案局联合颁布第27号令，即 《高等学校档案管理办法》。《办法》规定，高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。这就再次明确了高校档案产生的范围以及各种载体形式的历史记录都属于高校档案。它是随着一个学校的建立而产生，并随着学校的逐步发展而不断积累的，它是查找学校真实、客观情况的第一手资料。档案意识是指行为主体对档案及档案工作这一客观存在物质由表及里由现象及本质，由静态向动态的认识并且与社会实践之间形成相互能力作用的反应体系总和。也就是说档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维。随着我们跨入知识经济高速发展的时代，我国高校档案工作如何更好地与学校的各项工作协调发展，树立大档案意识，创新档案工作，使高校档案工作保持可持续发展的动力，这是摆在我们档案工作者面前的重要任务。

一、增强高校档案工作的创新意识

首先，思想观念创新。必须要解放思想，树立勇于创新的意识，这就要求档案工作者，特别是档案工作的领导者，要更新观念，要从过去沿袭下来的旧观念、旧模式中解脱出来，不断增强五种意识：一是中心意识，以学校教学科研工作为中心，主动加强同教学科研等部门的联系，加强学校教学科研工作利用档案的研究，制定用档规划；二是时效意识，要适应高校档案工作特点，建立优质高效的档案工作服务机制，增强高校档案工作的预见性、针对性、时效性，做到耳聪目明，保障档案利用者的各种需求；三是质量意识，不断提高高校档案工作的服务质量，保证准确快捷提供档案；四是开放意识，高校档案工作不仅面向学校，而且还要面向社会，面向市场。掌握先进的现代化管理技术和管理知识，用现代化信息工具为市场需求服务。积极开展档案编研工作，用高质量的编研成果做好超前服务；五是攻关意识，为提高高校档案管理水平，对高难的管理技术要勇于探索，敢于创新，同时要加强与外部联系，学习先进经验，发展壮大自身的服务实力，从而提高对高校档案工作服务能力。

其次，管理模式创新。过去在对传统纸质档案的收集、整理、鉴定、保管和利用上，我们广大档案工作人员通过不断地摸索、创新，形成了一套行之有效的方法，积累了大量的丰富经验。21世纪是数字化、网络化、信息化时代，计算机信息技术的迅猛发展和广泛应用，档案的载体也呈现出多样化的趋势，这就给高校档案工作带来了新的压力和挑战。高校档案工作要适应新形势下的工作需要，我们要勇于探索，开拓创新探索出适合现代形式下档案管理工作的一套操作流程和方法。努力实现档案一体化管理，实现资源共享。依靠科学技术和创新，探索出既适应电子文件归档要求，又发挥纸质档案永久性保存优势的管理模式，充分发挥高校档案信息资源的独特优势，发挥档案工作者的潜能和智慧，增强高校档案部门的服务。还要不断加快计算机网络化、信息化建设的进程，提高计算机技术、网络技术、高新技术等在档案管理中的运用。

再次，人员素质创新。档案干部队伍是高校档案工作的主体，所以搞好工作的关键还是要培养高素质的人才队伍，只有不断提高高校档案工作者的综合素质，高校档案工作才能有更好更快的发展。高校档案工作者要树立档案管理的新思想、新理念、新观点，加强对各级各类业务部门与档案工作相关的方针、政策、标准、方法的学习，掌握档案管理知识，关注国内外档案事业发展新趋势、新方向，让自己的知识视野始终保持在学科发展的最前沿。只有具备了较高的综合业务素质，才能做到对收集到的档案做出科学准确鉴定并进行科学有序的管理。还要通过多种形式的学习，诸如继续教育、撰写学术论文、参加学术会议、参观学习等，更新知识，不断提高自身的科学文化水平和业务技能。同时要学习计算机应用的理论和技能知识，具备计算机运用、网络运用及对声音、图像、影像等多媒体资料进行处理的能力，要掌握档案保护、修复技术和声像技术，掌握计算机、光盘操作及软件开发等科技知识和技能，使自己成为既懂档案专业又能熟练使用现代化技术的复合型人才。只有这样，高校档案工作才能大步向前发展。

二、增强高校档案工作的法律意识

依法治档是高校档案工作规范化的根本要求，是形成国家档案内容体系和管理体系的根本要求，是实现高校档案工作为学校的中心工作服务目标的根本保证。高校档案工作必须坚持有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。

首先，要有依照 《档案法》和 《高等学校档案管理办法》进行档案管理的意识。要以依法治档的法律思维方式，认识和解决档案管理中的问题，要以档案法律为准绳，以本部门，本领域或者本专业的党的中心工作的实际为根据，开展各项档案管理工作。

其次，要有在依法治档的实践中，不断研究制度创新的意识。要努力把档案管理的理论创新，制度创新，科技创新和依法治档紧密地结合起来，推动理论创新，制度创新，科技创新重大成果的法律化。

再次，要根据法律中内容和程序的规范化特点，加强档案的制度化建设，提高档案制度化的科学水平。例如，人事档案管理在人才管理中积累了许多经验，也存在新的问题。要建立健全相应的制度，研究直营不同性质的单位，不同社会阶层人才管理的档案管理制度，促进人才的流动。

三、增强高校档案工作的服务意识

档案工作作为维护党和国家历史真实面貌的重要事业,是一项社会性、服务性、政治性、文化性、系统性、效益性的工作。档案服务工作是档案工作的重要内容之一,也是档案工作的一项具体内容,它是档案部门与外界发生联系的主要环节,又带有其他业务环节所不具有的特点。当前,如何走出传统档案工作狭小的服务范围、工作圈子,用十八大精神统领高校档案工作，围绕 “五位一体”的总体部署， 如何结合高校档案工作实际找准档案工作服务点，为建设小康社会服务,实现档案工作与社会的共同进步,实现为社会广泛提供服务的工作,是当今档案工作者应该思考的问题。那么,怎样开展档案服务工作， 一是要解决思想认识问题，改变观念，增强高校档案工作的服务意识、创新意识。二是向现代化技术转化，提升高校档案工作科技进步，加快档案信息资源数据库建设，实行电子文件的适时管理与利用，实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化和档案管理工作自动化，最大限度地满足高校和社会获取档案信息的需求。档案工作者应以高校档案馆 （室）网站为基础，加强电子文件档案管理，开展在线服务，实现服务手段现代化，改变传统档案服务手段。利用计算机进行检索、编目、登记、借阅，使读者借助于网络实现快速方便的档案信息检索，为用户提供科学的能够适时查询的档案信息资源，建立起信息高速公路，使利用者快速、准确、便捷地查找档案信息。三是注重档案开发利用的针对性,加强档案编研工作。档案是原始记录,是信息资源的一次文献。如何通过编研使它成为信息含量大、利用价值高、针对性强的二次文献或三次文献,是档案发挥作用的重要环节。档案部门应针对社会的需要和改革的难点、热点问题,利用档案资料编研出有价值的精品，为领导决策服务、为学校的中心工作服务。如，高等学校的档案工作要自觉地为教育教学质量评估服务，要研究怎样实现档案的价值。要在实践中结合高等教育教学的实际，研究档案工作的新内容，新途径，新形式，一方面，知道学校二级机构围绕评估的内容设置和形成档案，做好教育教学质量评估材料的档案资料地位的确定，收集，整理，编目工作；另一方面，通过有关档案的设置和形成，记录学校专业设置，教学改革，教学成果等方面的有保存价值的事件，发现教育教学工作的经验和需要改正或者完善的方面。这是互相渗透，互相促进的一个问题的两个方面。实际上，就是档案为教育教学质量评估服务，这种服务不是狭义地为上级评估服务，而是要贯穿在教育教学工作的始终，不仅为当前的教育教学服务，而且为长远的教育教学服务；不仅是为某个部门和某个人服务，而是为教育教学的全局和广大师生员工服务。

四、增强高校档案工作的宣传意识

一是把开展宣传贯穿到高校档案工作的始终。高校档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，使高校工作与宣传同步进行。

二是抓重点，不断掀起宣传工作的新高潮。根据高校档案工作的规律性，抓住重点时间、重点内容、重点形式，不断掀起宣传高潮。要掌握好时间，不要错过最佳宣传时机；内容要典型生动，才能吸引观众；形式不能陈旧，否则会使人不屑一顾。形式上不应仅搞搞展览，应考虑利用报纸、校园网等宣传面广的宣传形式。

三是抓时机，把主管领导作为主要宣传对象。

四是高瞻远瞩，档案浓缩着历史，积淀着文化，是广大师生接受教育、增长见识、陶冶情操的良好素材。因此，档案工作在为师生员工服务、以史育人方面，应起到重要的作用。校史教育是一个影响大学生的育人工程，加强这方面的工作是十分必要的。举办档案展览，增强高校校史馆的开放性、公益性、开展多种形式的适合高校学生的宣传教育活动，是把高校档案办成对大学生校史和优良传统教育课堂的重要内容。

高校档案工作能否适应新时期发展需要，档案意识是关键。作为当代档案人要与时俱进、改革创新，扎实推进实施高校档案工作的科学发展，全面提升高校档案服务学校和社会的能力与水平，开创高等学校档案管理、服务与建设的新局面，这是我们义不容辞的历史责任。