浅谈煤炭基建项目档案收集工作

文/陕西陕北矿业韩家湾煤炭有限公司 李小利

一、引言

近年来，煤矿企业日益突飞发展，前提之一就是必须通过产业升级改造项目的验收，而档案验收又是其中必须通过的一项。俗话说：“巧妇难为，无米之炊”,没有档案资料，怎么通过？所以要顺利通过档案的专项验收，收集齐全的档案资料是重重之重，如何做好这项工作，我总结了一些经验：

二、档案收集过程中存在的问题

（一）资料收集滞后

档案资料遗留在各部门或领导手中，待发现资料缺少再寻找时，已大量遗失，或各自推拖，错过了档案资料的最佳时机，收集档案资料已是难上加难。

（二）单位不重视

有的单位竟然不知道收集档案资料，或有的单位认为档案验收是辅助项，不是很难的工作，大可忽略，待准备验收时才开始重视档案验收这一项，然后才回头投入人力收集档案资料，但是好多东西已经散失。

（三）档案收集制度不健全，甚至没有

建设单位在技改施工期间既没有专门负责档案的工作人员，也没有出台规范的档案资料收集制度，没有明确要求施工单位提供建设资料，或是建设单位也没有专门负责管理档案资料的人员，忽略档案资料的收集。

（四）档案员未能施行强有力的管理职能

没有制定合理的档案收集制度，也没有明确档案资料收集的范围，具体内容和具体措施，不能充分调动兼职档案管理员地积极性，自己也缺乏主动性，心中无数，等着档案自己上门，导致档案资料收集落后，并且大量缺失。

（五）收集的档案资料不符合档案验收的要求

主要表现为字迹模糊、印章不全，竣工图纸无竣工章，无法与施工图区分；或是填写的竣工单位与监理单位的字体一致，存在明显的造价情况；工程变更了，却没有工程变更通知单；好多重要资料没有原件。

（六）设备资料遗失严重

与基建工程联在一起的大型设备（装置）的档案资料，随设备到货安装时，没有及时收集设备资料，将资料大量遗失，尤其缺少说明书，导致设备损坏了无法自己维修，得花钱找厂商维修。

(七)档案资料单一

收集的档案资料一般只有纸张文字性的东西，很少有声像等特殊载体类的档案，档案资料呆板、枯燥。

三、基建档案收集准备工作的解决措施

（一）分派专人负责档案资料的收集

在煤矿建设初期，领导高度重视，挑选责任心强、有一定的档案管理知识和有奉献精神的同志做档案收集员。而且这个档案收集员最好是兼综合办公室的印章管理，这样任何一个工程完工，结算盖章时，档案收集员就可以很好地掌握档案资料的收集情况，并做好登记，详细注明施工单位的联系方式，以方便及时进行沟通与联系，为后期档案资料的整理工作做必要的准备。连中央领导同志都提出“重新认识档案”、“重新认识档案工作”，可见档案工作已经引起社会的广泛关注。

（二）制定比较规范的档案收集制度

1.严格要求服务单位。明确规定在项目建设过程中，建设单位、工程承包单位、勘察设计单位以及具体施工单位要指定专人负责档案资料，并要求在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。基建技术文件，于工程竣工交接验收时归档。对施工周期较长的大型项目，按建设阶段分别归档，待整个工程竣工后，全面整理归档，准备的档案资料为三套，一套准备于档案室，一套留建设单位，另外一套留施工单位以备资料流失之用；与土建连在一起的大型设备的归档工作由机电物资部负责。将应归档的文件材料按项目或专题系统整理、分类，资料一式两份，一套（原件）保存为档案资料，另一套（副本）提供于建设单位，确保设备的正常运转。涉及科研项目的工程，在移交档案资料时，增加一项电子档案移交。

2.层层把关，收集档案资料。规范档案资料移交手续，待工程完工时，档案部门参与验收，移交清单一式两份，移交单位和接收单位各持一份；在工程项目完工的结算单上增加档案部门一栏，没有档案人员的签字盖章，工程不算完工，财务部门不予结算；另外在项目工程的质保单上也必须有档案室这一项，这是收集档案资料的最后关口，档案人员一定要好好把握好这一关，确保档案资料收集工作顺利进行。

3.提供档案资料收集依据，确保档案资料收集齐全。明确规定档案资料收集的范围，和收集档案的具体内容。在本单位制定《产业升级改造项目科技文件转化成科技档案流程图》（见图1）；档案工作与项目建设同期，严格按照制定的《基本建设项目管理办法》、《档案资料收集整理规范》，各单位各负其责，做好自己范围内的档案收集工作。

(三)档案资料收集方式灵活多样

首先，一方面，在全单位加强档案意识，不仅领导从内心有档案意识，各相关部门积极配合，确保档案资料收集的齐全，形成众人拾柴火焰高的态势。另一方面，对流散在各机关、各部门、个人的档案资料采取非强制和强制相结合的方法，想方设法将档案资料收集齐全。其次，鼓励收集各类载体的档案资料，使档案资料不单一、不呆板，而是生动化，更形象地充分体现档案的利用价值。再次，出台奖惩政策，对档案资料收集过程中做出突出贡献的单位和个人予以奖励，对造成档案资料收集遗失的部门或个人进行处罚。

（四）充分发挥档案管理员的行使职能

充分发挥档案管理员的行使职能，调动各部门和档案负责人及时移交档案资料，形成定期送交制度和联系催要制度。即工程完工整体移交时，工程档案负责人积极主动将档案资料送交档案管理人员，如有特殊原因，档案人员积极主动联系索要，一改坐等档案上门的就习惯。在其收集过程中，对于屡屡出现问题仍不改正的部门或个人，档案部门的要求一定要强硬，严厉处罚。

（五）严格要求各服务单位按规范整理、移交档案资料

严格要求各单位移交的档案资料字迹清晰，内容齐全、完整。竣工图要结合国家对编制竣工图的要求，出台本单位的《竣工图编制要求》。对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收的规定严格把关验收，明确交接手续；施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担相应责任。

[1]赵冬梅.如何做好煤矿基建项目档案资料的收集工作[J].山东煤炭科技,2009(2).

[2]赵鹏.“三个体系”建设与档案人才培养[J].中国档案报,2010,8,26(2046).

[3]管先海.对档案馆资料收集工作的思考[J].档案管理,2011(02).