加强档案信息化管理，促进高速公路事业发展

于立彦　李鸥

摘要：社会经济的快速发展与高速公路体制改革对档案管理工作提出了新的要求，需要我们不断加强档案信息化管理，充分认识加强档案信息化管理的意义，提高认识，建立完善的档案信息化管理体系，转变档案管理手段，加强档案信息资源的有效利用，提高档案管理人员的综合素养，促进高速公路事业的快速发展。

关键词：档案信息化；管理高速公路；档案管理

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）20-0113-02

随着社会经济的快速发展与高速公路体制改革的不断深入，传统档案管理模式已经远远不能满足现代高速公路档案管理的需要。它对档案管理工作提出了新的要求，要求我们将档案信息从纸质档案转向“信息高速公路”，充分运用现代信息技术优势，加速档案管理的信息化进程，加强档案信息化管理，所谓档案信息化，即指在档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。使档案管理在新形势下更好地适应高速公路发展的需要，促进高速公路事业的稳定、快速发展。

1 加强档案信息化管理的意义

1.1 有效提升档案管理人员的工作效率

档案信息化建设可以有效地节约管理人员的时间，提升其工作效率。传统档案管理人员由于采用手工收集、管理、整编等，工作往往量大低效。加强档案管理信息化后，档案管理实现实时化、自动化、网络化，档案数据一次录入可无数次利用，还可有效实现档案数据信息的共享。档案信息化将为信息社会提供必要的、可靠的、大量的基础性公共原生信息，满足人们共享信息的需求，为社会公众信息的开发利用提供基础条件，为信息化起到支撑作用。档案库中的信息统计由于采用计算机处理，可以有效提高管理人员的效率，检索查询也更加方便，档案查询与检索通过网络可实现异地即时查询；查询手段也越来越丰富，档案查询可提供模糊查询、分类查询、组合查询等多种查询方式，档案查借阅可控性也进一步得到增强。

1.2 有效提升高速公路部门效率

高速公路建设部门每年都要产生大量档案资料，内容涉及科技、文档、合同等重要信息，对部门的长期发展提供借鉴。加强档案信息化管理后，将有效提升部门收集与管理信息资源的效率，实现档案资源部门内部的网上共享，有控制地加以利用；有效解决纸质档案丢失与损坏等问题，避免重要档案资源的损坏及丢失；档案管理信息化也有助于帮助立档单位形成完整的档案信息化网络，形成部门电子信息资源中心，有效提升高速公路部门的工作效率，促进高速公路事业的发展。

2 提升全员档案信息化管理认识

我们要彻底改变高速公路落后的档案管理现状，根据高速公路部门目前现状，积极创造条件，把档案管理列入高速公路部门发展规划与经营目标中。我们要不断加大宣传力度，利用多种渠道、各种形式来提高领导与员工对加强档案信息化管理的认识，使领导和员工彻底转变思想观念，充分认识到新形势下加强档案信息化管理对高速公路部门发展的重要意义，使相关职能部门积极主动地参与到档案信息化管理业务学习以及建设中，以适应现代高速公路事业发展的需要，促进高速公路事业发展。

3 建立完善的档案信息化管理体系

为了把档案管理工作渗透到高速公路建设的各项工作中去，高速公路部门要在相关职能部室与基层单位聘请专职或兼职档案员，使企业档案管理工作形成制度，档案管理要实现正常化与规范化。档案信息化管理是一项业务性与技术性都很强的工作，它从档案资源的形成到信息资源的归档，中间有许多环节，要确保档案资源的正确、完整、齐全，高速公路部门要建立层层负责的档案信息化管理服务体系。对各种施工图、竣工图、文件材料、财务、人力资源等档案材料，要及时移交档案管理部门建立信息档案；我们要建立一套严谨的自上而下的档案信息化管理体系，档案形成部门、管理部门、使用部门要互相监督、互相制约，确保各种档案准确、完整、及时的归档，并且确保档案资源的质量，提高档案资源的真实性与可利用性，从而促进高速公路事业的发展。

4 转变档案管理手段

随着信息技术的不断发展与社会的进步，高速公路档案工作要顺应时代发展的要求，积极转变管理手段。

我们要借助先进档案管理软件的优势，加强档案管理软件的开发或引进，运用简捷实用的档案管理软件来加强档案信息化管理。它对档案立卷与整理能够起到重要的辅助作用，有效减轻档案管理人员的劳动强度。它有助于实现档案信息的自动分类、组卷、调序、编制与打印卷内目录等；我们也可以尝试运用计算机技术进行图纸扫描等，实现档案管理工作的自动化。档案自动化管理是当今高速公路部门发展的必然要求，高速公路事业的发展不仅需要档案部门能够第一时间提供丰富的档案资料，而且还要为高速公路建设与管理决策提供帮助与参考，为高速公路技术改造与革新传递信息。另外档案管理工作还要加强档案信息数据的编研能力，不断加强信息资源的开发，积极创造条件，定期将国内外高速公路建设等方面的资源援引过来，使高速公路建设与管理部门及时了解国内外现状，给相关人员提供参考，促进我国高速公路事业的发展。

5 加强档案信息资源的有效利用

档案信息资源开发的最终目是使档案资源得到充分利用，档案利用效果如何是对整个档案工作的评价和检验。由此可见，档案管理的最终目的在于能够积极发挥其社会效益和经济效益，我们要将加强档案资源的有效利用作为加强档案信息化管理的一项重要任务，促进高速公路事业的发展。

如高速公路有时因自然或人为因素会发生一些问题，在排除与施工过程中需要查阅图纸与相关的技术参数资料，如果能够在第一时间准确地提供图纸与技术参数资料，往往可以在最短时间内恢复高速公路的运行，使之将不便降低到最小程度，有效降低高速公路的经济损失，节约大量人力、财力、物力等，充分发挥档案资源的社会效益与经济效益，实现档案信息化管理的功能，帮助高速公路行业建立起为民服务的优良形象。

6 提高档案管理人员素养

高速公路档案信息化管理最终还需要高素质的档案管理人员，我们要切实提高档案管理人员的综合素养，这样才能做到档案科学分类与管理，为档案使用者提供方便快捷的利用。

档案管理人员的责任心与职业道德素质是其做好档案信息化管理的前提。档案管理工作是一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员具有高度的工作责任感与良好的职业道德，要有乐于奉献的精神；严格遵守档案管理的各项规章制度是做好档案信息化管理工作的关键。新形势下的档案管理工作迫切需要我们加强制度建设，严格依法治档。我们要不断完善档案制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅制度、统计制度等，要切实做到有章可循、按章办事。档案管理人员要树立“服务”观念，并将之作为加强档案信息化管理工作的出发点和归宿；档案管理人员的综合素养直接影响档案信息化管理工作的质量，我们要切实提高认识水平，不断加强工作人员的继续教育，不断提高他们的专业水平，学习新方法、新理论，使档案管理人员的素质能够满足档案信息化管理的需要，促进高速公路事业的发展。

档案信息化管理是时代发展的要求，作为高速公路部门的档案管理人员，必须要付出辛勤的劳动，不断地在档案管理实践中探索新形势下档案信息化管理的新思路、新方法，不断加强档案信息化管理，使档案管理工作为我国高速公路事业的快速、稳定发展作出应有贡献。

参考文献

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[2] 王红樱，王海涛.杜建国浅议档案信息化建设的实践与思考[J].成功，2007，（6）.

[3] 张晓霞，档案信息资源开发利用现状及应对措施[J].山东档案，2011，（3）.