高校图书馆文献经费预分配制度的建立——以沈阳师范大学图书馆为例

胡永强

（沈阳师范大学图书馆，辽宁 沈阳 110034）

胡永强 男，1978年生。硕士，馆员，采编部主任。

近几年，各高校逐渐从本科评估的热潮中走出，进入“后评估时代”。大部分学校的文献购置经费都有了明显的缩减，在这种情况下，如何让图书馆的发展尽量减少因经费削减带来的影响，使图书馆的文献资源能够持续、稳定增长，成为这些图书馆首要面对的问题。建立科学合理的文献经费预分配制度就是解决这一问题的有效途径。

文献经费预分配制度的研究已经引起了很多专家的关注，并有大量的成果问世，其中靖培栋教授引入软件工程的观点，设计开发了图书馆书刊采购决策支持系统，是一个比较成熟的代表案例。但是，随着时代的发展，图书馆理念的不断更新，很多影响经费分配的因素都发生了变化，我们需要重新构建经费分配制度的内容。

1 文献经费分配制度的主要内容

目前，图书馆常用的文献经费分配制度主要有3方面内容：一是各类型文献资源之间经费分配比例确定的原则与方法；二是各类型文献资源经费预算额度确定的方法；三是各类型文献资源内部按其他标准进行再分配的方法。

2 各类型文献经费分配的原则与方法

2.1 分配原则

各类型的文献资源，主要指纸质图书、纸质期刊、电子资源3种。如何确定这3种文献资源在馆藏中各自占有的份额，在目前国内高校图书馆界，还没有成形的分配方案，多是根据学校的专业设置、读者需求文献的层次等因素来进行设定。如以文科为主的院系，纸本图书所占比例要稍大一些，而理工农医类学校则偏重于期刊和电子资源的建设。不过，有几项原则是所有高校图书馆在进行经费分配时都需要考虑的。

①保证电子资源每年更新的费用，并有所拓展与增长。电子资源一般包括电子图书，中外文期刊、报纸、论文数据库，专业学术数据库，素材库等。现在的各种数据库因为信息量非常庞大，每年更新的费用非常高昂，再加上一些数据库商因为缺乏竞争而肆意提价，造成了图书馆每年都要拿出相当一部分经费来维持电子资源的更新，而这部分经费属于刚性支出，必须要保证。另外，高校读者对各种数据库的需求与日俱增，高校图书馆每年必须拿出一部分经费来购置最急需的数据资源，这就要根据总经费的实际情况进行划拨。

②在保证电子资源经费的前提下，各高校图书馆根据自身的实际情况采取“舍书保刊”或“舍刊保书”的策略，来缓解经费压力。由于电子资源经费的逐年加大，必然要缩减纸本书刊的经费支出。在2000年初的时候，文科高校一般是采取舍刊保书的原则，而理工类高校则是舍书保刊，但从目前来看，大部分高校都转为舍刊保书的策略。

③逐年缩减纸本期刊的数量。时至今日，纸本期刊在文献分配比例中处于一个“鸡肋”的地位，因为CNKI已经把绝大部分期刊电子化了，而且高校读者也非常愿意阅读电子化的期刊。纸本期刊基本上无人问津，利用率逐年下降。在这种情况下，我们是保留一些专业基本用刊还是全部取消纸本刊，这一点有待商榷。但毋庸置疑的是我们必须逐年缩减期刊的数量，尤其是装订保存的期刊品种，否则就是资源的极大浪费。

2.2 分配方法

要确定电子资源、纸质图书和期刊之间的经费分配比例，可以采取由主到次、逐一排减的方法。即先确定本年度要支付的电子资源的经费额度，将这部分经费从总经费刨除后，根据经费多少，确定期刊的缩减度，再根据缩减情况，计算出订购纸本期刊所需费用。最后，总经费里再减掉期刊额度，剩下的用来购买纸质图书。之所以采用这种方法来确定分配比例，主要是因为电子资源和纸质期刊的经费基本上都是刚性支出，比较容易计算，而纸质图书这部分不考虑评估的要求，则没有数量上的明确规定，可以根据实际情况进行调整。

3 各类型资源内部经费再分配机制

各类型资源之间的经费比例确定之后，我们需要对各资源内部的经费使用进行细化，这样才能对文献采购工作起到指导和约束作用。目前，国内关于这方面的研究趋向于建立以学科为单位的精确管理模型。但越精确的模型，必然会涉及越多的影响因子，计算也会变得繁杂无比，这对图书馆的采购人员来说很难实现。而一些根据模型开发的应用系统往往并不适用于所有类型的图书馆，后续的更新也无法满足图书馆发展的需要。在这种情况下，我们仍需要建立一套简洁、易行的学科经费分配方法。

3.1 电子资源和纸质期刊的学科经费分配方法

3.1.1 电子资源一般并不需要按学科进行经费分配。例如中国期刊网，覆盖了所有的专业和学科，其他大型数据库也是如此，或侧重文科，或侧重理工，都不需要进行精细化的学科分类。而一些专业数据库，如高等教育资源库、库克音乐数字图书馆等则是根据专业发展的实际需要进行购买的，对于经费不很充裕的学校来说，无法完全按照学科一一予以满足。

3.1.2 电子资源的中外文经费分配。中外文经费分配要依据学校整体科研状况和读者对外文文献的利用能力来进行。读者对外文文献的利用能力主要看两个指标，一是博士生和研究生与本科生的比例；二是教师中能够熟练阅读外文文献的人数。一般来说，重点高校对于外文文献数据库的利用要比普通高校大得多。类似于沈阳师范大学这样以本科教学为主的普通高校，中外文数据库的比例维持在1∶1就比较适当了。

3.1.3 纸质期刊的学科经费分配。首要的原则是保证每个学科和专业都有至少一种对应的核心期刊。其次，重点学科和对外文文献需求较大的学科必须保证有一种外文学术期刊。然后再根据教师教学和科研的需求，将专业核心期刊适当予以补充，如经费有限，则减免中国期刊网和外文数据库中收录的期刊。每年订刊前，需要对读者进行调查，利用率低的期刊及时停订。

3.2 纸质图书的学科经费分配办法

纸质图书按学科进行经费分配，是目前各高校图书馆通常采用的模式，其计算方法主要有两种：公式法和模型法。这两种方法在前人的研究中多有说明和论述，而笔者采用的方法既有这两种方法的一些特点又有其独特之处，相对这两种方法更加直白、浅显、易行。我们姑且称为图表法。

图表法即用图表的形式将对各学科所占经费比例产生影响的各因子以表格的形式予以呈现，然后通过简单的运算将各影响因子的数值代入计算公式中，从而得出最终比例数。

3.2.1 沈阳师范大学图书馆纸质图书学科经费分配办法

各学科比例的制定主要考虑4个因素：一是上一年度采购计划的完成情况；二是原有馆藏情况，包括近两年每年的新书入藏量和全馆已有馆藏情况；三是读者群情况，各学科所对应的学生人数，包括本科、专科、研究生3个级别，通过赋予不同权重，得出读者群的数量；四是学校省级重点学科及本校优势扶持专业和特色扶持专业情况，学校重点培育的学科在经费分配时要有所侧重。

该模式先根据近两年各学科购买图书册数比例与馆藏总比例三项数据的平均值得出各学科基础得分，再加上各影响因子的分数，得到一次得分，将一次得分按比例调整，保证各学科得分的和为100%，得到各学科的最终得分，即各学科的经费分配比例。

下面是对该模式的一些说明：

①基础得分超过总册数两个点，减0.1，低于两个点，加0.1；

②各学科基础得分超过读者群3个点，减0.1，低于读者群1个点，加0.1；

③一级学科、优势扶持专业、特色扶持专业加0.3，新增学科加0.1；

④中文、外语、信息科学、其他4个学科因读者群存在不确定性，因此这4个学科读者群不列入得分计算；

⑤总分超过或不足100分，按比例缩减。例如今年一次得分为110%，则每个学科的得分除以110%为最终得分。如社会学一次得分为2.9%，则其最终得分=2.9%÷110%。

3.2.2 沈阳师范大学图书馆2012年学科经费分配参照指数

学科 册比例2011（%）册比例2010（%）册比例总（%）读者群（%）学科因素社会学 1.8 2.8 2.5 2.4 一级学科：2中文 21.0 20.8 25.7 6.5 一级学科：1优势扶持专业：1政治哲学 6.8 6.7 9.1 3.7 一级学科：2优势扶持专业：1法律 5.2 3.2 3.8 5.4 一级学科：1优势扶持专业：1经济 8.7 9.3 6.7 12.0 一级学科：1特色扶持专业：1旅游 2.0 1.8 1.6 6.8教育 7.5 6.8 6.7 6.8 一级学科：1心理学 1.1 1.9 1.5 1.2 一级学科：1优势扶持专业：1体育 1.5 1.8 1.2 2.2 一级学科：1外语 11.3 12.9 9.9 8.5 特色扶持专业：1美术设计 6.3 5.5 4.5 8.7 一级学科：1特色扶持专业：1音乐戏剧 2.4 2.6 2.3 7.4 一级学科：1特色扶持专业：1文物考古 0.4 0.3 0.3 0.1数学 1.5 3.8 3.1 4.5 一级学科：2优势扶持专业：1物理 1.4 1.5 2.1 2.2 一级学科：1生物化学 3.9 5.7 4.9 5.9 一级学科：3优势扶持专业：1信息科学 9.5 5.9 5.9 9.7 特色扶持专业：1工程 2.4 1.7 1.2 3.5 特色扶持专业：1其他 5.4 5.0 7.1 0.0馆藏合计 100.0 100.0 100.0 100.00

3.2.3 2012年沈阳师范大学图书馆纸质图书经费分配表

类名 基础分（%）加分（%）一次得分（%）终得分（%）得分计算社会学 2.4 0.6 3.0 2.7 一级学科+0.6中文 23.3 0.7 24.0 21.9一级学科+0.3，优势扶持专业+0.3，低于总册数2个点+0.1政治哲学 8.0 0.8 8.8 8.0超过读者群4个点，-0.1，一级学科+0.6，优势扶持专业+0.3法律 4.0 0.6 4.6 4.2 一级学科+0.3，优势扶持专业+0.3一级学科+0.3，特色扶持专业+0.3低于读者群三个点，+0.1；旅游 1.8 0.1 1.9 1.7 低于读者群5个点，加0.1教育 7.0 0.3 7.3 6.6 一级学科+0.3心理学 1.5 0.6 2.1 1.9 一级学科+0.3，优势扶持专业+0.3体育 1.5 0.3 1.8 1.6 一级学科+0.3经济 7.9 0.7 8.6 7.8外语 11.0 0.3 11.3 10.3 特色扶持专业+0.3美术设计 5.2 0.7 5.9 5.4一级学科+0.3；特色扶持专业+0.3；低于读者群3个点，+0.1低于读者群5个点，+0.1；优势扶持专业+0.3，一级学科+0.3文物考古 0.4 0.0 0.4 0.3音乐戏剧 2.4 0.7 3.1 2.8数学 2.9 0.9 3.8 3.5 一级学科+0.6，优势扶持专业+0.3物理 1.8 0.3 2.1 1.9 一级学科+0.3生物化学 4.9 1.2 6.1 5.5 一级学科+0.9，优势扶持专业+0.3信息科学 6.8 0.2 7.0 6.4超过总册数2个点，-0.1；特色扶持专业+0.3工程 1.7 0.3 2.0 1.8 特色扶持专业+0.3其他 6.2 0.0 6.2 5.6馆藏合计 100.0 109.6 100.0

通过表1，我们就得到了2012年沈阳师范大学图书馆纸质图书各学科所占经费的预分配比例。

4 结语

无论何种形式的文献经费分配模式，都只是对图书馆当年的文献购置活动作出比较宏观的指导，我们既要随时根据采购计划制定的比例来调整我们的采购步伐，又不能被具体的数据所束缚，要根据实际情况对计划进行调整和修正，这样才能真正实现经费预分配制度建立的初衷。

高校图书馆文献经费分配体制并不是一成不变的，必须随着图书馆行业的进步和技术的革新作出相应的调整。同时，分配制度的制定与实施必须与学校的总体发展方针相吻合，与经费的实际情况相吻合，无论文献购置经费多与少，过剩还是不足，我们在经费使用上都必须作出科学的规划，建立合理的预分配制度，使图书馆的文献采访工作健康、有序地进行。

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