加强会计电算化内控制度的措施

2013-07-17于立杰哈尔滨国裕数据技术服务有限公司

商场现代化 2013年10期

于立杰哈尔滨国裕数据技术服务有限公司

随着经济的发展，市场体制的日益完善，市场压力的日益增加，对企业的日常管理提出了更高的要求，在此过程中，对于会计电算化的具体操作，由人工控制转化为人与计算机的共同控制，原先的内部控制已经无法满足会计电算化的发展需要了。

一、会计电算化是企业内部控制的重要环节

1.内部控制环节的优化管理。传统的会计模式中，其具体的会计操作以内部控制为主，就是由专业人员进行内部牵制，在会计电算化，普及之后，会计账务就通过计算机系统进行集中化处理了，因此就实现了传统会计模式向会计电算化的转变。一些诸如编制科目汇总表，明细账之类的核对工作就被会计电算化取代了。当前的会计模式，主要是利用计算机系统，进行会计管理，一些传统的纸质记账逐渐被电子计算机系统所取代。随着计算机网络技术的不断发展，会计信息网络系统构建，一些具体的会计实务可以在任意终端机上进行操作。

2.控制对象的改革。在手工会计系统中，内部控制针对的对象是会计管理环节中的具体信息以及处理的流程、业务状况等。企业的工作情况都用纸张进行记录，并且按照具体的信息可以划分为转账凭证、原始凭证等。随着计算机网络系统的发展，会计电算化得到广泛应用，传统会计中的纸张记录已经逐渐被计算机的某些系统软件所取代，实现了会计管理的无纸化。随着计算机网络的不断发展，每一项业务进行交易的时候，其相关信息由业务人员直接输入计算机内，并且由计算机自动生成记录。原先使用的一些纸张凭证就自然而然的取消了。原先在核算过程中的各种必要核对，随着会计电算化的发展，一部分由计算机系统自动完成。

3.管理漏洞。在传统的手工会计系统中，如果会计人员粗心大意，或者其他因素导致的会计信息记录的错误会严重影响企业的内部管理。在会计电算化系统中，需要输入数据正确，计算机程序正确，计算机运算正确，得到的信息才是正确的，同时如果前三个环节中，任一环节出现错误，也会严重影响企业的内部管理。

二、进行电算化内控制度的优化

1.系统内部制度建设的优化。在实际会计管理过程中，操作管理制度的日常运行，有利于操作人员尽职尽责，干好自己的工作，又不影响会计管理中的其他系列环节。在会计软件的具体操作中，要做到系统明确，分环节有条不紊的进行，并且要进行严格操作管理制度的制定。以有利于会计软件的准确有效的进行日常工作状况的记录，在具体工作环节中，为了确保会计软件的合理运行，需要明确几个要点。

（1）操作人员要明确自己在这个会计系统中拥有的权限，自己的日常操作有章可循，做到自己负责的环节，并且不能干涉会计系统中的其他环节，建立健全相应的规范制度，以确保操作人员进行日常的规范遵守以确保用户管理系统的顺利运行。

（2）未经允许的信息不能输入到计算机，有些信息未经审核就不能进行电子信息的具体输入，比如有些原始凭证需要经过相关专业人员确认后，才能记录到计算机里。

（3）为了确保会计电算化系统的正常运行，需要解决输入计算机会计信息未经允许却登记机内账簿的问题，比如有些已经输入计算机凭证，需要由相关审核人员核对无误后才可进行登记机内账簿。

（4）规范日常上网的具体操作，在操作员进行会计管理的时候，利用一些方式，确定具体操作人员的相关上网状况，可以利用日记记录下来。对这一系列的日记定期查看，以确保系统运行的正常。

（5）（实现会计电算化系统的相关职务的分离原则，设立各个电脑操作岗位，比如数据复核审查，会计档案管理等，明确各自环节的具体任务，各司其责，不能越权处理一些会计实务，保证会计电算化整体环节的和谐，以有利于会计数据的有效性，可靠性。

2.对电算化程序的具体控制措施。为了保证财务信息处理的质量，需要避免一系列差错与事故的发生，在此过程中要制定必要的上机规定，以严格规范操作员的个人操作行为，对于会计工作的具体环节进行严格规范，有利于确保每个会计管理环节的有序性，合理性。

3.系统安全控制的优化。在会计电算化过程，安全控制是非常重要的环节。它是会计电算化系统的外部环节，主要包括硬件安全，人员安全、软件安全。所谓的硬件安全是计算机系统本身的安全性，比如电脑硬盘有无坏点，是否有独立的安全供电系统；所谓的人员安全是指操作人员的权限限制、密码控制以及操作日记记录等；软件安全主要指会计软件本身运行的安全性，抗病毒，抗木马的能力，包括数据保护、访问控制、入侵检测等。为了确保会计电算化系统的顺利运行，需要进行系统安全控制，以确保计算机系统的正常运行。

4.档案管理制度的建立健全。为了确保档案管理工作的树立进行，需要明确以下几个方面。

（1）在管理过程中存档的手续必须由会计主管以及系统管理员的签章才能确认存档保管。

（2）进行安全保障措施的建立，比如备份的磁盘介质上应该贴有保护标签，存在放安全的地方，进行多备份，并分别存储于不同的地方进行保管。

（3）对于已经存档的磁盘介质要定期进行检查，有利于确保磁性介质的有效性。

（4）磁盘介质一旦确认保管后，一般情况下，是不能外借的，必须要借的时候，可以采取复制的方法接触。如需原件借出，必须进行严格的登记手续，收回时及时检查存储内容的完整安全性。

5.实现计算机软、硬件与网络系统安全控制协调。在软件方面，应该及时对软件进行更新升级，将问题发生的机率控制在最低。在硬件方面，必须保证其质量，对于重要的硬件设备及时进行双系统备份。