简述现代档案管理的发展趋势

■许荣杰 辽河油田经济贸易置业总公司

对于一个企业而言，档案无疑是企业的发展的一个缩影，同时也是企业进行进一步发展的基础。档案是信息的集合，而企业的决策以及目标的制定都需要以此为基础。良好的档案管理工作可以给决策者在规划企业的发展上提供有力的支持，而面对当今庞大的信息量，档案的管理工作面临着巨大的挑战。而现代化的办公手段是建立在高速高效以及高精度的计算机以及网络办公之上的，为了适应时代的需求，档案管理工作也必须面向数字化、虚拟化。而计算机本身的特点也决定了其在档案管理工作上具有着更大的优势。文章就主要针对现代化的档案管理发展做了简要的论述。

一、目前我国在档案管理上的缺陷

有效的档案管理可以增强一个企业的竞争能力，而在目前的档案管理工作中还存在很大的缺陷影响着管理工作的进行。

1.工作意识差，法制观念淡薄。对于档案的管理上，我国有着明确的法律规章的规定，虽然近年来我国的法律宣传以及普法知识活动不断的在进行着但是很多的企业在此类问题上的认识还停留在过去的传统观念上。对于档案管理工作的重要性认识还不够全面。

2.管理队伍稳定性差，管理技术落后。很多企业的档案员大部分都是兼职，因此在很多的单位中都存在着档案员身兼数职，这样就容易造成档案管理人员的变动频繁，而档案的管理工作是需要长期的了解和适应的，交接不及时不到位就会造成业务的混乱。而业务人员本身的技术性和专业性就有缺陷，没有系统的专业培训，因此在管理水平上也无法适应现代化的档案管理工作要求。容易造成档案啊的缺失以及规划混乱等技术性的缺陷问题，使得档案的管理以及整理不到位，对档案的管理工作的开展造成了极其不良的影响。

3.管理经费不到位，管理环境差。由于在档案管理工作上的重视度不够，所以在其工作上的投入经费就相对较少，但是新的技术以及新的设备的引入需要以资金为基础，由于资金的限制就导致了档案管理的基础设备无法完善，在管理条件无法和现代化的管理要求相适应。没有相应的设备以及技术支持，现代化的管理体系的建立就无从谈起。

二、现代化的档案管理

随着时代进步以及技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的发展，使得传统的档案管理手段开始被淘汰。计算机以及网络的信息集成技术不仅仅可以满足企业对于信息的管理，同时在企业的信息获取上也更加的高效迅速。

1.数字虚拟化的档案管理手段。现代化的办公手段是建立在计算机以及网络上的数字化电子化的办公，由于计算机的普及出呢过度以及网络的延伸程度的加深，这种无纸化的办公手段已经成为了时代的主流。而档案管理在此影响下也开始了根本性的转变，自动化的数字档案的管理成为了档案管理的新趋势。通过网上的文件收发以及信息传输，简化了信息传递的过程，并且节约了时间，并且由于网络本身的特性使得这种方式下的办公更加的安全便捷。科技为办公方式带来变革的同时也给档案的管理工作提出了要求。

资源共享是档案管理的主要目的，而共享的资源需要在数量以及质量有着一定的要求，网络可以通过虚拟化的信息对信息进行处理储存，并通过互联网进行更多资源的获取，增加了共享的档案资源。通过这种方式将各地的信息资源进行总结和归纳，可以说通过网络这种手段可以使得档案资源无限的扩大，使用者可以在最短的时间中将自己所需要获取的资源在互联网上进行查询，从根本上打破了传统有形档案管理手段的空间限制，具有占地小且查阅方便投资少容量大的优点。

2.高微缩的数字化管理。现代化的档案挂了你还具有微缩化以及数字化的特性，所谓的微缩和数字化就是通过数码影像以及微缩摄影等技术将信息通过计算机以及扫描仪等设备转化成电子文件，从而将大量的纸质文件转化成很小的电子文件，或者是将光磁转换成数码影像以达到对影像进行处理的目的，其本质特征都是通过计算机的识别将信息进行电子化的处理后进行贮存以及管理。而电子化之后的数字信息被贮存在介质中，计算机作为一个媒介可以供人们进行信息的查阅，通过检索获取需要的资料。这种检索不但范围广并且速度也快，这样就在空间上打破了纸质档案的管理限制，并且还可以解决传统的纸质档案管理中遇到的矛盾。油气是缩微技术以及数码技术同计算机的应用组合，不但可以对档案管理在传统的管理中会遇到了照片以及图片的退色和消退等问题上可以有效的进行解决，保证原有资料的面貌，同时还能在影响的复制保存上提供有效的保证。声像并存且图文并茂是现代化的数字管理的特点，顺应了时代的要求，也是档案管理的发展趋势。

3.信息话的档案管理以及网络化的模式。信息社会是当前社会的新称谓，计算机的普及以及网络技术的发展使得当今社会的交流变得越来越方便，地球村的说法也不足为奇，信息的交流空间不断的被扩展，超越了空间限制，无需出户便可以获得很多的信息。这种建立在互联网上的信息管理模式使得社会的整体效率大大提高，同时也将整个社会的关系拉近，这就为档案管理的信息化以及网络化的发展提供了现实基础。

计算机的网络应用以及遍布了社会各界，无论是中央或者是机关还是地方以及其实也单位，都具有了其自身的局域网，这些局域网有些是和广域互联网相连接的，有些则是为了文件以及资料的保密工作而不得接入互联网，有些则在物理上进行了网络隔离，实行单机操作。对于文件以及资料的安保技术，随着技术的发展网络以及计算机技术的进步，像是密码技术以及语音识别和指纹识别等技术的应用都得到了发展和加强，对于文件管理的安全系数也有所提高。而在文件的签署方面，电子签署技术也因文件的真伪识别的技术提高而得到了文件收发单位的信任。这些技术的发展为数字文件档案的真实以及可靠性的提高奠定了基础。

网络传输在信息的传递上相对比其他的方式具有着极大的优势，首先是在速度上，其次就是体现在传播覆盖的范围上，还有就是在传播的质量和成本上，正是由于这几方面的优势使得网络信息传播成为了世界公认最为有效的传播方式。档案管理技术也随着这种技术的发展而不断的进步，由于网络技术在档案管理技术中的应用使得档案管理工作向着信息化以及网络化的方向发展。

4.智能化程度的加深以及多元化的管理。新技术带来的不仅仅是发展同时还将档案管理的环境复杂化呈现出了多元的空间，载体的多样化是现代档案管理的主要特点之一，除了传统的载体之外一些数码载体也开始并存并展现出其应有的优势，而多元化的现代载体也要求了档案管理设备的现代化。

自动化以及智能化是目前社会所追求的焦点之一，而在档案管理工作中，智能以及自动是建立在语音识别技术至上的新型的文档一体化的管理模式。所有的档案都会在计算机的处理下自动的接受归类存档，而不是手工的整理以及体力查阅。通过这种方式不仅提高了档案的价值同时也将档案工作者从繁重的工作中解脱出来，也提高了档案管理的效率。

5.档案管理将实现市场化、信息化。其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。

其三，档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源；另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，为其提供方方面面原始的详实资料。二者的相互依赖的关系，为档案资源实行市场化管理提供了客观条件，可以为解决档案经费不足的困难开拓出一条新路。

实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理提升到一个全新的水平。

[1]于元元.知识管理对档案工作的启示[J].档案学研究,2007年02期

[2]林荣进.浅谈国有企业建立现代企业制度的难点及对策[A].贵州煤炭经济《2007年论文选编》