浅谈如何做好企业办公室管理工作

■周晓明 红塔辽宁烟草有限责任公司沈阳卷烟厂

企业办公室的管理是企业办公室工作人员协助企业决策层处理好行政事务和办公事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。

一、企业办公室管理在企业管理系统中的主要作用

企业办公室承担着参政议政、管理事务、搞好服务的重要职责，其作用反映在以下方面：

1.桥梁纽带作用

企业办公室是连接企业领导和企业各职能部门、广大员工的一座桥梁，经常并及时地进行着上情下达、下情上传的日常性工作，同时还发挥着一定的综合权衡、宏观调控的作用。是决策、指挥和执行系统的协调部门。

在对决策的组织实施上，企业办公室处于领导者与基层单位的中介部位，对基层单位的情况要深入基层了解企业内部情况发展变化，并及时、全面、准确地向领导提供各类有价值的情况和信息，努力使领导的决策与客观条件、人力、物力的许可程度结合起来，协助领导拟订切实可行的实施方案。

2.参谋助手作用

参谋助手作用主要体现在：一是为领导及时、准确、全面地提供信息；二是围绕企业中心工作组织调查研究；三是根据领导意图做好重要文稿的起草工作；四是就重大事件的处理提出合理性建议。因此，做好参谋、助手首先要有敏锐的政治观察力，思想和行动必须紧跟形势发展，利用办公室信息网络健全、信息渠道畅通的优势，时刻掌握和发现企业发展中的一些重要情况和重点、热点、难点、焦点问题，其次，要提高工作的预见性、超前性，充分发挥综合管理部门的优势，注意发现一些重要苗头性、倾向性问题，主动介入、掌握动态、及时反映。

二、当前企业办公室管理存在的问题

1.管理观念缺乏创新

随着社会的不断高速发展，其内容和形式都必须不断更新，这就要求管理观念朝着动态变化的方向展开，在高层次、全方位上作出超前的预见性，如果继续固守原有的指挥、监督、控制的“治人”管理思想观念和思维方式，往往会使办公室工作原地踏步，裹足不前，甚至走进周而复始的“死循环”。

2.管理制度不够完善

规范程序，提高工作运转效率，是企业办公室管理创新的根本出发点。在办公室目前的管理工作中，存在着一些不规范的方面，比如：职责不清、目标不明、工作中无思路，无方法等现象。这些不规范的方面，不仅加重了工作人员的工作负荷，影响了企业的整体形象，而且降低了管理工作的效率，甚至造成了不必要的时间、人力、物力的浪费。面对经济社会发展的多样化、复杂性的形势，只有进一步企业办公室管理中存在的问题及探讨西北综合勘察设计研究院宋芳芳规范管理，完善制度建设，做到工作有章可循，才能保障企业办公室工作的高效运转。

3.服务管理水平有待提高

许多企业办公室把自己定位于事务性工作人员，上级安排一件事干一件事，不会积极主动去思考干一件事，办事过程中缺乏有效的沟通，制定的有些措施得不到领导的肯定和职工心悦诚服的执行，整日忙碌于处理大量的、例行的日常事务以及种种临时性、突发性事务。长期以来，很多办公室人员误认为自己的职责就是领导吩咐做什么就做什么，在工作中遇到什么困难就解决什么困难，有事情做就做，没有事情做就等，忽视了自己对于信息的收集，对于相关部门的督查以及调研工作，从而丢失了为企业决策层收集、整理有关信息，为企业重大决策提供依据的工作职能，造成工作效率及服务管理水平低下。

三、改进和完善企业办公室管理的探讨

1.高度重视学习，拓展创新思路

学习能提高人的精神境界，改变人的知识结构，增强人的各种技能，培养人的创新能力。创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。在知识经济社会，办公室人员应清醒地认识到不加强学习并不断更新认识就无法胜任工作。未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维，只有不断更新我们的管理观念，实现我们的管理创新，才能提高我们的管理水平。

2.加强制度建设，建立健全合理的办公室规章制度

企业改革的一个重要方面，就是要使企业的管理逐步走上“有章可循”的轨道。企业办公室管理制度的建设要突出科学性、规范性与系统性。科学性就是要使办公室的管理制度能反映新时期办公室工作的规律、特点和要求，真正具有权威性，从而约束办公室每位人员切实履行岗位职责，恰当的行使自己的权利；规范性就是通过制度使办公室人员的行为、工作内容和工作程序标准化、模式化；系统性就是对办公室工作所要涉及到的各项日常性工作建立健全相应的、行之有效的规章制度。只有建立健全合理的办公室管理规章制度才能有章可偱、职责清楚、目标明确，从而提高我们的工作效率，提升我们的管理水平。

3.加强思想建设，注重提高整体服务功能

加强思想建设必须牢固树立三种意识：一要增强创新意识。企业办公室要充分发挥自己的主观能动性和创造性，突破传统工作模式和工作方法的束缚，积极主动地做好工作。根据企业形势发展的新动向，从中提出符合本企业实际的新对策、新见解、新办法，协助领导形成决策思路，使工作体现出超前性和开拓性。二要增强全局意识。企业改革是一项非常复杂的系统工程。企业办公室要站在全局的高度，听取各方面意见，通盘考虑，综合权衡，才能提出比较公正、合理的方案，从而调动各方面的积极性，形成支持改革、参与改革、推动改革的强大动力。三要增强政治意识。企业办公室要根据党和国家的教育方针，结合本企业实际，协助企业领导制定企业的改革发展规划，协调职能部门的有关工作。

[1]张浩.《新编办公室工作分析与标准化管理手册》.蓝天出版社.

[2]肖伟才.办公室管理的精细化.中国电力企业管理，2010（2），68-69.