做好科研单位档案工作应强化五种意识

胡继芬

摘要：档案是单位各项社会实践活动的真实记录，它记载着单位发展的历史过程，全面、客观、真实地反映着单位的历史面貌、工作情况及领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究，对制订工作计划，推广先进技术和管理经验等，都具有重要的参考价值。本文对做好科研单位档案工作应强化的五种意识进行了浅析。

关键词：档案工作；强化；意识

随着时代的进步和社会的发展， 如何与时俱进地做好科研单位档案工作，不断提高档案工作效率和服务质量，为单位各项科技事业的发展提供服务？结合档案工作的体会，探讨了新时期做好科研单位档案工作应该强化的五种意识，这五种意识不仅是做好档案工作的前提条件，同时也是一名合格的档案工作人员应该具备基本素质。

1 做好科研单位档案工作必须强化服务意识

服务意识是做好档案工作的必备意识。提供服务既是档案工作的出发点，又是档案工作的落脚点，更档案工作社会价值的最终体现。作为科研单位的档案管理人员，必须牢固树立“服务第一”的思想，时刻牢记档案管理工作就是服务工作。应该自觉地强化服务意识，明确服务方向，全心全意为单位科研、科技成果转化、综合管理等各项工作服务。不能把档案服务利用工作简单地看作是“坐堂等客的守摊”或“仓库保管员”，谁来要什么，就依据制度给找什么，而是应该思考和研究服务方向和服务重点，深入基层及时了解职工对档案信息的需求，积极开发好档案信息资源，变被动的仓库保管员为主动的服务者，更好地发挥档案工作在科研单位发展中的作用，积极、热忱、及时为职工提供科研项目背景、政策落实、申请补助、维护权益等档案信息资源查找和利用，想职工所想、及职工所及，竭尽所能为广大职工提供最方便、最快捷、最贴心的服服务，要把服务看作是档案管理人员的天职，真正做到有心做好档案、热心做好档案、用心做好档案，努力提高档案工作的服务质量。

2 做好科研单位档案工作必须强化责任意识

责任意识是做好科研单位档案工作最为重要的意识。档案工作是一项是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要事业，这就要求档案管理人员必须强化责任意识，没有责任意识就谈不上爱岗敬业和尽职尽责，要有干一行爱一行的良好心态，热爱档案工作，要对档案工作高度负责，认真对待，在档案管理的实际工作中，应把一年一度的档案归档工作变为日常工作，做到随时办随时归，改变年终突击整理档案的被动局面，有效提升档案管理的责任意识，让档案工作也更加贴近实际，成为整个科研单位重要工作中的一部分。档案工作人员要以求真务实的工作态度，踏实勤奋做好档案管理工作，档案工作人员要充分认识到档案工作的特殊性和重要性，应该恪尽职守， 在档案管理的实际工作中时时刻刻坚持高标准、严要求，把好档案材料的收集归档关、档案检查关及档案保管关，在每一个档案日常工作的环节之中体现事业心和责任心，以强烈的责任感保证档案的准确性、权威性和真实性，促进科研单位科技创新、科技成果转化、科技条件平及综合管理台等各项工作的发展。

3 做好科研单位档案工作必须强化学习意识

学习意识是提高档案管理工作质量的有力保障。科研单位档案管理人员要树立终身学习的意识，把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解档案工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。努力加强政治理论学习，紧跟时代潮流，确保在思想上、行动上与党中央保持高度一致；要自觉加强《档案法》、国家、省有关档案管理政策、法规的学习；自觉学习上级业务主管部门、档案部门的有关规定，学习新形式下档案基础理论和业务知识，掌握新的档案管理技术，不断充实自己的“信息库、资料库”。积极参加上级档案主管部门组织的各类档案专业基础知识、继续教育、档案文化宣传等专题培训班，更新知识结构，提升工作技能和履行岗位职责的能力，要强化“功练平时”的学习意识，做到“把学习当作工作来对待，把工作当作学习来研究”，在档案管理实际工作不断学习和积累经验，不断启发自己的思维，要通过学习─思考─提高，使自己的思想素质、道德品质和工作能力都得到明显提高，更好地胜任档案管理本职工作，为全所科技事业发展服务。

4 做好科研单位档案工作必须强化制度意识

制度意识是做好科研单位档案工作，并使档案工作走向规范化标准化的有力保障，遵守并履行档案管理制度是每一个档案工作人员人员应尽的义务。一名合格的档案管理人员应该主动参与健全档案材料的收集、归档制度，严格执行档案保管、保密、档案查阅、借阅制度，建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，树立强烈的制度意识，严格手续，做到档案的转入、转出、接收均有登记，查阅、借阅档案有登记，在提供准确、利用方便的同时，有效杜绝档案信息的泄密、涂改等人为因素，积极做好档案利用等制度的完善工作，加强日常档案库房的“四防”管理和利用管理，对档案管理中出现的问题，实行责任追究制，以保证档案管理规范有序。努力做到档案工作流程制度化和规范化，帮助档案管理人员有序化管理档案，保证科研单位档案工作的正常运转并形成良性循环，使档案工作走向科学化、规范化和程序化，提升档案管理的质量和效率。

5 做好科研单位档案工作必须强化创新意识

创新意识，是改变档案管理工作局面的关键所在，是促进档案事业发展进步的重要因素，是档案事业发展的永恒主题。随着时代的发展，档案工作中一些旧的管理模式和工作方法已不再适应当今社会发展的需要，为使档案工作更好地服务于单位的发展，档案管理人员首先要创新管理思路，要改变档案工作既无动力又无目标的状况，努力使档案部门由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意；其次要创新管理模式，利用现代化技术提高工作效率，借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平；利用现代计算机技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。最后要创新管理手段，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平。档案管理人员要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。

要做好科研单位档案工作，必须强化服务意识、责任意识、学习意识、制度意识和创新意识，只有强化了这五种意识，才能科学化、规范化管理档案，让档案走出卷柜，在单位各项工作中发挥重要作用，真正成为单位开展科学研究的重要素材和可靠依据；成为维护广大职工权益的重要工具；成为规范管理、积累知识传播知识的重要载体；成为单位总结经验、技术交流、落实政策，配备领导班子并服务于科研单位各项工作的重要条件。